考點(diǎn)5 建立表結(jié)構(gòu)
建立表結(jié)構(gòu)有3種方法，一是在“數(shù)據(jù)表”視圖中直接在字段名處輸入字段名；二是使用“設(shè)計(jì)”視圖；三是通過(guò)“表間導(dǎo)”創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)。
1使用“數(shù)據(jù)表”視圖
（1）如果還沒有切換到“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口，可以按[Fl1]鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫(kù)窗口。
（2）請(qǐng)單擊“對(duì)象”下的“表” ，然后單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口工具欄上的“新建”按鈕。
（3）雙擊“數(shù)據(jù)表視圖”選項(xiàng)，將顯示一個(gè)空數(shù)據(jù)表。
（4）重新命名要使用的每一列：請(qǐng)雙擊列名，鍵入列的名稱，命名方式必須符合Access的對(duì)象命名規(guī)則，然后再按Enter鍵。
（5）隨時(shí)可以插入新的列：?jiǎn)螕粢谄溆疫叢迦胄铝械牧校缓髥螕簟安迦搿辈藛沃械摹傲小泵�。按步驟4中的說(shuō)明重新命名列的名稱。
（6）在數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)。
將每種數(shù)據(jù)輸入到相應(yīng)的列中（在Access中，每一列稱作一個(gè)字段）。例如，如果正在輸入姓名，將名輸入在名的字段中，而將姓輸入在另一個(gè)不同的字段中。如果輸入的是日期、時(shí)間或數(shù)字，請(qǐng)輸入一致的格式，這樣Access能為字段創(chuàng)建適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型及顯示格式。在保存數(shù)據(jù)表時(shí)，將刪除任何空字段。
（7）在已經(jīng)將數(shù)據(jù)輸入到所有要使用的列后，單擊工具欄上的“保存”按鈕來(lái)保存數(shù)據(jù)表。
（8）在保存表時(shí)，Access將詢問是否要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)主鍵。如果還沒有輸入能唯一標(biāo)識(shí)表中每一行的數(shù)據(jù)，如零件編號(hào)或ID編號(hào)，它將建議選擇“是”。如果已經(jīng)輸入能唯一標(biāo)識(shí)每一行的數(shù)據(jù)，可以指定此字段為主鍵。
注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建數(shù)據(jù)表之前或之后，也可以隨時(shí)刪除列或重新排序列的順序。
2使用“設(shè)計(jì)”視圖
（1）雙擊“設(shè)計(jì)器創(chuàng)建表”，打開表“設(shè)計(jì)”視圖。
（2）在“字段名稱”中輸入需要的字段名，在“字段類型”中選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型。
（3）定義完全部字段后，設(shè)置一個(gè)字段為主鍵。
（4）單擊工具欄上的“保存”按鈕，這時(shí)出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框。
（5）在“另存為”對(duì)話框中的“表名稱”中輸入表的名稱。
（6）單擊“確定”按鈕。
3使用“表向?qū)А?
（1）如果還沒有切換到“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口，可以按[Fll]鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫(kù)窗口。
（2）請(qǐng)單擊“對(duì)象”下的“表” ，然后單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”窗口工具欄上的“新建”按鈕。
（3）雙擊“表向?qū)А边x項(xiàng)。
（4）按照“表向?qū)А睂?duì)話框中的提示進(jìn)行操作。
如果要修改或擴(kuò)展結(jié)果表，在使用完表向?qū)Ш�，可以在“設(shè)計(jì)”視圖中進(jìn)行修改或擴(kuò)展操作。
考點(diǎn)6 向表中輸入數(shù)據(jù)
在建立了表結(jié)構(gòu)之后，就可以向表中輸入數(shù)據(jù)了。向表中輸入數(shù)據(jù)就好像在一張空白表格內(nèi)填寫內(nèi)容一樣簡(jiǎn)單。在Access中，可以利用“數(shù)據(jù)表”視圖直接輸入數(shù)據(jù)，也可以利用已有的表。
考點(diǎn)7 字段屬性的設(shè)置
表中每個(gè)字段都有一系列的屬性描述。字段的屬性表示字段所具有的特性，不同的字段類型有不同的屬性，當(dāng)選擇某一字段時(shí)，“設(shè)計(jì)”視圖下部的“字段屬性”區(qū)就會(huì)依次顯示出該字段的相應(yīng)屬性。
1字段大小
通過(guò)“字段大小”屬性，可以控制字段使用的空間大小。該屬性只適用于數(shù)據(jù)類型為“文本”或“數(shù)字”的字段。對(duì)于一個(gè)“文本”類型的字段，其字段大小的取值范圍是0~255，默認(rèn)為50，可以在該屬性框中輸入取值范圍內(nèi)的整數(shù)；對(duì)于一個(gè)“數(shù)字”型的字段，可以單擊“字段大小”屬性框，然后單擊右側(cè)的向下箭頭按鈕，并從下拉列表中選擇一種類型。
2格式
“格式”屬性用來(lái)決定數(shù)據(jù)的打印方式和屏幕顯示方式。不同數(shù)據(jù)類型的字段，其格式選擇有所不同。
3默認(rèn)值
“默認(rèn)值”是一個(gè)十分有用的屬性。在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中，往往會(huì)有一些字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容相同或含有相同的部分。例如：性別字段只有“男”和“女”兩種，這種情況就可以設(shè)置一個(gè)默認(rèn)值。
4有效性規(guī)則
“有效性規(guī)則”是Access中另一個(gè)非常有用的屬性，利用該屬性可以防止非法數(shù)據(jù)輸入到表中。有效性規(guī)則的形式及設(shè)置目的隨字段的數(shù)據(jù)類型不同而不同。對(duì)“文本”類型字段，可以設(shè)置輸入的字符個(gè)數(shù)不能超過(guò)某一個(gè)值；對(duì)“數(shù)字”類型字段，可以讓Access只接受一定范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)；對(duì)“日期／時(shí)間”類型的字段，可以將數(shù)值限制在一定的月份或年份以內(nèi)。
5輸入掩碼
在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，如果希望輸入的格式標(biāo)準(zhǔn)保持一致，或希望檢查輸入時(shí)的錯(cuò)誤，可以使用Access提供的“輸入掩碼向?qū)А眮?lái)設(shè)置一個(gè)輸入掩碼對(duì)于大多數(shù)數(shù)據(jù)類型，都可以定義一個(gè)輸入掩碼。
定義輸入掩碼屬性所使用的字符見表2-2。
考點(diǎn)8 建立表之間的關(guān)系
1表間關(guān)系的概念
在Access中，每個(gè)表都是數(shù)據(jù)庫(kù)中一個(gè)獨(dú)立的部分，它們本身具有很多的功能，但是每個(gè)表又不是完全孤立的部分，表與表之間可能存在著相互的聯(lián)系。
表之間有3種關(guān)系，分別為：一對(duì)多關(guān)系、多對(duì)多關(guān)系和一對(duì)一關(guān)系。
（1）一對(duì)多關(guān)系是最普通的一種關(guān)系。在這種關(guān)系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。
（2）在多對(duì)多關(guān)系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要?jiǎng)?chuàng)建這種關(guān)系，需要定義第三個(gè)表，稱為結(jié)合表，它的主鍵由A表和B表的外部鍵組成。
（3）在一對(duì)一關(guān)系中，入表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。如果相關(guān)列都是主鍵或都具有唯一約束，則可以創(chuàng)建一對(duì)一關(guān)系。
2參照完整性
參照完整性是一個(gè)規(guī)則系統(tǒng)，能確保相關(guān)表行之間關(guān)系的有效性，并且確保不會(huì)在無(wú)意之中刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。
當(dāng)實(shí)施參照完整性時(shí)，必須遵守以下規(guī)則：
（1）如果在相關(guān)表的主鍵中沒有某個(gè)值，則不能在相關(guān)表的外部鍵列中輸入該值。但是，可以在外部鍵列中輸入一個(gè)Null值。
（2）如果某行在相關(guān)表中存在相匹配的行，則不能從一個(gè)主鍵表中刪除該行。
（3）如果主鍵表的行具有相關(guān)性，則不能更改主鍵表中的某個(gè)鍵的值。
當(dāng)符合下列所有條件時(shí)，才可以設(shè)置參照完整性：
（1）主表中的匹配列是一個(gè)主鍵或者具有唯一約束。
（2）相關(guān)列具有相同的數(shù)據(jù)類型和大小。
（3）兩個(gè)表屬于相同的數(shù)據(jù)庫(kù)。
3建立表間的關(guān)系
當(dāng)想讓兩個(gè)表共享數(shù)據(jù)時(shí)，可以創(chuàng)建兩個(gè)表之間的關(guān)系�？梢栽谝粋�(gè)表中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，但讓兩個(gè)表都能使用這些數(shù)據(jù)；也可以創(chuàng)建關(guān)系，在相關(guān)表之間實(shí)施參照完整性。
在創(chuàng)建關(guān)系之前，必須先在至少一個(gè)表中定義一個(gè)主鍵或唯一約束。然后使主鍵列與另一個(gè)表中的匹配列相關(guān)。創(chuàng)建了關(guān)系之后，那些匹配列變?yōu)橄嚓P(guān)表的外部鍵。
創(chuàng)建表之間的關(guān)系步驟如下：
（1）在數(shù)據(jù)庫(kù)圖表中，對(duì)于想要與另一個(gè)表中的相應(yīng)列相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)列或列組合，單擊行選擇器 。
（2）把鼠標(biāo)指針放在行選擇器上，將指針拖動(dòng)到相關(guān)表上。若要使選定的列與相關(guān)表的主鍵相關(guān)，可將指針拖動(dòng)到相關(guān)表的標(biāo)題欄上。
（3）釋放鼠標(biāo)按鍵這時(shí)會(huì)顯示“創(chuàng)建關(guān)系”對(duì)話框，并且會(huì)嘗試讓選定的列與相關(guān)表中具有相同名稱和數(shù)據(jù)類型的列相關(guān)。
（4）在“創(chuàng)建關(guān)系”對(duì)話框中，確保想要關(guān)聯(lián)的列顯示在“主鍵表”和“外部鍵表”列表中。
（5）選擇“確定”以創(chuàng)建關(guān)系。
關(guān)系的主鍵一方表示為鑰匙符號(hào) 。在一對(duì)一關(guān)系中，初始化關(guān)系的表確定了主鍵一方。
對(duì)于一對(duì)一關(guān)系，關(guān)系的外部鍵一方表示為鑰匙符號(hào) ；對(duì)于一對(duì)多關(guān)系，關(guān)系的外部鍵一方表示為無(wú)限符號(hào)∞。
