全國計(jì)算機(jī)等級考試二級Access輔導(dǎo)：篩選記錄

　　篩選記錄

　　使用數(shù)據(jù)庫表時(shí)，經(jīng)常需要從眾多的數(shù)據(jù)中挑選出一部分滿足某種條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。例如，在“教師”表中，不應(yīng)包含離退休教師，需要從教師表中刪除。又如，評獎學(xué)金時(shí)，需要從“選課成績”表中找出符合條件的學(xué)生。

　　Access提供了4種篩選記錄的方法，分別是按選定內(nèi)容篩選、按窗體篩選、按篩選目標(biāo)篩選以及高級篩選�！鞍催x定內(nèi)容篩選”是一種最簡單的篩選方法，使用它可以很容易地找到包含某字段值的記錄;“按窗體篩選”是一種快速的篩選方法，使用它不用瀏覽整個(gè)表中的記錄，還可以同時(shí)對兩個(gè)以上字段值進(jìn)行篩選;“按篩選目標(biāo)篩選”是一種較靈活的方法，根據(jù)輸入的篩選條件進(jìn)行篩選;“高級篩選”可進(jìn)行復(fù)雜的篩選，挑選出符合多重條件的記錄。

　　經(jīng)過篩選后的表，只顯示滿足條件的記錄，而那些不滿足條件的記錄將被隱藏起來。

　　1.按選定內(nèi)容篩選

　　例2.34 在“學(xué)生”表中篩選出來自“湖北武漢”的學(xué)生。操作歩驟如下：

　　(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學(xué)生”表，單擊“簡歷”字段列任一行。

　　(2)執(zhí)行“編輯”菜單中的“查找”命令，并在“查找內(nèi)容”框中輸入“湖北武漢”，然后單擊“查找下一個(gè)”按鈕。也可以直接在表中“簡歷”字段列中找到該值并選中。

　　(3)單擊工具欄上的“按選定內(nèi)容篩選”按鈕。

　　這時(shí)，Access將根據(jù)所選的內(nèi)容篩選出相應(yīng)的記錄。使用“按選定內(nèi)容篩選”，首先要在表中找到一個(gè)在篩選產(chǎn)生的記錄中必須包含的值。如果這個(gè)值不容易找，最好不使用這種方法。

　　2.按窗體篩選

　　按窗體篩選記錄時(shí)，Access將數(shù)據(jù)表變成一個(gè)記錄，并且每個(gè)字段是一個(gè)下拉列表，用戶可以從每個(gè)下拉列表中選取一個(gè)值作為篩選的內(nèi)容。如果選擇兩個(gè)以上的值，還可以通過窗體底部的“或”標(biāo)簽來確定兩個(gè)字段值之間的關(guān)系。

　　例2.35 將“學(xué)生”表中男生團(tuán)員篩選出來。操作步驟如下：

　　(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學(xué)生”表。單擊工具欄上的“按窗體篩選”按鈕，切換到“按窗體篩選”窗口。

　　(2)單擊“性別”字段，并單擊右側(cè)向下箭頭按鈕，從下拉列表中選擇“男”，單擊“團(tuán)員否”字段中的復(fù)選框。

　　(3)單擊工具欄上的“應(yīng)用篩選”按鈕執(zhí)行篩選。

　　3.按篩選目標(biāo)篩選

　　“按篩選目標(biāo)篩選”的方法是在“篩選目標(biāo)”框中輸入篩選條件來査找含有該指定值或表達(dá)式值的所有記錄。

　　例2.36 在“選課成績”表中篩選60分以下的學(xué)生。操作步驟如下：

　　(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學(xué)生”表。

　　(2)將鼠標(biāo)放在“成績”字段列的任一位置，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，打開快捷菜單。

　　(3)在“篩選目錄”框中輸入“<60”。按Enter鍵。

　　這樣，便可獲所需的記錄。

　　4.高級篩選

　　前畫介紹的3種方法是篩選記錄中最容易的方法，篩選的條件單一，操作非常簡單。但在實(shí)際應(yīng)用中，常常涉及比較復(fù)雜的篩選條件。例如，找出1992年參加工作的男教師。此時(shí)使用“篩選”窗口，可以更容易地實(shí)現(xiàn)。使用“篩選”窗口不僅可以篩選出滿足復(fù)雜條件的記錄，還可以對篩選的結(jié)果進(jìn)行排序。

　　例2.37 査找1992年參加工作的男教師，并按“系別”升序徘序。具體操作如下：

　　(1)打開“教師”表。單擊“記錄”菜單中的“篩選”命令，然后從其級聯(lián)菜單中選擇“高級篩選/排序”命令，打開“篩選”窗口。

　　(2)單擊設(shè)計(jì)風(fēng)格中第1列“字段”行，并單擊右側(cè)的向下箭頭按鈕，從打開的列表中選擇“性別”字段，然后用同樣的方法在第2列的“字段”行上選擇“工作時(shí)間”字段，在第3列的“字段”行上選擇“系別”字段。

　　(3)在“性別”的“條件”單元格中輸入篩選條件“男”，在“工作時(shí)間”的“條件”單元格中輸入條件“Between #1992-01-01# And #1992-12-31#”。條件的書寫方法，將在后面的章節(jié)中詳細(xì)介紹。

　　(4)單擊“系別”的“排序”單元格，單擊右側(cè)向下箭頭按鈕，從打開的列表中選擇“升序”。

　　(5)單擊工具欄上的“應(yīng)用篩選”按鈕 執(zhí)行篩選。