4)文件化

　　生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)保持最新與充分的并適合企業(yè)實(shí)際特點(diǎn)的職業(yè)健康安全管理體系文件，以確保建立的職業(yè)健康安全管理體系在任何情況下(包括各級(jí)人員發(fā)生變動(dòng)時(shí))均能得到充分理解和有效運(yùn)行。

　　職業(yè)健康安全管理體系文件應(yīng)以適合自身管理的形式(如書(shū)面或電子形式)予以建立與保持，并應(yīng)包括下列內(nèi)容：

　　(1)職業(yè)健康安全方針和目標(biāo);

　　(2)職業(yè)健康安全管理的關(guān)鍵崗位與職責(zé);

　　(3)主要的職業(yè)健康安全風(fēng)險(xiǎn)及其預(yù)防和控制措施;

　　(4)職業(yè)健康安全管理體系框架內(nèi)的管理方案、程序、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和其他內(nèi)部文件。

　　5)文件與資料控制

　　生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)制定書(shū)面程序，以便對(duì)職業(yè)健康安全文件的識(shí)別、批準(zhǔn)、發(fā)布和撤銷(xiāo)以及職業(yè)健康安全有關(guān)資料進(jìn)行控制，確保其滿(mǎn)足下列要求：

　　(1)明確體系運(yùn)行中哪些是重要崗位以及這些崗位所需的文件，確保這些崗位得到現(xiàn)行有效版本的文件。

　　(2)無(wú)論在正常還是異常情況(包括緊急情況)下，文件和資料都應(yīng)便于使用和獲取。例如，在緊急情況下，應(yīng)確保工藝操作人員及其他有關(guān)人員能及時(shí)獲得最新的工程圖、危險(xiǎn)物質(zhì)數(shù)據(jù)卡、程序和作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。

　　(3)職業(yè)健康安全管理體系文件應(yīng)書(shū)寫(xiě)工整，便于使用者理解，并應(yīng)定期評(píng)審，必要時(shí)予以修改。

　　(4)傳達(dá)到企業(yè)內(nèi)所有相關(guān)人員或受其影響的人員。

　　(5)建立現(xiàn)行有效并需控制的文件與資料發(fā)放清單，并采取有效措施及時(shí)將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤回或防止誤用。

　　(6)根據(jù)法律、法規(guī)的要求和(或)保存知識(shí)的目的，對(duì)留存的檔案性文件和資料應(yīng)予以適當(dāng)標(biāo)識(shí)。

　　6)記錄與記錄管理

　　生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位建立和保持程序，用來(lái)標(biāo)識(shí)、保存和處置有關(guān)職業(yè)健康安全記錄。

　　生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的職業(yè)健康安全記錄應(yīng)填寫(xiě)完整、字跡清楚、標(biāo)識(shí)明確，并確定記錄的保存期，將其存放在安全地點(diǎn)，便于查閱，避免損壞。重要的職業(yè)健康安全記錄應(yīng)以適當(dāng)方式或按法規(guī)要求妥善保護(hù)，以防火災(zāi)和損壞。

　　(三)計(jì)劃與實(shí)施

　　1.計(jì)劃與實(shí)施的目的

　　計(jì)劃與實(shí)施的目的是要求生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位依據(jù)自身的危害與風(fēng)險(xiǎn)情況，針對(duì)職業(yè)健康安全方針的要求做出明確具體的規(guī)劃，并建立和保持必要的程序或計(jì)劃，以持續(xù)、有效地實(shí)施與運(yùn)行職業(yè)健康安全管理規(guī)劃，包括初始評(píng)審、目標(biāo)、管理方案、運(yùn)行控制、應(yīng)急預(yù)案與響應(yīng)。

　　2.計(jì)劃與實(shí)施的內(nèi)容與要求

　　1)初始評(píng)審

　　初始評(píng)審是指對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位現(xiàn)有職業(yè)健康安全管理體系及其相關(guān)管理方案進(jìn)行評(píng)價(jià)，目的是依據(jù)職業(yè)健康安全方針總體目標(biāo)和承諾的要求，為建立和完善職業(yè)健康安全管理體系中的各項(xiàng)決策(重點(diǎn)是目標(biāo)和管理方案)提供依據(jù)，并為持續(xù)改進(jìn)企業(yè)的職業(yè)健康安全管理體系提供一個(gè)能夠測(cè)量的基準(zhǔn)。

　　對(duì)于尚未建立或欲重新建立職業(yè)健康安全管理體系的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位，或該企業(yè)屬于新建組織時(shí)，初始評(píng)審過(guò)程可作為其建立職業(yè)健康安全管理體系的基礎(chǔ)。

　　初始評(píng)審過(guò)程主要包括危害辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制的策劃，法律、法規(guī)及其他要求兩項(xiàng)工作。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的初始評(píng)審工作應(yīng)組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員來(lái)完成，以確保初始評(píng)審的工作質(zhì)量，如可行，此工作還應(yīng)以適當(dāng)?shù)男问?如健康安全委員會(huì))與企業(yè)的員工及其代表進(jìn)行協(xié)商交流。初始評(píng)審的結(jié)果應(yīng)形成文件。

　　(1)危害辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制策劃。

　　生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)通過(guò)定期或及時(shí)地開(kāi)展危害辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制策劃工作，來(lái)識(shí)別、預(yù)測(cè)和評(píng)價(jià)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位現(xiàn)有或預(yù)期的作業(yè)環(huán)境和作業(yè)組織中存在哪些危害(風(fēng)險(xiǎn))，并確定消除、降低或控制此類(lèi)危害(風(fēng)險(xiǎn))所應(yīng)采取的措施。

　　生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)首先結(jié)合自身的實(shí)際情況建立并保持一套程序，重點(diǎn)提供和描述危害辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制策劃活動(dòng)過(guò)程的范圍、方法、程度與要求。

　　生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位在開(kāi)展危害辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制的策劃時(shí)，應(yīng)注意滿(mǎn)足下列要求：

　　在任何情況下，不僅考慮常規(guī)的活動(dòng)，而且還應(yīng)考慮非常規(guī)的活動(dòng);

　　除考慮自身員工的活動(dòng)所帶來(lái)的危害和風(fēng)險(xiǎn)外，還應(yīng)考慮承包方、供貨方包括訪(fǎng)問(wèn)者等相關(guān)方的活動(dòng)，以及使用外部提供的服務(wù)所帶來(lái)的危害和風(fēng)險(xiǎn);

　　考慮作業(yè)場(chǎng)所內(nèi)所有的物料、裝置和設(shè)備造成的職業(yè)健康安全危害，包括過(guò)期老化以及租賃和庫(kù)存的物料、裝置和設(shè)備。

　　生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的危害辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制策劃的實(shí)施過(guò)程應(yīng)遵循下列基本原則，以確保該項(xiàng)活動(dòng)的合理性與有效性：

　�、僭谶M(jìn)行危害辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制的策劃時(shí)，要確保滿(mǎn)足實(shí)際需要和適用的職業(yè)健康安全法律、法規(guī)及其他要求;

　　②危害辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制的策劃過(guò)程應(yīng)作為一項(xiàng)主動(dòng)的而不是被動(dòng)的措施執(zhí)行，即應(yīng)在承接新的工程活動(dòng)和引入新的建筑作業(yè)程序，或?qū)υ薪ㄖ鳂I(yè)程序進(jìn)行修改之前進(jìn)行。在這些活動(dòng)或程序改變之前，應(yīng)對(duì)已識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)策劃必要的降低和控制措施。

　�、蹜�(yīng)對(duì)所評(píng)價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理的分級(jí)，確定不同風(fēng)險(xiǎn)的可承受性，以便在制定目標(biāo)特別是制定管理方案時(shí)予以側(cè)重和考慮。

　　生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)針對(duì)所辨識(shí)和評(píng)價(jià)的各類(lèi)影響員工安全和健康的危害和風(fēng)險(xiǎn)，確定出相應(yīng)的預(yù)防和控制的措施。所確定的預(yù)防和控制措施，應(yīng)作為制定管理方案的基本依據(jù)，而且，應(yīng)有助于設(shè)備管理方法、培訓(xùn)需求以及運(yùn)行(作業(yè))標(biāo)準(zhǔn)的確定，并為確定監(jiān)測(cè)體系運(yùn)行績(jī)效的測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)提供適宜信息。

　　生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)按預(yù)定的或由管理者確定的時(shí)間或周期對(duì)危害辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)控制過(guò)程進(jìn)行評(píng)審。同時(shí)，當(dāng)企業(yè)的客觀狀況發(fā)生變化，使得對(duì)現(xiàn)有辨識(shí)與評(píng)價(jià)的有效性產(chǎn)生疑義時(shí)，也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評(píng)審，并注意在發(fā)生變化前即采取適當(dāng)?shù)念A(yù)防性措施，并確保在各項(xiàng)變更實(shí)施之前，通知所有相關(guān)人員并對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。

　　(2)法律法規(guī)及其他要求。

　　為了實(shí)現(xiàn)職業(yè)健康安全方針中遵守相關(guān)適用法律法規(guī)等的承諾，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位應(yīng)認(rèn)識(shí)和了解影響其活動(dòng)的相關(guān)適用的法律、法規(guī)和其他職業(yè)健康安全要求，并將這些信息傳達(dá)給有關(guān)的人員，同時(shí)，確定為滿(mǎn)足這些適用法律法規(guī)等所必須采取的措施。