4)文件化

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)保持最新與充分的并適合企業(yè)實際特點的職業(yè)健康安全管理體系文件，以確保建立的職業(yè)健康安全管理體系在任何情況下(包括各級人員發(fā)生變動時)均能得到充分理解和有效運行。

　　職業(yè)健康安全管理體系文件應(yīng)以適合自身管理的形式(如書面或電子形式)予以建立與保持，并應(yīng)包括下列內(nèi)容：

　　(1)職業(yè)健康安全方針和目標;

　　(2)職業(yè)健康安全管理的關(guān)鍵崗位與職責(zé);

　　(3)主要的職業(yè)健康安全風(fēng)險及其預(yù)防和控制措施;

　　(4)職業(yè)健康安全管理體系框架內(nèi)的管理方案、程序、作業(yè)指導(dǎo)書和其他內(nèi)部文件。

　　5)文件與資料控制

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)制定書面程序，以便對職業(yè)健康安全文件的識別、批準、發(fā)布和撤銷以及職業(yè)健康安全有關(guān)資料進行控制，確保其滿足下列要求：

　　(1)明確體系運行中哪些是重要崗位以及這些崗位所需的文件，確保這些崗位得到現(xiàn)行有效版本的文件。

　　(2)無論在正常還是異常情況(包括緊急情況)下，文件和資料都應(yīng)便于使用和獲取。例如，在緊急情況下，應(yīng)確保工藝操作人員及其他有關(guān)人員能及時獲得最新的工程圖、危險物質(zhì)數(shù)據(jù)卡、程序和作業(yè)指導(dǎo)書等。

　　(3)職業(yè)健康安全管理體系文件應(yīng)書寫工整，便于使用者理解，并應(yīng)定期評審，必要時予以修改。

　　(4)傳達到企業(yè)內(nèi)所有相關(guān)人員或受其影響的人員。

　　(5)建立現(xiàn)行有效并需控制的文件與資料發(fā)放清單，并采取有效措施及時將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回或防止誤用。

　　(6)根據(jù)法律、法規(guī)的要求和(或)保存知識的目的，對留存的檔案性文件和資料應(yīng)予以適當標識。

　　6)記錄與記錄管理

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位建立和保持程序，用來標識、保存和處置有關(guān)職業(yè)健康安全記錄。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位的職業(yè)健康安全記錄應(yīng)填寫完整、字跡清楚、標識明確，并確定記錄的保存期，將其存放在安全地點，便于查閱，避免損壞。重要的職業(yè)健康安全記錄應(yīng)以適當方式或按法規(guī)要求妥善保護，以防火災(zāi)和損壞。

　　(三)計劃與實施

　　1.計劃與實施的目的

　　計劃與實施的目的是要求生產(chǎn)經(jīng)營單位依據(jù)自身的危害與風(fēng)險情況，針對職業(yè)健康安全方針的要求做出明確具體的規(guī)劃，并建立和保持必要的程序或計劃，以持續(xù)、有效地實施與運行職業(yè)健康安全管理規(guī)劃，包括初始評審、目標、管理方案、運行控制、應(yīng)急預(yù)案與響應(yīng)。

　　2.計劃與實施的內(nèi)容與要求

　　1)初始評審

　　初始評審是指對生產(chǎn)經(jīng)營單位現(xiàn)有職業(yè)健康安全管理體系及其相關(guān)管理方案進行評價，目的是依據(jù)職業(yè)健康安全方針總體目標和承諾的要求，為建立和完善職業(yè)健康安全管理體系中的各項決策(重點是目標和管理方案)提供依據(jù)，并為持續(xù)改進企業(yè)的職業(yè)健康安全管理體系提供一個能夠測量的基準。

　　對于尚未建立或欲重新建立職業(yè)健康安全管理體系的生產(chǎn)經(jīng)營單位，或該企業(yè)屬于新建組織時，初始評審過程可作為其建立職業(yè)健康安全管理體系的基礎(chǔ)。

　　初始評審過程主要包括危害辨識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制的策劃，法律、法規(guī)及其他要求兩項工作。生產(chǎn)經(jīng)營單位的初始評審工作應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員來完成，以確保初始評審的工作質(zhì)量，如可行，此工作還應(yīng)以適當?shù)男问?如健康安全委員會)與企業(yè)的員工及其代表進行協(xié)商交流。初始評審的結(jié)果應(yīng)形成文件。

　　(1)危害辨識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制策劃。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)通過定期或及時地開展危害辨識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制策劃工作，來識別、預(yù)測和評價生產(chǎn)經(jīng)營單位現(xiàn)有或預(yù)期的作業(yè)環(huán)境和作業(yè)組織中存在哪些危害(風(fēng)險)，并確定消除、降低或控制此類危害(風(fēng)險)所應(yīng)采取的措施。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)首先結(jié)合自身的實際情況建立并保持一套程序，重點提供和描述危害辨識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制策劃活動過程的范圍、方法、程度與要求。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位在開展危害辨識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制的策劃時，應(yīng)注意滿足下列要求：

　　在任何情況下，不僅考慮常規(guī)的活動，而且還應(yīng)考慮非常規(guī)的活動;

　　除考慮自身員工的活動所帶來的危害和風(fēng)險外，還應(yīng)考慮承包方、供貨方包括訪問者等相關(guān)方的活動，以及使用外部提供的服務(wù)所帶來的危害和風(fēng)險;

　　考慮作業(yè)場所內(nèi)所有的物料、裝置和設(shè)備造成的職業(yè)健康安全危害，包括過期老化以及租賃和庫存的物料、裝置和設(shè)備。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位的危害辨識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制策劃的實施過程應(yīng)遵循下列基本原則，以確保該項活動的合理性與有效性：

　�、僭谶M行危害辨識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制的策劃時，要確保滿足實際需要和適用的職業(yè)健康安全法律、法規(guī)及其他要求;

　�、谖：Ρ孀R、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制的策劃過程應(yīng)作為一項主動的而不是被動的措施執(zhí)行，即應(yīng)在承接新的工程活動和引入新的建筑作業(yè)程序，或?qū)υ薪ㄖ鳂I(yè)程序進行修改之前進行。在這些活動或程序改變之前，應(yīng)對已識別出的風(fēng)險策劃必要的降低和控制措施。

　�、蹜�(yīng)對所評價的風(fēng)險進行合理的分級，確定不同風(fēng)險的可承受性，以便在制定目標特別是制定管理方案時予以側(cè)重和考慮。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)針對所辨識和評價的各類影響員工安全和健康的危害和風(fēng)險，確定出相應(yīng)的預(yù)防和控制的措施。所確定的預(yù)防和控制措施，應(yīng)作為制定管理方案的基本依據(jù)，而且，應(yīng)有助于設(shè)備管理方法、培訓(xùn)需求以及運行(作業(yè))標準的確定，并為確定監(jiān)測體系運行績效的測量標準提供適宜信息。

　　生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)按預(yù)定的或由管理者確定的時間或周期對危害辨識、風(fēng)險評價和風(fēng)險控制過程進行評審。同時，當企業(yè)的客觀狀況發(fā)生變化，使得對現(xiàn)有辨識與評價的有效性產(chǎn)生疑義時，也應(yīng)及時進行評審，并注意在發(fā)生變化前即采取適當?shù)念A(yù)防性措施，并確保在各項變更實施之前，通知所有相關(guān)人員并對其進行相應(yīng)的培訓(xùn)。

　　(2)法律法規(guī)及其他要求。

　　為了實現(xiàn)職業(yè)健康安全方針中遵守相關(guān)適用法律法規(guī)等的承諾，生產(chǎn)經(jīng)營單位應(yīng)認識和了解影響其活動的相關(guān)適用的法律、法規(guī)和其他職業(yè)健康安全要求，并將這些信息傳達給有關(guān)的人員，同時，確定為滿足這些適用法律法規(guī)等所必須采取的措施。