引言：

　　大量的國(guó)際工程項(xiàng)目管理實(shí)踐表明，合同管理是整個(gè)國(guó)際工程管理模塊的核心。所有的國(guó)際工程項(xiàng)目管理工作都是圍繞著如何圓滿地完成合同而展開(kāi)。合同管理的成功與否，直接決定著項(xiàng)目的成敗，決定著業(yè)主與承包商“雙贏”的合同目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)。合同管理因其自身特點(diǎn)而與其他諸如進(jìn)度管理、成本管理、質(zhì)量管理、安全管理等項(xiàng)目管理子模塊有所不同，這表現(xiàn)在：

　　第一，合同管理強(qiáng)調(diào)全過(guò)程管理。即從最初業(yè)主與承包商的商務(wù)接洽、投標(biāo)報(bào)價(jià)、合同簽訂、合同實(shí)施到最后項(xiàng)目完成之后合同文件歸檔為止，合同管理滲透到項(xiàng)目進(jìn)程的各個(gè)階段;

　　第二，合同管理強(qiáng)調(diào)全員管理。以EPC總承包合同為例，其涉及設(shè)計(jì)管理、采購(gòu)管理、施工管理、開(kāi)車管理、培訓(xùn)管理等項(xiàng)目實(shí)施的方方面面。合同管理的參與人并非僅限于合同管理部門，而囊括了所有的項(xiàng)目參與人。也正因?yàn)槿绱�，合同管理成為包含�?nèi)容最為復(fù)雜的項(xiàng)目管理子模塊。除了處理項(xiàng)目各階段形成的合同文件、應(yīng)對(duì)各種由于變更、索賠、分包等發(fā)生的合同事件之外，還要涉及內(nèi)部與外部多層次、多角度上的協(xié)調(diào)管理。那么，對(duì)一個(gè)國(guó)際工程承包商而言，如何能夠獲得高效的合同管理，結(jié)合工作實(shí)踐，筆者以EPC承包商的角度，欲從以下幾個(gè)方面作以初步探討：

　　一、合同商簽之前的管理工作：

　　在進(jìn)入合同正式簽訂之前，業(yè)主與承包商往往要?dú)v經(jīng)“一系列的程序”才能站在合同商簽的起點(diǎn)上。最初，根據(jù)業(yè)主的要求，承包商會(huì)以建議書(shū)、報(bào)價(jià)書(shū)的形式向業(yè)主提交反映承包商項(xiàng)目意圖的書(shū)面文件。業(yè)主也會(huì)就此階段其最為關(guān)心的問(wèn)題，如技術(shù)是否先進(jìn)、工藝是否成熟、產(chǎn)品指標(biāo)及消耗指標(biāo)等主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)是否能滿足要求、是否環(huán)保等等技術(shù)性問(wèn)題與承包商進(jìn)行交流及溝通。一般在業(yè)主對(duì)承包商的技術(shù)建議書(shū)表示出滿意之后，雙方更多的就工作范圍、工期、價(jià)格以及支付等等商務(wù)議題進(jìn)行磋商。經(jīng)過(guò)多次澄清、商討之后，雙方就項(xiàng)目的主要關(guān)鍵性問(wèn)題達(dá)成共識(shí)，就開(kāi)始進(jìn)入合同商簽階段了。在此過(guò)程中，承包商合同管理的工作就是要認(rèn)真編制好技術(shù)建議書(shū)和商務(wù)報(bào)價(jià)書(shū)，及時(shí)地將雙方交流的結(jié)果以備忘錄的形式記錄下來(lái)，這些書(shū)面的文件均將成為編制合同的基礎(chǔ)性文件，特別是承包商獲得業(yè)主認(rèn)可的最終版的建議書(shū)及報(bào)價(jià)書(shū)，這些文件將直接成為正式的合同文件。

　　合同文件的編制權(quán)至關(guān)重要。在很多情況下，特別是業(yè)主來(lái)自發(fā)展中國(guó)家或周邊的欠發(fā)達(dá)國(guó)家，承包商均可爭(zhēng)取到合同的編制權(quán)。雖然合同草稿還要經(jīng)雙方的協(xié)商、談判之后才能最終定稿，但承包商可利用起草合同來(lái)“先入為主”巧妙地為自己增利避害，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。例如，承包商可利用“先重后輕”“早收錢”的付款條件，在最大程度上避免使得自己的現(xiàn)金流量處于或長(zhǎng)時(shí)間處于負(fù)值狀態(tài)，以減少自己的資金壓力及融資成本。又如，避免采用一攬子固定價(jià)合同，設(shè)置調(diào)價(jià)公式及條款，并加大調(diào)價(jià)范圍，以規(guī)避因通貨膨脹、業(yè)主所在國(guó)政策改變等因素帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。再如，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)條款，加大對(duì)不可抗力的定義范圍等等。當(dāng)然承包商在編制合同時(shí)，還要注意滿足用詞嚴(yán)謹(jǐn)、條款嚴(yán)密、完整等基本要求，可參考FIDIC 或ICE等權(quán)威機(jī)構(gòu)推薦的合同文本。

　　對(duì)由業(yè)主提供合同草稿的情況，承包商一定要仔細(xì)審慎，吃透合同文本。對(duì)合同中明顯的或隱含的對(duì)承包商不利的條款，進(jìn)行逐項(xiàng)分析，提出修改意見(jiàn)。例如在合同草稿中對(duì)承包商工程范圍的界定條款中出現(xiàn)“以及其他所需或希望的事物或服務(wù)”、“所有與圖紙和規(guī)范有關(guān)的工程”等描述，這種規(guī)定顯然會(huì)使業(yè)主能夠要求承包商去完成他希望去做的任意工作。承包商應(yīng)要求業(yè)主逐項(xiàng)具體列明，并判斷其是否在承包商前期報(bào)價(jià)的范圍內(nèi)，如果沒(méi)有，還應(yīng)重新報(bào)價(jià);再如對(duì)于保函，合同草稿規(guī)定“由業(yè)主指定的工程所在國(guó)銀行開(kāi)具”、“見(jiàn)索即付的無(wú)條件保函”。由于國(guó)外銀行的保函手續(xù)費(fèi)通常要比中國(guó)銀行的高，這種規(guī)定無(wú)疑會(huì)給承包商帶來(lái)較高的銀行手續(xù)費(fèi)而且會(huì)加重承包商的風(fēng)險(xiǎn)。

　　進(jìn)入合同商簽階段后，承包商應(yīng)選派精干的談判隊(duì)伍，采用各種談判策略和方法，盡可能的改善合同條件，謀求公正，使自身的合法權(quán)益得到保護(hù)。經(jīng)過(guò)談判，雙方的談判結(jié)果將以“紀(jì)要”形式，形成確認(rèn)談判雙方最終意見(jiàn)的書(shū)面文件。而后，合同編制方根據(jù)最終雙方確認(rèn)的紀(jì)要內(nèi)容，修改合同草稿，并使得該合同文本得以最終確定。最后，雙方在最終確定的合同文件上簽字，合同成立。

　　經(jīng)過(guò)以上階段的工作所形成并最終成為合同文件的法律約束性文件包括：

　　(1) 合同協(xié)議書(shū)(Agreement of Contract)

　　(2) 合同條件(Conditions of Contract)，包括專用條件及通用條件

　　(3) 雇主要求(the Employer‘s Requirements)

　　(4) 合同技術(shù)條件(Specifications)包括圖紙

　　(5) 雙方代表共同簽署的合同談判會(huì)議紀(jì)要(Minutes of Meeting)或稱合同補(bǔ)遺(Addendum)

　　(6) 承包商前期所提交的技術(shù)建議書(shū)、商務(wù)文件及所附圖紙

　　(7) 其他雙方認(rèn)為應(yīng)作為合同文件的文件，如前期報(bào)價(jià)階段業(yè)主發(fā)出的澄清、變更及補(bǔ)充文件、承包商的澄清及答復(fù)文件以及雙方的往來(lái)函件等等。

　　這些文件可以看作是前期合同管理在合同商簽以及在此之前的工作成果。這一階段的合同管理工作看似松散，但實(shí)際它們都是圍繞著承包商爭(zhēng)取合同、爭(zhēng)取自身權(quán)益這一目標(biāo)來(lái)展開(kāi)。后續(xù)的合同管理均以該階段工作的成果作為基礎(chǔ)。

　　二、合同實(shí)施過(guò)程中的合同管理：

　　合同實(shí)施過(guò)程中的合同管理是整個(gè)項(xiàng)目合同管理工作的重中之重。借助于高效、科學(xué)的合同管理，并將其與其他項(xiàng)目管理的子模塊如質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、成本管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，承包商可有效地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最大程度地實(shí)現(xiàn)預(yù)期的項(xiàng)目利益。這階段的合同管理的核心是嚴(yán)格按照合同文件組織項(xiàng)目實(shí)施。其內(nèi)容大致分為合同日常管理以及合同事件管理兩部分。具體如下所述：

　　(一)日常合同管理：承包商應(yīng)設(shè)置合同管理部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)日常合同管理。其主要職責(zé)在于監(jiān)督項(xiàng)目是否嚴(yán)格遵照合同進(jìn)行實(shí)施，避免違約。內(nèi)容包括：

　　1、按照合同規(guī)定的時(shí)間及格式，及時(shí)提交各種保函，如預(yù)付款保函、履約保函等。

　　2、協(xié)同項(xiàng)目計(jì)劃控制工程師，做好設(shè)計(jì)、采購(gòu)、安裝及施工、開(kāi)車進(jìn)度的監(jiān)控及呈報(bào)工作。

　　3、督促并管理合同要求提交的任何承包商文件。協(xié)助采購(gòu)部門完成現(xiàn)場(chǎng)交貨工作。并注意保管好驗(yàn)收證明。

　　4、根據(jù)合同規(guī)定的付款條件及項(xiàng)目進(jìn)度，協(xié)同財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)備好結(jié)算用的各類憑證，及時(shí)辦理收款結(jié)算。

　　5、對(duì)合同實(shí)施進(jìn)行跟蹤，對(duì)承包商項(xiàng)目組內(nèi)工程進(jìn)度、質(zhì)量和費(fèi)用執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門，并督促責(zé)任部門進(jìn)行糾正。

　　6、按照合同要求及承包商自行選擇的投保要求及時(shí)辦理保險(xiǎn)。收集并保存原始記錄以備保險(xiǎn)索賠。

　　7、牽頭并組織相關(guān)部門對(duì)合同實(shí)施過(guò)程中的突發(fā)事件進(jìn)行處理。

　　8、配合項(xiàng)目組其他有關(guān)部門做好工程移交及驗(yàn)收工作事宜。整理保管好各種試驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、移交證明等文件。

　　9、函件及文件管理：處理并保存承包商、業(yè)主與其他各方之間因合同實(shí)施而產(chǎn)生的所有的來(lái)往信函、傳真、電報(bào)、郵件、會(huì)議紀(jì)要等文字交往憑證。保管好與合同有關(guān)的各類文件。

　　10、協(xié)調(diào)處理好承包商與業(yè)主及其他各方的交流，建立各種層次的聯(lián)絡(luò)溝通方式。及時(shí)反饋業(yè)主及其他各方的意見(jiàn)及要求。

　　(二)合同事件的管理：合同事件管理包括合同變更管理、索賠管理、分包管理、合同爭(zhēng)議管理等內(nèi)容。

　　1、合同變更管理：對(duì)EPC總承包商而言，合同變更就是指在合同簽訂之后，雙方對(duì)合同條款所作的，任何由于非承包商過(guò)錯(cuò)的原因而引起的而且會(huì)對(duì)合同實(shí)施帶來(lái)重大變化的更改。具體表現(xiàn)為合同工作范圍的變動(dòng);標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的調(diào)整;付款條件的變化、業(yè)主要求的工程變更如設(shè)計(jì)變更、對(duì)關(guān)鍵設(shè)備選型的調(diào)整;非承包商的原因而造成的進(jìn)度變更、合同價(jià)格的調(diào)整等等。承包商做好該項(xiàng)工作的關(guān)鍵就在于及時(shí)準(zhǔn)確地評(píng)估該變更對(duì)承包商的進(jìn)度、成本的影響，積極與業(yè)主溝通交流，在達(dá)成一致后，簽訂補(bǔ)充協(xié)議并將其作為合同不可分割的部分，然后按照規(guī)定的變更程序進(jìn)入實(shí)施階段。

　　2、索賠管理：對(duì)承包商而言，索賠事件不僅局限于承包商與業(yè)主之間，還包括承包商與供貨商、與分包商、與保險(xiǎn)公司之間的索賠。引發(fā)索賠的原因包括由地質(zhì)條件變化引起的索賠、工程變更令引起的索賠、業(yè)主拖延付款引起的索賠、業(yè)主要求的趕工引起的索賠、增減工程量引起的索賠、業(yè)主要求停工引發(fā)的索賠等等不一而足。索賠應(yīng)作為承包商維護(hù)自身正當(dāng)權(quán)益取得合理補(bǔ)償?shù)挠欣ぞ�，而非高效的“賺錢工具”。

　　3、分包管理：由于總承包商要為其分包商向業(yè)主負(fù)完全責(zé)任，加之分包商的素質(zhì)直接影響到工程進(jìn)度、質(zhì)量及成本，所以，分包合同管理相比于其他合同管理對(duì)象顯得尤為重要。分包合同管理應(yīng)注意以下幾方面的問(wèn)題：

　　第一，總承包商應(yīng)在與業(yè)主簽約之前，就應(yīng)著手進(jìn)行分包商的選擇工作。應(yīng)從技術(shù)經(jīng)濟(jì)實(shí)力、工程經(jīng)驗(yàn)、管理水平、工程業(yè)績(jī)及社會(huì)信譽(yù)還有報(bào)價(jià)合理性等各方面進(jìn)行綜合考慮，審慎選擇。

　　第二，按照主合同有關(guān)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度、質(zhì)量及缺陷責(zé)任等方面的要求，編制分包合同。要對(duì)分包范圍、雙方的權(quán)責(zé)劃分界定清楚。還應(yīng)善于利用分包保函及“背對(duì)背”式分包索賠等條款來(lái)降低總承包商的風(fēng)險(xiǎn)。

　　第三，應(yīng)派專人對(duì)分包合同的實(shí)施進(jìn)行跟蹤和管理。做好對(duì)分包商工程進(jìn)度及付款進(jìn)度的監(jiān)控。加強(qiáng)對(duì)分包工程質(zhì)量的檢查及驗(yàn)收。此外，還應(yīng)重視主包方與分包商之間協(xié)調(diào)、溝通。

　　4、爭(zhēng)議管理：所謂的爭(zhēng)議管理，就是指承包商的合同管理部門對(duì)合同實(shí)施過(guò)程中承包商與各方發(fā)生的合同分歧或糾紛進(jìn)行積極的溝通、協(xié)調(diào)及調(diào)解，收集保留相關(guān)證據(jù)，在友好協(xié)商不能奏效的情況下，按照合同規(guī)定的解決爭(zhēng)議的方式，提請(qǐng)或應(yīng)對(duì)仲裁、訴訟的過(guò)程。

　　合同管理在合同實(shí)施結(jié)束之后，還應(yīng)積極地進(jìn)行反思、總結(jié)。沒(méi)有人能夠“先知先覺(jué)”，所以承包商應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束之后，要及時(shí)分析當(dāng)初所簽訂的合同條款有無(wú)遺漏、失當(dāng)?shù)牡胤�，�?bào)價(jià)商簽時(shí)的策略是否得當(dāng)。對(duì)合同實(shí)施時(shí)所出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)分析原因，相應(yīng)地對(duì)承包商風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制及項(xiàng)目其它各管理機(jī)制提出改進(jìn)意見(jiàn)，以此對(duì)項(xiàng)目管理方法進(jìn)行不斷的優(yōu)化。長(zhǎng)此以往，承包商就會(huì)借助這些一點(diǎn)一滴積累起來(lái)的合同管理經(jīng)驗(yàn)，慢慢走向從容，走向成熟，走向成功 .

　　相關(guān)推薦：

　　備考2013年注冊(cè)監(jiān)理工程師考試復(fù)習(xí)方法概括

　　2013年監(jiān)理工程師《合同管理》考試指南匯總

　　2013監(jiān)理工程師《理論與法規(guī)》知識(shí)點(diǎn)配套練習(xí)匯總