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　　第八章　監(jiān)理文件資料管理

　　第二節(jié)　監(jiān)理資料管理職責(zé)和要求

　　【收文、登記、傳閱】

　　收文登記表上應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位、文件編號、收文日期。文件資料不得以蓋章和打印代替手寫簽認(rèn)。

　　工程影像應(yīng)注明拍攝日期、反映的工程部位等，交給項目總監(jiān)處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)記錄在監(jiān)理日志中。

　　涉及建設(shè)單位的指令、設(shè)計單位的技術(shù)核定單，應(yīng)將其復(fù)印件公布在項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)專欄中。

　　每一位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文應(yīng)由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)圖章。

　　【監(jiān)理文件資料編制要求】

　　(1)一般應(yīng)為原件。(2)內(nèi)容及其深度須符合國家技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　(3)內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符。(4)應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料。

　　(5)應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。(6)幅面尺寸規(guī)格宜A4紙。(7)縮微制品適應(yīng)長期安全保管。(8)圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準(zhǔn)確。(9)應(yīng)采用打印形式，手工簽字，復(fù)印件加蓋公章并注明原件保存處。

　　【監(jiān)理文件資料級差方式及要求】

　　(1)組卷原則及方法。一個工程由多個單位工程組成時，應(yīng)按單位工程組卷;監(jiān)理文件資料可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　(2)組卷要求。案卷不宜過厚，一般不超過40mm;不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

　　(3)卷內(nèi)文件排列。文字材料按事項、專業(yè)順序排列，批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　【歸檔范圍和保管期限】

　　口訣：

　　監(jiān)理：規(guī)劃專月總結(jié)短，造價分包不存檔。

　　建設(shè)：預(yù)月付款短，爭議延期久。

　　【監(jiān)理文件資料移交】

　　(1)建設(shè)單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

　　(2)停建、緩建工程的監(jiān)理文件資料暫由建設(shè)單位保管。

　　(3)對改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)組織工程監(jiān)理單位據(jù)實修改、補(bǔ)充和完善監(jiān)理文件資料，并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交。

　　(4)建設(shè)單位向城建檔案管理部門移交工程檔案，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

　　(5)工程監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工驗收前將監(jiān)理文件資料按合同約定的時間、套數(shù)移交給建設(shè)單位。

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