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第四節(jié) 會(huì)計(jì)憑證的傳遞與保管
一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞
(一)會(huì)計(jì)憑證的傳遞的概念
會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從會(huì)計(jì)憑證的取得或填制時(shí)起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。
(二)會(huì)計(jì)憑證的傳遞的意義(了解)
1.通過會(huì)計(jì)憑證的傳遞，有利于及時(shí)地反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況。
2.通過會(huì)計(jì)憑證的傳遞，有利于正確地組織經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，貫徹經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。
3.通過會(huì)計(jì)憑證的傳遞，能加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督。
(三)會(huì)計(jì)憑證的傳遞的要求
會(huì)計(jì)憑證的傳遞，要求能夠滿足內(nèi)部控制制度的要求，使傳遞程序合理有效，同時(shí)盡量節(jié)約傳遞時(shí)間，減少傳遞的工作量。
(四)會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序和方法(了解)
單位應(yīng)根據(jù)具體情況制定每一種憑證的傳遞程序和方法。包括：傳遞程序、傳遞時(shí)間和傳遞過程中的銜接手續(xù)。在制定合理的憑證傳遞程序和時(shí)間時(shí)，通�？紤]以下幾點(diǎn)：
1.會(huì)計(jì)憑證的傳遞程序，要視經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的手續(xù)程序而定。
2.會(huì)計(jì)憑證的傳遞時(shí)間，要根據(jù)辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手續(xù)在正常情況下完成所需的時(shí)間而定。
3.會(huì)計(jì)憑證傳遞程中的銜接手續(xù)，應(yīng)該做到既完備嚴(yán)密，又簡(jiǎn)便易行。
執(zhí)行中如有不合理的地方，可隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況加以修改。
二、會(huì)計(jì)憑證的保管
會(huì)計(jì)憑證的保管是指會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。作為記賬的依據(jù)，會(huì)計(jì)憑證是重要的會(huì)計(jì)檔案和經(jīng)濟(jì)資料。
對(duì)會(huì)計(jì)憑證的保管的主要要求有：
1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。
從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明：?jiǎn)挝幻Q、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。
3.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.原始憑證較多時(shí)，可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類，同時(shí)在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號(hào)，以便查閱。各種經(jīng)濟(jì)合同，存出保證金收據(jù)以及涉外文件等重要的原始憑證，應(yīng)另編目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。
每年裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證，在年度終了時(shí)可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
5.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。任何單位不得擅自銷毀會(huì)計(jì)憑證。
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