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第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的保管
各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
1.會(huì)計(jì)憑證的歸檔
2.會(huì)計(jì)賬簿的歸檔
3.會(huì)計(jì)報(bào)表的歸檔
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年。期滿(mǎn)之后，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)編制移交清冊(cè)，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，一般不得拆封。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限，分為永久、定期兩類(lèi)。凡在立檔單位會(huì)計(jì)核算中形成，對(duì)查考和研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有重要利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)永久保存。
定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管期限見(jiàn)教材表10.1所示。
提示：表中會(huì)計(jì)保管期限為最低保管期限。
企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表
序號(hào) |
檔案名稱(chēng) | 保管期限 | 備注 |
| 一 | 會(huì)計(jì)憑證類(lèi) | ||
| 1 | 原始憑證 | 15年 | |
| 2 | 記賬憑證 | 15年 | |
| 3 | 匯總憑證 | 15年 | |
| 二 | 會(huì)計(jì)賬簿類(lèi) | ||
| 4 | 總賬 | 15年 | 包括日記總賬 |
| 5 | 明細(xì)賬 | 15年 | |
| 6 | 日記賬 | 15年 | 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年 |
| 7 | 固定資產(chǎn)卡片 | 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 | |
| 8 | 輔助賬簿 | 15年 | |
| 三 | 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類(lèi) | 包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告 | |
| 9 | 月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 | 3年 | 包括文字分析 |
| 10 | 年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（決算） | 永久 | 包括文字分析 |
| 四 | 其它類(lèi) | ||
| 11 | 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) | 15年 | |
| 12 | 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) | 永久 | |
| 13 | 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè) | 永久 | |
| 14 | 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 | 5年 | |
| 15 | 銀行對(duì)賬單 | 5年 |
三、會(huì)計(jì)檔案的查閱和復(fù)制
各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
外部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借閱登記簿。借閱人嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封或抽換。
四、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀
對(duì)于會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，與財(cái)會(huì)部門(mén)共同鑒定、審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體和事業(yè)單位，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀;國(guó)有企業(yè)經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
對(duì)于保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證以及涉及到其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，由檔案部門(mén)保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。
銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。
監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案;銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。
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