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第二節(jié) 原始憑證
一、原始憑證的種類
通常按其來(lái)源、格式等加以分類。
(一)按取得的來(lái)源不同分類
原始憑證按其來(lái)源不同,可以分為:外來(lái)原始憑證和自制原始憑證兩種。
1.自制原始憑證
自制原始憑證指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員,在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)自行填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證,如收料單、領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫(kù)單、產(chǎn)品出庫(kù)單、借款單、工資發(fā)放明細(xì)表、折舊計(jì)算表等。
注意:凡是不能用來(lái)證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際上發(fā)生或完成的文件和單據(jù),例如購(gòu)貨合同、材料請(qǐng)購(gòu)單,都不屬于原始憑證。
2.外來(lái)原始憑證
外來(lái)原始憑證指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí),從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證。例如,購(gòu)買材料時(shí)取得的增值稅專用發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)來(lái)的各種結(jié)算憑證、普通發(fā)票、對(duì)外支付款項(xiàng)時(shí)所取得的收據(jù)、職工出差取得的飛機(jī)票、火車票、輪船票,都是外來(lái)原始憑證。
(二)按格式分類
原始憑證按其格式不同,可以分為:通用憑證和專用憑證兩種。
1.通用憑證
通用憑證是指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。通用憑證的使用范圍,因制作部門不同而異?梢允悄骋坏貐^(qū)、某一行業(yè),也可以是全國(guó)通用。如某省(市)印制的發(fā)貨票、收據(jù)等,在該省(市)通用;由人民銀行制作的銀行結(jié)算憑證,在全國(guó)通用等。
2.專用憑證
專用憑證是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如領(lǐng)料單、差旅費(fèi)報(bào)銷單、折舊計(jì)算表、工資費(fèi)用分配表等。
二、原始憑證的基本內(nèi)容
各種原始憑證都應(yīng)具有一些共同的基本內(nèi)容。
原始憑證所包括的基本內(nèi)容通常稱為憑證要素,一般應(yīng)具備以下基本內(nèi)容:
1.原始憑證的名稱;
2.填制原始憑證的日期
3.憑證的編號(hào);
4.接受原始憑證單位名稱(抬頭);
5.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容(含數(shù)量、單價(jià)及金額等);
6.填制單位簽章;
7.有關(guān)人員(部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人員)的簽章;
8.填制憑證單位名稱或者填制人姓名
9.憑證附件。
三、原始憑證的填制要求
(一)填制原始憑證的基本要求
概括起來(lái),填制原始憑證有以下七項(xiàng)基本要求:
1.記錄要真實(shí)
記錄真實(shí),就是要實(shí)事求是地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),原始憑證填制日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實(shí)際情況相一致,不得歪曲經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真相、弄虛作假。對(duì)于實(shí)物數(shù)量、質(zhì)量和金額的計(jì)算,要準(zhǔn)確無(wú)誤,不得匡算或估計(jì),確保憑證所記錄的內(nèi)容真實(shí)可靠。
2.內(nèi)容要完整
原始憑證上各項(xiàng)內(nèi)容要逐項(xiàng)填制齊全,不得遺漏和簡(jiǎn)略。需要注意的是,年、月、日要按照原始憑證的實(shí)際日期填寫;名稱要齊全,不能簡(jiǎn)化;品名或用途要填寫明確,不能含糊不清;有關(guān)人員的簽章必須齊全。
另外,對(duì)于需要填寫一式數(shù)聯(lián)的原始憑證,必須用復(fù)寫紙?zhí)讓,各?lián)的內(nèi)容必須完全相同,聯(lián)次不得缺少。
3.手續(xù)要完備
單位自制的原始憑證必須附有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或其他指定的人員簽名蓋章;對(duì)外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章;從外部取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個(gè)人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名蓋章。
提示:這里所說(shuō)的“公章”,是指具有法律效力和特定用途,能夠證明單位身份和性質(zhì)的印鑒,包括業(yè)務(wù)公章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、結(jié)算專用章等。
4.書寫要清楚、規(guī)范
原始憑證要按規(guī)定填寫,文字要簡(jiǎn)要,字跡要清楚,易于辨認(rèn),不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化漢字。大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范。小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)填寫,不得寫連筆字,在金額前應(yīng)填寫人民幣符號(hào)“¥”。人民幣符號(hào)“¥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫到角分,無(wú)角分的,寫“00”或符號(hào)“-”。有角無(wú)分的,分位寫“0”,不得用符號(hào)“—”。大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億、元、角、分、零、整等,一律用正楷或行書字書寫,大寫金額前未印有“人民幣”字樣的,應(yīng)加寫“人民幣”三個(gè)字。“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的,后面要寫“整”或“正”字,有“分”的,“分”后面不寫“整”或“正”字。如小寫金額¥1006.00,大寫金額應(yīng)寫成“壹仟零陸元整”。
5.編號(hào)要連續(xù)
各種原始憑證要連續(xù)編號(hào),以便查考。如果憑證已預(yù)先印定編號(hào),如發(fā)票、收據(jù)、支票,都有連續(xù)編號(hào),應(yīng)按編號(hào)連續(xù)使用,在寫壞作廢時(shí),應(yīng)加蓋“作廢”戳記,與存根一起妥善保管,不得撕毀。
6.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)
原始憑證有錯(cuò)誤的,應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正,更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯(cuò)誤的,應(yīng)當(dāng)由出具單位重開,不得在原始憑證上更正。
7.填制要及時(shí)
各種原始憑證一定要及時(shí)填寫,并按規(guī)定的程序及時(shí)送交會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審核
(二)自制原始憑證的填制要求
按其填制手續(xù)及內(nèi)容不同,原始憑證可以分為:一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證。
1.一次憑證的填制
一次憑證是指一次填制完成,只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證,所有的外來(lái)原始憑證和大部分自制原始憑證都屬于一次憑證。如購(gòu)貨發(fā)票、銷貨發(fā)票、收據(jù)、領(lǐng)料單、借款單、收料單、銀行結(jié)算憑證等都是一次憑證。一次憑證是一次有效的憑證。
2.累計(jì)憑證的填制
累計(jì)憑證是指在一定時(shí)期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。其特點(diǎn)是,在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),隨時(shí)結(jié)出累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù),并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制,期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。累計(jì)憑證是多次有效的原始憑證,這類憑證的填制手續(xù)是多次進(jìn)行才能完成的。它一般為自制原始憑證,最具有代表性的累計(jì)憑證是限額領(lǐng)料單。
3.匯總憑證的填制
匯總憑證也稱原始憑證匯總表,是指對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張?jiān)紤{證,按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。常見的匯總憑證如發(fā)出材料匯總表、收料匯總表、銷售日?qǐng)?bào)表、工資結(jié)算匯總表、差旅費(fèi)報(bào)銷單等。
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