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第二節(jié) 會(huì)計(jì)核算軟件的要求
一、會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求
根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)應(yīng)當(dāng)符合以下基本要求：
1.會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國(guó)法律、法規(guī)、規(guī)章的有關(guān)規(guī)定，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，有利于提高會(huì)計(jì)核算工作的效率。
2.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定劃分會(huì)計(jì)期間，分期結(jié)算賬目和編制會(huì)計(jì)報(bào)表。
3.會(huì)計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時(shí)提供少數(shù)民族文字或者外國(guó)文字對(duì)照。
4.會(huì)計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。
5.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T 19581-《信息技術(shù)-會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求。
6.會(huì)計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許的使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況。
7.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
8.單位修改、升級(jí)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件，或者需要改變會(huì)計(jì)核算軟件的運(yùn)行環(huán)境時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。
9.會(huì)計(jì)核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會(huì)計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會(huì)計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。
此外，我們將分別就會(huì)計(jì)核算軟件中，對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出功能，以及其他方面的相關(guān)內(nèi)容提出具體的要求。
二、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求
數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會(huì)計(jì)核算軟件處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。在所有計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入環(huán)節(jié)中，我們經(jīng)常用“垃圾進(jìn)，垃圾出”來(lái)說(shuō)明數(shù)據(jù)輸入對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件的應(yīng)用所具有的舉足輕重的作用。
會(huì)計(jì)核算軟件的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導(dǎo)入或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。此外，會(huì)計(jì)軟件某個(gè)功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一功能模塊中取得，也可以根據(jù)其他功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。
(一)對(duì)初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求
在會(huì)計(jì)賬套正式啟用之前，會(huì)計(jì)核算軟件必須進(jìn)行初始化設(shè)置。會(huì)計(jì)核算軟件必須具備以下初始功能：
1.輸入會(huì)計(jì)核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料，包括總分類會(huì)計(jì)科目和明細(xì)分類會(huì)計(jì)科目名稱、編號(hào)、年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等。
2.輸入需要在本期進(jìn)行對(duì)賬的未達(dá)賬項(xiàng)。
3.選擇會(huì)計(jì)核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法等。會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的更改過程，在計(jì)算機(jī)內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄。
4.定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證，包括會(huì)計(jì)制度允許的自動(dòng)沖回憑證等。
5.明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。
6.必須提供必要的方法對(duì)輸入的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗(yàn)。
7.會(huì)計(jì)核算軟件中采用的總分類會(huì)計(jì)科目名稱、編碼方法，必須符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。
(二)會(huì)計(jì)核算軟件輸入原始憑證的相關(guān)要求
會(huì)計(jì)核算軟件提供的原始憑證輸入項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)齊全，主要項(xiàng)目有：填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額等。會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)需要輸入的原始憑證，可以按照以下方法進(jìn)行處理：
1.輸入記賬憑證的同時(shí)輸入相應(yīng)的原始憑證;輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等時(shí)，軟件應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕通過;在對(duì)已經(jīng)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核的同時(shí)，應(yīng)對(duì)輸入的所附原始憑證進(jìn)行審核;輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，與其對(duì)應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。
2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證;會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未被審核的原始憑證進(jìn)行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應(yīng)的記賬憑證;記賬憑證審核通過或者登賬后，與其對(duì)應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。
3.在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬以后，如果原始憑證確需修改，則會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)在留有痕跡的前提下，提供修改和對(duì)修改后的機(jī)內(nèi)原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能。
(三)會(huì)計(jì)核算軟件輸入記賬憑證的相關(guān)要求
1.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供輸入記賬憑證的功能、輸入的項(xiàng)目包括：填制憑證日期、憑證編號(hào)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會(huì)計(jì)科目或編號(hào)、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。
2.記賬憑證的編號(hào)可以由手工輸入，也可以由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生。會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)對(duì)記賬憑證編號(hào)的連續(xù)性進(jìn)行控制。
3.在輸入記賬憑證的過程中，會(huì)計(jì)核算軟件必須提供以下提示功能：
(1)正在輸入的記賬憑證編號(hào)是否與輸入的機(jī)內(nèi)記賬憑證編號(hào)重復(fù)。
(2)以編號(hào)形式輸入會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號(hào)所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱。
(3)正在輸入的記賬憑證中的會(huì)計(jì)科目，當(dāng)借貸雙方金額不平衡或沒有輸入金額時(shí)，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。
(4)正在輸入的記賬憑證有借方會(huì)計(jì)科目而無(wú)貸方會(huì)計(jì)科目或者有貸方會(huì)計(jì)科目而無(wú)借方會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。
(5)正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目時(shí)，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。
(6)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供對(duì)已輸入尚未記賬的記賬憑證進(jìn)行修改和審核的功能。
(7)對(duì)同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)具有權(quán)限控制功能。
(四)會(huì)計(jì)核算軟件審核、修改記賬憑證的相關(guān)要求
1.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證(不包括會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生的機(jī)內(nèi)記賬憑證)進(jìn)行修改的功能，在修改過程中，應(yīng)同樣給出與輸入記賬憑證時(shí)規(guī)定的各項(xiàng)提示。
2.對(duì)已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對(duì)機(jī)內(nèi)憑證進(jìn)行修改。
3.對(duì)同一張記賬憑證，應(yīng)分別對(duì)審核功能和輸入修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制。
4.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正，紅字可用負(fù)號(hào)“-”表示。
5.采用直接輸入原始憑證由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證的，在生成正式的機(jī)內(nèi)記賬憑證前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核確認(rèn)。
6.由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。
(五)會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)處理外國(guó)貨幣核算業(yè)務(wù)的要求
1.適用于外國(guó)貨幣核算業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供能輸入外國(guó)貨幣憑證的功能。通用會(huì)計(jì)核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。
2.采用統(tǒng)賬制核算外國(guó)貨幣的會(huì)計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供在當(dāng)期外國(guó)貨幣業(yè)務(wù)發(fā)生期初和業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)，輸入期初和當(dāng)時(shí)外匯牌價(jià)的功能。記賬憑證中會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)立即自動(dòng)折合為記賬本位幣金額。
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