五、會(huì)計(jì)檔案的管理
(一)會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi)
1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。
2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.其他類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。
【注意】各單位的財(cái)務(wù)預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬于文書(shū)檔案，不屬于會(huì)計(jì)檔案。
【例題·多選題】下列各項(xiàng)中，屬于會(huì)計(jì)檔案的有( )。
A.購(gòu)貨發(fā)票
B.應(yīng)收賬款明細(xì)賬
C.資產(chǎn)負(fù)債表
D.銀行存款余額調(diào)節(jié)表
【答案】ABCD
【解析】本題考核會(huì)計(jì)檔案的范圍和種類(lèi)。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)及其他類(lèi)。購(gòu)貨發(fā)票屬于原始憑證，應(yīng)收賬款明細(xì)賬屬于會(huì)計(jì)賬簿，資產(chǎn)負(fù)債表屬于會(huì)計(jì)報(bào)表，而銀行存款余額調(diào)節(jié)表屬于其他類(lèi)會(huì)計(jì)檔案。
【例題·多選題】下列各項(xiàng)中，不屬于會(huì)計(jì)檔案的為( )。
A.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)
B.銀行對(duì)賬單
C.工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照
D.年度工作計(jì)劃
【答案】CD
【解析】工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照屬于營(yíng)業(yè)證照，年度工作計(jì)劃屬于文書(shū)檔案，二者均不屬于會(huì)計(jì)檔案。
(二)會(huì)計(jì)檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查部門(mén)
各級(jí)人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
(三)會(huì)計(jì)檔案管理的要求
1.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
【注意】不是檔案機(jī)構(gòu)編。
2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿(mǎn)之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
3.移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
4.各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。
5.各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。
6.采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。
(四)會(huì)計(jì)檔案保管的期限
會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類(lèi)。
定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年5類(lèi)。
保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。
各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案保管的期限★★
永久：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告(決算)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
25年：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬
5年：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、固定資產(chǎn)卡片賬在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后還需要保管5年
3年：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
15年：其他
【例題·單選題】會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期兩類(lèi)，定期保管會(huì)計(jì)檔案的最長(zhǎng)期限是( )。
A.10年
B.15年
C.25年
D.永久保管
【答案】C
【解析】定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年5類(lèi)。
【例題·判斷題】會(huì)計(jì)檔案保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年。( )
【答案】×
【解析】會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久和定期，定期保管會(huì)計(jì)檔案期限分為3年、5年、10年、15年、25年。
【例題·多選題】下列會(huì)計(jì)檔案的保管期限表述正確的為( )。
A.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)永久保管
B.固定資產(chǎn)卡片賬保管5年
C.固定資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)發(fā)票保管15年
D.特種日記賬保管25年
【答案】CD
【解析】A選項(xiàng)應(yīng)為年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。B選項(xiàng)應(yīng)為固定資產(chǎn)卡片賬在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后還需要保管5年。
(五)會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀的規(guī)定
會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀的，可以按照規(guī)定程序予以銷(xiāo)毀。
1.編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
單位負(fù)責(zé)人對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)核后在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
2.專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)
一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)雙方共同派員監(jiān)銷(xiāo);
國(guó)家機(jī)關(guān)還應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo);
財(cái)政部門(mén)還應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。
【注意】銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況向本單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。
3.不得銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案
(1)對(duì)于保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，而應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完畢時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)上列明。
(2)正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案也不得銷(xiāo)毀。
【例題·多選題】某企業(yè)擬銷(xiāo)毀一批保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案，其中包括兩張未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，主管會(huì)計(jì)工作的副廠長(zhǎng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署銷(xiāo)毀意見(jiàn)后，由該企業(yè)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)該批會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀后遂向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。請(qǐng)問(wèn)下列各項(xiàng)中，屬于該企業(yè)在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中錯(cuò)誤做法的是( )。
A.銷(xiāo)毀了會(huì)計(jì)檔案中未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證
B.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案由副廠長(zhǎng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)
C.會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)
D.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告
【答案】ABC
【解析】根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷(xiāo)毀，應(yīng)抽出單獨(dú)裝訂，待未了事項(xiàng)結(jié)清后才能銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由單位負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)，副廠長(zhǎng)不是單位負(fù)責(zé)人，因此無(wú)權(quán)簽署意見(jiàn)。對(duì)于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)雙方共同派員監(jiān)銷(xiāo)，而不是僅僅由檔案管理機(jī)構(gòu)一方進(jìn)行銷(xiāo)毀;銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并及時(shí)將監(jiān)銷(xiāo)情況向本單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。
【例題·多選題】下列關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的表述中，符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的有( )。
A.單位會(huì)計(jì)檔案經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以對(duì)外提供查詢(xún)
B.單位會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)
C.保管期滿(mǎn)但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀
D.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀
【答案】CD
【解析】單位會(huì)計(jì)檔案經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以對(duì)外提供查詢(xún);單位會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
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