2015會計從業(yè)資格考試《會計電算化》重點考點(18)

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　　Excel軟件的用戶界面

　　Excel軟件啟動后，通常會建立一個新的空白工作簿或者打開一個現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個最大化的工作簿窗口(簡稱窗口)。這一窗口是用戶操作Excel軟件的重要平臺，被稱為默認的用戶界面。

　　Excel軟件的默認用戶界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Excel 2013及以下版本的默認用戶界面基本相同，由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務窗格等要素組成;Excel 2007及以上版本的默認用戶界面基本相同，如圖4—8所示，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。

　　(一)標題欄

　　標題欄位于窗口的最上方，依次列示Excel軟件的圖標、文檔的標題和控制Excel窗口的按鈕。

　　(二)菜單欄

　　Excel 2013的菜單欄默認位于標題欄的下方，但可移動到窗口的其他適當位置，包含“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”等9個默認的菜單項，包括Excel的全部操作命令，每一菜單項分別含有對工作表進行操作的一組功能相關(guān)的命令選項。命令后面帶有“…”的，表示選擇了這一命令后將打開該命令的對話框;命令后面帶有“◣”的，表示該選項后面帶有一個子菜單。

　　(三)工具欄

　　工具欄默認位于菜單欄的下方，但可移動到窗口的其他適當位置，它由一系列與菜單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個按鈕代表一個命令，能更加快捷地完成相應的操作。

　　用戶不僅可以自行設定工具欄的顯示、隱藏及其在窗口中的位置，而且可以自行設定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。

　　(四)編輯區(qū)

　　編輯區(qū)默認位于工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕、確認輸入按鈕、插入函數(shù)按鈕和編輯欄構(gòu)成，用來顯示當前單元格的名字和當前單元格的內(nèi)容、取消或確認本次輸入的數(shù)據(jù)或公式。

　　(五)工作表區(qū)

　　工作表區(qū)默認位于編輯區(qū)的下方，是Excel文件用于存儲和處理數(shù)據(jù)的專門區(qū)域，由工作表、工作表標簽、標簽滾動按鈕、滾動條和滾動條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。

　　(六)狀態(tài)欄

　　狀態(tài)欄默認位于窗口底部，可以顯示各種狀態(tài)信息，如單元格模式、功能鍵的開關(guān)狀態(tài)等。

　　(七)任務窗格

　　任務窗格默認位于Excel窗口的右邊，但可移動到窗口的其他適當位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開始工作”、“幫助”、“搜索結(jié)果”、“剪貼畫”、“信息檢索”、“剪貼板”“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區(qū)”、“文檔更新”和“XML源”等11個任務窗格。

　　(八)功能區(qū)

　　功能區(qū)是由一系列在功能上具有較強相關(guān)性的組和命令所形成的區(qū)域，各功能區(qū)的主要功能由相應的選項卡標簽予以標識，用戶可以根據(jù)需要完成的操作，快速找到和調(diào)用包含當前所需命令的功能區(qū)。Excel 2013默認的選項卡標簽有“開始”、“插入”、“頁面布局”、“公式”、“數(shù)據(jù)”、“審閱”、“視圖”、“開發(fā)工具”，排列在標題欄的下方。此外，用戶還可以通過“自定義功能區(qū)”自定義選項卡。單擊任一選項卡標簽，其下方將出現(xiàn)一個以平鋪方式展開的“帶形功能區(qū)”，它由若干個功能相關(guān)的組和命令所組成。

　　功能區(qū)的優(yōu)勢主要在于，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務窗格和其他用戶界面組件才能顯示的任務或人口點集中在一起，便于在同一位置查找和調(diào)用功能相關(guān)的命令。

　　Excel文件的管理

　　Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。

　　(一)Excel文件的新建與保存

　　1.Excel文件的新建

　　單擊“開始”菜單中列示的Excel快捷命令、桌面或任務欄中Excel的快捷方式圖標或者通過“運行”對話框等方式啟動Excel軟件的，系統(tǒng)將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來，并在標題欄中顯示默認的文件名。以打開現(xiàn)成Excel文件方式啟動Excel軟件的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：(1)按擊快捷鍵“Ctrl+N”鍵;

　　(2)打開“文件”菜單，點擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點擊工具欄中的“新建”按鈕(Excel 2003為常用工具欄，Excel 2013為快速訪問工具欄)。

　　2.Excel文件的保存

　　為了繼續(xù)使用新建的Excel文件，應當以合適的名稱和類型將Excel文件保存在適當?shù)奈恢�。Excel文件在編輯修改完畢或退出Excel軟件之前，均應進行保存。保存Excel文件的常用方法包括：

　　(1)通過敲擊功能鍵“Fl2”鍵進行保存。

　　(2)通過按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵進行保存。對于之前已經(jīng)保存過的文件，按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話框。

　　(3)通過單擊常用工具欄(適用于Excel 2003)或快速訪問工具欄(適用于Excel 2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進行保存。

　　(4)通過“文件”菜單(或Excel 2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進行保存。為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會默認保存自動恢復信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。

　　(二)Excel文件的關(guān)閉與打開

　　1.Excel文件的關(guān)閉

　　Excel軟件退出前必須關(guān)閉打開的文件，因此，也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Excel文件：

　　(1)點擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。

　　Excel 2013中由于沒有“工具欄”菜單，但可點擊快速訪問工具欄中的“關(guān)閉”按鈕。

　　(2)點擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。

　　(3)按擊快捷鍵“Ctrl+F4”。

　　上述三種方法關(guān)閉的均是當前文件，其他處于打開狀態(tài)的Excel文件仍處于打開狀態(tài)，Excel軟件仍在運行，并可通過按擊“Ctrl+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。

　　2.Excel文件的打開

　　打開Excel文件的方法主要有：

　　(1)通過直接點擊Excel文件打開。

　　(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。

　　(3)通過Excel“文件”菜單中的“打開”命令進行打開，如圖4—12所示。

　　(4)通過常用工具欄(適用于Excel 2003)或快速訪問工具欄(適用于Excel 2013)中的“打開”按鈕進行打開，如圖4—13所示。

　　(5)通過按擊快捷鍵“Ctrl+0”(字母0的按鍵)進行打開。

　　(三)Excel文件的保密與備份

　　1.Excel文件的保密

　　對于設置了打開權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對于設置了修改權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。

　　2.Excel文件的備份

　　Excel軟件根據(jù)原文件自動創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標與原文件不同。

　　(四)Excel文件的修改與刪除

　　1.Excel文件的修改

　　Excel文件的修改通常在已打開的Excel文件中進行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。

　　2.Excel文件的刪除

　　Excel文件的刪除方法包括：

　　(1)選中要刪除的Excel文件，按擊“Delete”鍵進行刪除。

　　(2)鼠標右鍵點擊要刪除的Excel文件，選擇刪除命令。

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