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第五節(jié)：錯(cuò)帳查找與更正的方法
【錯(cuò)帳查找方法】
1.差數(shù)法
差數(shù)法是指按照錯(cuò)賬的差數(shù)查找錯(cuò)賬的方法。主要適用于以下兩種錯(cuò)賬：
第一種是漏記或重記，因記賬疏忽而漏記或重記一筆賬，只要直接查找到差數(shù)的賬就查到了，這類(lèi)錯(cuò)賬最容易發(fā)生在本期內(nèi)同樣數(shù)字的賬發(fā)生了若干筆，這就容易發(fā)生漏記或重記。例如錯(cuò)賬差數(shù)是1000元，本期內(nèi)發(fā)生1 000元的賬有十筆，重復(fù)查找這十筆賬看是否有漏記或重記。
第二種是串戶(hù)，串戶(hù)可分為記賬串戶(hù)和科目匯總串戶(hù)。首先說(shuō)記賬串戶(hù)，如某公司在本單位有應(yīng)收款和應(yīng)付款兩個(gè)賬戶(hù)，如記賬憑證是借應(yīng)收賬款某公司500元，而記賬時(shí)誤記入借應(yīng)付賬款某公司500元，這就造成資產(chǎn)負(fù)債表雙方是平衡的，但總賬與分戶(hù)明細(xì)賬核對(duì)時(shí)應(yīng)收款與應(yīng)付款各發(fā)生差數(shù)500元，這就可以運(yùn)用差數(shù)法到應(yīng)收賬款或應(yīng)付款賬戶(hù)中直接查找500元的賬是否串戶(hù);還有一種是科目匯總(合并)時(shí)將借應(yīng)收款500元誤作為借應(yīng)付款500元匯總了，同樣在總賬與分類(lèi)明細(xì)賬核對(duì)時(shí)這兩科目同時(shí)發(fā)生差數(shù)500元，經(jīng)過(guò)查對(duì)如記賬沒(méi)有發(fā)生串戶(hù)那么必定是科目匯總合并時(shí)科目匯總發(fā)生差錯(cuò)。
2.尾數(shù)法
尾數(shù)法是指對(duì)于發(fā)生的差錯(cuò)只查找末位數(shù)，以提高查錯(cuò)效率的方法。這種方法適合于借貸方金額其他位數(shù)都一致，而只有末位數(shù)出現(xiàn)差錯(cuò)的情況。
如試算平衡時(shí)，發(fā)現(xiàn)借方的合計(jì)比貸方多0.86元，可查找是否有尾數(shù)是0.86元的業(yè)務(wù)有誤的情況。
3.除2法
除2法是指以差數(shù)除以2來(lái)查找錯(cuò)賬的方法。這種方法適用于把借貸某一方向記反的錯(cuò)賬。當(dāng)某個(gè)借方金額錯(cuò)記入貸方(或相反)時(shí)，出現(xiàn)錯(cuò)賬的差數(shù)表現(xiàn)為錯(cuò)誤的2倍，將此差數(shù)用2去除，得出的商即是反向的金額。例如，原有原材料庫(kù)存6 000元，又入庫(kù)1 000元，應(yīng)在“原材料”賬戶(hù)借方登記1 000元，期末余額應(yīng)是7 000元，結(jié)果記在“原材料”貸方1 000元，致使期末余額只有5 000元，差額2 000元。用這個(gè)差額數(shù)字2 000除以2，商數(shù)是1 000元，便是該錯(cuò)數(shù)。查找時(shí)應(yīng)注意有無(wú)1 000元的業(yè)務(wù)記反了方向。
4.除9法
除9法是指以差數(shù)除以9來(lái)查找錯(cuò)賬的方法，此法適用于查找數(shù)字錯(cuò)位和鄰數(shù)倒置所引起的差錯(cuò)。
(1)在登賬過(guò)程中可能會(huì)把數(shù)字的位數(shù)搞錯(cuò)。如十位數(shù)記成百位數(shù)，而百位數(shù)記成千位數(shù)或者把千位數(shù)記成百位數(shù)，如果出現(xiàn)這種情況，差數(shù)均可被9整除，其商數(shù)就是要查找的差錯(cuò)數(shù)。如果是大數(shù)記成了小數(shù)，例如，52 830誤記成是5 283，差數(shù)47 547，除以9后，商為5 283，你就可以在賬簿上查找是否將52 830誤記為5 283;如果是小數(shù)記成了大數(shù)，例如，420誤記成4 200，差數(shù)為3 780，除以9后，商為420，將420乘10后得4 200，你就可以在賬簿中查找是否將420誤記為4 200的情況。
(2)鄰數(shù)倒置。如果記賬時(shí)，出現(xiàn)將相鄰兩位數(shù)或三位數(shù)的數(shù)字順序顛倒的錯(cuò)誤，也可采用“除九法”查找。如將52誤記為25，或?qū)?5誤記為52，兩個(gè)數(shù)字顛倒后，個(gè)位數(shù)變成了十位數(shù)，十位數(shù)變成了個(gè)位數(shù)，這就造成了差額為9的倍數(shù)。如果前大后小顛倒的前小后大，正確數(shù)與錯(cuò)誤數(shù)的差額就是一個(gè)正數(shù)，這個(gè)差數(shù)除以9所得商的有效數(shù)字便是相鄰顛倒兩數(shù)的差值。如將52錯(cuò)記為25，差數(shù)27除以9的商數(shù)為3，這就是相鄰顛倒兩數(shù)的差值(5-2)。如果前小后大顛倒的前大后小，正確數(shù)與錯(cuò)誤數(shù)的差數(shù)則是一個(gè)負(fù)數(shù)，這個(gè)差數(shù)除以9所得商數(shù)的有效數(shù)字就是相鄰顛倒兩數(shù)的差值，如將25錯(cuò)誤記為52，差記數(shù)-27除以9的商為-3，這就是相鄰顛倒兩數(shù)差值(2-5)。我們可以從與差值相同的兩個(gè)相鄰數(shù)范圍內(nèi)去查找。
【錯(cuò)帳更正方法】
(一)劃線(xiàn)更正法
劃線(xiàn)更正法，是指用劃紅線(xiàn)注銷(xiāo)原有錯(cuò)誤記錄，然后在錯(cuò)誤記錄的上方寫(xiě)上正確記錄的方法。會(huì)計(jì)人員結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)賬簿記錄有誤(包括文字錯(cuò)誤和數(shù)字錯(cuò)誤)，而記賬憑證并無(wú)錯(cuò)誤，可以采用劃線(xiàn)更正法。
更正時(shí)，先在錯(cuò)誤的文字或數(shù)字上劃一條紅色橫線(xiàn)，表示注銷(xiāo)，然后將正確的文字或數(shù)字用藍(lán)字或黑字寫(xiě)在被注銷(xiāo)的文字或數(shù)字上方，并由會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人(會(huì)計(jì)主管人員)在更正處蓋章，以明確責(zé)任。錯(cuò)誤數(shù)字應(yīng)全部劃銷(xiāo)，不能只劃銷(xiāo)寫(xiě)錯(cuò)的個(gè)別數(shù)字;錯(cuò)誤文字，可只劃去錯(cuò)誤部分。劃線(xiàn)注銷(xiāo)的文字或數(shù)字應(yīng)保持其原有字跡仍可辨認(rèn)，用以備查。
(二)紅字更正法
紅字更正法，是指用紅字沖銷(xiāo)原有錯(cuò)誤的憑證記錄及賬戶(hù)記錄，以更正或調(diào)整賬簿記錄的一種方法。適用于以下兩種情形：
1.記賬后發(fā)現(xiàn)記賬憑證中的應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目有錯(cuò)誤所引起的記賬錯(cuò)誤。此類(lèi)錯(cuò)誤，若在當(dāng)年發(fā)現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)采用紅字更正法。更正方法是：用紅字填制一張與原錯(cuò)誤記賬內(nèi)容完全相同的記賬憑證，在摘要欄注明“沖銷(xiāo)第幾號(hào)憑證”，并據(jù)以紅字登記入賬;然后用藍(lán)字填制一張正確的記賬憑證，在摘要欄內(nèi)寫(xiě)明“更正第幾號(hào)憑證”，并據(jù)以入賬。
2.記賬后發(fā)現(xiàn)記賬憑證和賬簿記錄中應(yīng)借、應(yīng)貸會(huì)計(jì)科目無(wú)誤，只是所記金額大于應(yīng)記金額所引起的記賬錯(cuò)誤。更正方法是：用紅字填制一張與原記賬憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目完全相同，金額為多記部分的記賬憑證，在摘要中注明“沖銷(xiāo)第幾號(hào)記賬憑證多記金額”，并據(jù)以登記入賬。
【例題·單選題】紅字更正法的適用范圍是( )。
A.記賬憑證中會(huì)計(jì)科目或借貸方向正確，所記金額小于應(yīng)計(jì)金額，導(dǎo)致賬簿記錄錯(cuò)誤
B.記賬憑證中會(huì)計(jì)科目或借貸方向正確，所記金額大于應(yīng)計(jì)金額，尚未登記入賬
C.記賬憑證中會(huì)計(jì)科目或借貸方向錯(cuò)誤，導(dǎo)致賬簿記錄錯(cuò)誤
D.記賬憑證正確，登記賬簿時(shí)發(fā)生文字或數(shù)字錯(cuò)誤
【答案】C
【解析】紅字更正法適用于記賬后在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)記賬憑證所記的會(huì)計(jì)科目錯(cuò)誤，或者會(huì)計(jì)科目無(wú)誤而所記金額大于應(yīng)記金額，從而引起的記賬錯(cuò)誤。
(三)補(bǔ)充登記法
補(bǔ)充登記法，是指用藍(lán)字補(bǔ)記金額，以更正原錯(cuò)誤賬簿記錄的一種方法。補(bǔ)充登記法適用的錯(cuò)賬情況是：在記賬后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證與賬簿中所記金額小于應(yīng)記金額，而科目對(duì)應(yīng)關(guān)系無(wú)誤時(shí)采用的一種更正方法。具體更正方法是：用藍(lán)字編制一張與原記賬憑證應(yīng)借、應(yīng)貸科目完全相同，金額為少記部分的記賬憑證，在摘要中注明“補(bǔ)記第幾號(hào)憑證少記金額”，并據(jù)以登記入賬，以補(bǔ)充登記少記的金額。
【例題·單選題】采用補(bǔ)充登記法，是因?yàn)? )，導(dǎo)致賬簿記錄錯(cuò)誤。
A.記賬憑證上會(huì)計(jì)科目錯(cuò)誤或者借貸方向錯(cuò)誤
B.記賬憑證正確但在登記賬簿時(shí)發(fā)生文字或數(shù)字錯(cuò)誤
C.記賬憑證上會(huì)計(jì)科目或記賬方向正確，所記金額大于應(yīng)記金額
D.記賬憑證上會(huì)計(jì)科目或記賬方向正確，所記金額小于應(yīng)記金額
【答案】D
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