三、賬務(wù)處理模塊期末處理
賬務(wù)處理模塊的期末處理是指會(huì)計(jì)人員在每個(gè)會(huì)計(jì)期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)，主要包括會(huì)計(jì)期末的轉(zhuǎn)賬、對(duì)賬、結(jié)賬等。
(一)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是指對(duì)于期末那些摘要、借貸方會(huì)計(jì)科目固定不變，發(fā)生金額的來(lái)源或計(jì)算方法基本相同，相應(yīng)憑證處理基本固定的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，將其既定模式事先錄入并保存到系統(tǒng)中，在需要的時(shí)候，讓系統(tǒng)按照既定模式，根據(jù)對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)期間的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成相應(yīng)的記賬憑證。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的目的在于減少工作量，避免會(huì)計(jì)人員重復(fù)錄入此類憑證，提高記賬憑證錄入的速度和準(zhǔn)確度。
1.自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的步驟
(1)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義是指對(duì)需要系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行定義。在系統(tǒng)中事先進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義，設(shè)置的內(nèi)容一般包括：編號(hào)、憑證類別、摘要、發(fā)生會(huì)計(jì)科目、輔助項(xiàng)目、發(fā)生方向、發(fā)生額計(jì)算公式等。
(2)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成是指在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義完成后，用戶每月月末只需要執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成功能，即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，并被保存到未記賬憑證中。
2.常用的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能
(1)自定義轉(zhuǎn)賬
自定義轉(zhuǎn)賬包括自定義轉(zhuǎn)賬定義和自定義轉(zhuǎn)賬生成。自定義轉(zhuǎn)賬定義允許用戶通過(guò)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能自定義憑證的所有內(nèi)容，然后用戶可以在此基礎(chǔ)上執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成。
(2)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)
期間損益結(jié)轉(zhuǎn)包括期間損益定義和期間損益生成，期間損益結(jié)轉(zhuǎn)用于在一個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)束時(shí)，將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目中，從而及時(shí)反映企業(yè)利潤(rùn)的盈虧情況。
用戶應(yīng)該將所有未記賬憑證審核記賬后，再進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。在操作時(shí)需要設(shè)置憑證類別，一般憑證類別為轉(zhuǎn)賬憑證。執(zhí)行此功能后，一般系統(tǒng)能夠自動(dòng)搜索和識(shí)別需要進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)的所有科目(即損益類科目)，并將它們的期末余額(即發(fā)生凈額)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目中。
(二)對(duì)賬
對(duì)賬是指為保證賬簿記錄正確可靠，對(duì)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查核對(duì)。對(duì)賬主要包括總賬和明細(xì)賬、總賬和輔助賬、明細(xì)賬和輔助賬的核對(duì)。為了保證賬證相符、賬賬相符，用戶應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行對(duì)賬，至少一個(gè)月一次，一般可在月末結(jié)賬前進(jìn)行。只有對(duì)賬正確，才能進(jìn)行結(jié)賬操作。
(三)月末結(jié)賬
1.月末結(jié)賬功能
結(jié)賬主要包括計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，終止本期的賬務(wù)處理工作，并將會(huì)計(jì)科目余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月作為月初余額。結(jié)賬每個(gè)月只能進(jìn)行一次。
2.月末結(jié)賬操作的控制
結(jié)賬工作必須在本月的核算工作都已完成，系統(tǒng)中數(shù)據(jù)狀態(tài)正確的情況下才能進(jìn)行。因此，結(jié)賬工作執(zhí)行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)檢查相關(guān)工作的完成情況，主要包括：
(1)檢查本月記賬憑證是否已經(jīng)全部記賬，如有未記賬憑證，則不能結(jié)賬;
(2)檢查上月是否已經(jīng)結(jié)賬，如上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬;
(3)檢查總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬是否對(duì)賬正確，如果對(duì)賬不正確則不能結(jié)賬;
(4)對(duì)會(huì)計(jì)科目余額進(jìn)行試算平衡，如試算不平衡將不能結(jié)賬;
(5)檢查損益類賬戶是否已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)，如損益類科目還有余額，則不能結(jié)賬;
(6)當(dāng)其他各模塊也已經(jīng)啟用時(shí)，賬務(wù)處理模塊必須在其他各模塊都結(jié)賬后，才能結(jié)賬。
結(jié)賬只能由具有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行。在結(jié)賬前，最好進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，一旦結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有誤，可以利用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)。
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