如何自學(xué)好《普通秘書(shū)學(xué)》

　　為幫助自學(xué)考生更好地理解《普通秘書(shū)學(xué)》課程的內(nèi)容，掌握正確的學(xué)習(xí)方法，把握重點(diǎn)、難點(diǎn)，提高自學(xué)考試水平，筆者根據(jù)《普通秘書(shū)學(xué)》教材(董繼超編)，結(jié)合自己長(zhǎng)期從事秘書(shū)學(xué)教學(xué)和自學(xué)輔導(dǎo)的工作實(shí)踐，就自學(xué)考生如何學(xué)好普通秘書(shū)學(xué)談?wù)勛约旱捏w會(huì)。

　　一、學(xué)習(xí)普通秘書(shū)學(xué)的方法

　　(1)整體上通讀，了解概貌
　　整體上通讀也可稱(chēng)為整體上“粗讀”。當(dāng)你拿到教材后，可以先比較仔細(xì)地閱讀它的前言，了解其指導(dǎo)思想、結(jié)構(gòu)體系、主要內(nèi)容，然后其余部分可循序漸進(jìn)地學(xué)一遍，最后從總體上看該教材由幾大部分組成及其先后順序，每一部分中又有哪些主要問(wèn)題，它們之間有什么聯(lián)系，要盡可能勾畫(huà)出一個(gè)整體輪廊，即使是粗線條的。你可以通過(guò)這種“粗讀”對(duì)教材的整體框架有個(gè)全貌的印象，這樣即使對(duì)于其內(nèi)容沒(méi)有很深的理解，但實(shí)際上為有效地學(xué)好教材打下了良好的基礎(chǔ)。

　　(2)逐編細(xì)讀，掌握內(nèi)容
　　如果說(shuō)第一遍學(xué)習(xí)教材叫“粗讀”，那么第二遍學(xué)習(xí)就要求“細(xì)讀”，要求逐篇、逐章、逐節(jié)、逐個(gè)問(wèn)題地學(xué)習(xí)。那種“跳躍式”、“猜題式”的學(xué)習(xí)方法是不科學(xué)的，所學(xué)的知識(shí)也是不完整的。從歷年自學(xué)考試的命題情況看，它的覆蓋面還是比較大的，跳過(guò)的部分很可能就要失分。

　　(3)逐篇細(xì)讀的基礎(chǔ)上掌握重點(diǎn)、難點(diǎn)
　　逐篇細(xì)讀，并不是說(shuō)不管重點(diǎn)。任何一門(mén)課程都有重點(diǎn)章節(jié)和重點(diǎn)問(wèn)題，秘書(shū)學(xué)也不例外。

　�、�?gòu)慕滩牡恼鹿?jié)體系來(lái)看，緒論、第二、三、四、五、六、七、八、九、十、十一、十二、十三、十四章為重點(diǎn)章，第一、十五、十六、十七、十八、十九、二十章為非重點(diǎn)章。在點(diǎn)章中又有非重點(diǎn)節(jié)，如第四章中的第三節(jié)，第十一章中的第二、三節(jié)，第十三章中的第三節(jié)，第十四章中的第三、四、五節(jié)。在非重點(diǎn)章個(gè)又有重點(diǎn)節(jié)，如第一章的第一節(jié)，第十五章的第一節(jié)，第十六章的第一、二節(jié)，第十七章的第一、二節(jié)，第十八章的第二、三節(jié)，第十九章和第二十章的第一節(jié)。

　　②從內(nèi)容來(lái)看，帶有“最”、“基本”、“關(guān)鍵”等字的概念和問(wèn)題是重點(diǎn)，如：我國(guó)古代最早的秘書(shū)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生于商朝、秘書(shū)活動(dòng)的基本要素、秘書(shū)協(xié)調(diào)的基本要素、秘書(shū)工作的基本方法、協(xié)商是協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵步驟等。另外每一章節(jié)根據(jù)其在整個(gè)教材中的地位有其固有知識(shí)點(diǎn)、重點(diǎn)和難點(diǎn)，在考試中也有相應(yīng)的考核點(diǎn)和考核要求。各章的重點(diǎn)、難點(diǎn)本文將在后半部分進(jìn)行敘述。

　　可見(jiàn)秘書(shū)學(xué)中的各章節(jié)、內(nèi)容都有各自的重點(diǎn)，形成一個(gè)不同層次的重點(diǎn)體系，所以學(xué)習(xí)時(shí)要注意從不同層次上認(rèn)識(shí)和把握重點(diǎn)，對(duì)不同層次的重點(diǎn)給以不同層次的注意力。

　　(4)結(jié)合自學(xué)考試的題型特點(diǎn)進(jìn)行學(xué)習(xí)
從歷年的秘書(shū)學(xué)試題來(lái)看，共有六種題型即填空、判斷、單項(xiàng)選擇、名詞解釋、簡(jiǎn)答題、分析題，這六類(lèi)題型又分為客觀性試題和主觀性試題兩類(lèi)。

　�、倏陀^性試題主要測(cè)驗(yàn)學(xué)生對(duì)所學(xué)內(nèi)容的記憶程度和熟練程度(包括填空、判斷、單選)。如填空：秘書(shū)職能的基本職能有輔助政務(wù)、處理事務(wù)。有些相似的概念或密切聯(lián)系但又不相同的概念要嚴(yán)格區(qū)別，以免發(fā)生“張冠李戴”現(xiàn)象，如典型調(diào)查法與個(gè)案調(diào)查法，私人秘書(shū)與個(gè)人秘書(shū)，內(nèi)部協(xié)調(diào)與縱向、橫向協(xié)調(diào)等。

　�、谥饔^性試題包括名詞解釋、簡(jiǎn)答、分析題。對(duì)于這類(lèi)試題要把每一章節(jié)的名詞解釋、問(wèn)答整理出來(lái)，反復(fù)學(xué)習(xí)、理解，特別是要把握答題的要點(diǎn)。以名詞解釋為例，如審定的概念是一個(gè)對(duì)公文草稿進(jìn)行審核、修改，并由領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)而成為定稿的過(guò)程。這一概念的核心內(nèi)容有三點(diǎn)，即審核，修改，定稿。再如簡(jiǎn)答，以保密工作的意義為例，它的答題要點(diǎn)是保密工作關(guān)系到國(guó)家的命運(yùn)、社會(huì)的安定、經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)工作的成敗。

　�、勰骋桓拍睿�在上述題型中都可能出現(xiàn)，因此必須準(zhǔn)確掌握這一概念，以“不變”應(yīng)“多變”。以橫向協(xié)調(diào)這一概念為例，它可以作名詞解釋如橫向協(xié)調(diào)，可以出現(xiàn)在判斷題中，如橫向協(xié)調(diào)是秘書(shū)協(xié)調(diào)的重點(diǎn)，在各類(lèi)協(xié)調(diào)中所占比例最大�？梢栽谔羁疹}中出現(xiàn)，如____就是同級(jí)組織或不相隸屬組織之間各種關(guān)系的協(xié)調(diào)�？梢栽谕泊痤}如：在新時(shí)期，秘書(shū)人員應(yīng)如何做好橫向協(xié)調(diào)工作?

　　二、各章重點(diǎn)、難點(diǎn)

　　(1)緒論：秘書(shū)學(xué)以及秘書(shū)活動(dòng)的產(chǎn)生時(shí)間；秘書(shū)活動(dòng)的概念、基本要素、重要特征；秘書(shū)技術(shù)的內(nèi)容；秘書(shū)學(xué)與文書(shū)學(xué)、行政學(xué)的關(guān)系；秘書(shū)學(xué)的學(xué)科性質(zhì)及其特征。

　　(2)第一章：秘書(shū)活動(dòng)產(chǎn)生的條件、標(biāo)志。

　　(3)第二章：秘書(shū)的概念(包括狹義和廣義)、類(lèi)型、層次。

　　(4)第三章：秘書(shū)工作的概念(包括狹義和廣義)；秘書(shū)工作的作用、原則；常規(guī)性秘書(shū)工作的范圍；新時(shí)期秘書(shū)工作在工作方式、管理模式上的發(fā)展。

　　(5)第四章：秘書(shū)機(jī)構(gòu)的概念、作用、組織模式、布局方式；秘書(shū)機(jī)構(gòu)由于其在機(jī)關(guān)的特殊地位和輔助性質(zhì)而具有的特點(diǎn)。

　　(6)第五章：秘書(shū)職能的概念；秘書(shū)職能的基本職能和一般職能的內(nèi)容；決策以及輔助決策的概念；輔助決策的意義、原則；現(xiàn)代管理的主要職能；協(xié)助管理的特點(diǎn)、原則；督查的由來(lái)、方法；溝通信息的作用、特征、原則。

　　(7)第六章：秘書(shū)協(xié)調(diào)的基本要素、意義；秘書(shū)協(xié)調(diào)范圍的三個(gè)方面及其各自的特點(diǎn)；協(xié)調(diào)的基本方法；國(guó)家秘密的定義和等級(jí)的劃分；保密的特點(diǎn)；保密工作的意義；文件保密的內(nèi)容。

　　(8)第七章：秘書(shū)職業(yè)道德規(guī)范的內(nèi)容；秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的層次構(gòu)成；秘書(shū)應(yīng)具備的基本能力；秘書(shū)辦事能力的內(nèi)容；優(yōu)秀秘書(shū)的心理品質(zhì)；現(xiàn)代意義上健康的涵義。

　　(9)第八章：調(diào)查方法的種類(lèi)及其各自的特點(diǎn)；研究方法中的比較方法和類(lèi)比方法；參課方法的種類(lèi)；秘書(shū)工作常規(guī)方法的種類(lèi)及其各自的概念、特點(diǎn)。

　　(10)第九章：文書(shū)管理的基本原則；秘書(shū)文書(shū)撰寫(xiě)的總體特征；文書(shū)撰寫(xiě)微觀過(guò)程的三個(gè)階段及其各自的環(huán)節(jié)。

　　(11)第十章：會(huì)議的概念；會(huì)議組織的功能及其兩重性；合間調(diào)度的涵義；會(huì)風(fēng)改進(jìn)的途徑。

　　(12)第十一章：商務(wù)談判的概念、基本要素、特點(diǎn)。

　　(13)第十二章：信訪工作的概念、要素；信訪工作的意義、原則；交辦制度、回告制度的涵義。

　　(14)第十三章：接待活動(dòng)的要素；接待工作的要求；交談的禮儀要求。

　　(15)第十四章：事務(wù)與政務(wù)的區(qū)別和聯(lián)系；事務(wù)處理的特點(diǎn)。

　　(16)第十五章：領(lǐng)導(dǎo)者事務(wù)活動(dòng)的含義和特點(diǎn)。

　　(17)第十六章：黨政秘書(shū)工作的含義(包括廣義和狹義)、特點(diǎn)。

　　(18)第十七章：企業(yè)秘書(shū)工作的合義、特點(diǎn)。

　　(19)第十八章：涉外秘書(shū)工作的合義(包括廣義和狹義)；涉外秘書(shū)職業(yè)道德規(guī)范的內(nèi)容。

　　(20)第十九章：私人秘書(shū)、私人秘書(shū)工作的概念。

　　(21)第二十章：我國(guó)秘書(shū)職業(yè)化的顯著標(biāo)志；現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)的主要特征。

　　(作者單位：南昌大學(xué)中文系)