淺析大型醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)如何實現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)的計算機(jī)管理（下）

　　現(xiàn)在，我們討論建立了公司財務(wù)、業(yè)務(wù)、倉儲整體管理一體化后的理想模式下的業(yè)務(wù)流程，兼顧考慮公司對于辦事處的管理。首先建立系統(tǒng)，設(shè)計關(guān)鍵數(shù)據(jù)庫，然后分析具體業(yè)務(wù)處理流程。

　　一、銷售管理系統(tǒng)應(yīng)該具備如下子系統(tǒng)和關(guān)鍵數(shù)據(jù)庫：

　　1、銷售業(yè)務(wù)處理子系統(tǒng)：主要運用于反應(yīng)銷售業(yè)務(wù)運作。建立銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫，包含計劃表號、計劃表日期、商品名稱、數(shù)量、單價、客戶、辦事處、業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)主管簽章、公司領(lǐng)導(dǎo)簽章、出庫日期、出庫單號碼、發(fā)運日期、發(fā)運方式、運輸單號、發(fā)票日期、發(fā)票編號、收到貨款日期、財務(wù)入帳日期、憑證號碼等字段。

　　2、倉庫管理系統(tǒng)：倉庫人員用來登記商品出入庫信息。關(guān)鍵數(shù)據(jù)庫是倉庫流水帳數(shù)據(jù)庫，字段名包括：計劃表號、商品名稱、數(shù)量、單價、金額、進(jìn)出庫類型、進(jìn)出庫時間、進(jìn)出庫單據(jù)號碼、財務(wù)入帳時間、憑證號碼等。

　　3、應(yīng)收帳款子系統(tǒng)：用來反應(yīng)應(yīng)收帳款的增加和減少。字段名稱有：計劃表號、商品名稱、數(shù)量、單價、金額、客戶、發(fā)票編號、應(yīng)收帳款增加入帳日期、應(yīng)收帳款增加入帳憑證號碼、應(yīng)收帳款減少入帳日期、應(yīng)收帳款減少入帳憑證號碼等。其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)從銷售業(yè)務(wù)處理子系統(tǒng)中轉(zhuǎn)入，由財務(wù)人員具體控制。

　　4、現(xiàn)金管理子系統(tǒng)：主要是財務(wù)部門出納人員用來登記現(xiàn)金和銀行存款的流水帳。關(guān)鍵字段：現(xiàn)金收支日期、現(xiàn)金收支類型、收支方式、結(jié)算號碼、收到金額、支付金額、財務(wù)入帳日期、財務(wù)入帳憑證號碼等。

　　5、財務(wù)系統(tǒng)：用于滿足財務(wù)部門核算，生成一系列帳證表的要求。主要數(shù)據(jù)庫憑證庫字段有：會計年度、會計期間、憑證號碼、摘要、會計科目、借方金額、貸方金額、制單人、復(fù)核人、核準(zhǔn)人等。

　　以上前四個系統(tǒng)明細(xì)反應(yīng)了銷售業(yè)務(wù)涉及的票流、物流、款流，分別通過財務(wù)入帳日期、憑證號等關(guān)鍵字段與財務(wù)系統(tǒng)建立聯(lián)系。財務(wù)系統(tǒng)帳戶的設(shè)置可以相對簡化，對銷售業(yè)務(wù)做概況和總體的反應(yīng)，不必也無需再下設(shè)數(shù)量金額明細(xì)帳、客戶明細(xì)帳、辦事處明細(xì)帳等。當(dāng)然，以上每個子系統(tǒng)作為相對獨立的完整模塊，除增加減少系統(tǒng)數(shù)據(jù)外，還必需具備基本的查詢、修改、打印等功能，因其不是本文討論的重點，不再展開論述。

　　二、計算機(jī)管理方式下的業(yè)務(wù)流程

　　1、公司本部收到辦事處傳真的銷售合同后在系統(tǒng)內(nèi)填制“藥品發(fā)運開票計劃表”，填寫銷售單位、藥品名稱、數(shù)量、單價、金額、辦事處、業(yè)務(wù)員等有關(guān)信息，作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)入口。

　　2、業(yè)務(wù)部門主管通過查詢得知產(chǎn)生的銷售業(yè)務(wù)后，以在類似于“銷售主管簽章”的字段填入表示批準(zhǔn)的記錄后，傳入下一步公司領(lǐng)導(dǎo)審核。同樣地，公司領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中做類似的處理，銷售業(yè)務(wù)成立，可以出庫發(fā)運。

　　3、倉庫部門對于經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)主管批準(zhǔn)的銷售業(yè)務(wù)辦理出庫，并在“藥品發(fā)運開票計劃表”上填寫有關(guān)出庫單號，出庫日期等信息。經(jīng)過這樣標(biāo)注的記錄表示已經(jīng)出庫，同時該記錄有關(guān)信息傳入倉庫流水帳數(shù)據(jù)庫。

　　4、儲運部門辦理了藥品發(fā)運的實際工作后，在計劃表上填寫有關(guān)發(fā)運的信息，如發(fā)運日期，運輸方式、運輸單號等。

　　5、當(dāng)計劃表中的記錄包含了批準(zhǔn)、出庫、發(fā)運的資料后，業(yè)務(wù)部門據(jù)以開具銷售發(fā)票，填寫開票日期、發(fā)票編號等資料。在關(guān)系信息傳遞到財務(wù)部門的同時，打印出發(fā)票，將該發(fā)票銷貨方記帳聯(lián)也交付財務(wù)部門的記帳人員，作為入帳的原始憑證。

　　6、財務(wù)部門作為現(xiàn)金(現(xiàn)金和銀行存款等)的流入流出部門，每收支一筆金額，由出納在現(xiàn)金管理子系統(tǒng)登記收支日期、收支金額、票據(jù)類型、票據(jù)號碼、收付單位等資料后，交給記帳人員，作為入帳的原始憑證。至此，財務(wù)部門的會計收到了用來編制銷售類業(yè)務(wù)憑證的原始票據(jù)。

　　這時，我們注意到，在發(fā)票和收款金額兩者之間存在的對應(yīng)關(guān)系可以分成以下幾種：

　　(1)、當(dāng)期發(fā)票對應(yīng)當(dāng)期金額，即錢貨兩清。會計分錄為：借：現(xiàn)金(或銀行存款)；貸：商品銷售收入。

　　(2)、當(dāng)期發(fā)票尚未收到對應(yīng)貨款。會計分錄為：借：應(yīng)收帳款；貸：商品銷售收入。

　　(3)、當(dāng)期發(fā)票對應(yīng)已經(jīng)作為預(yù)收款入帳的以前會計期間的收款。會計分錄為：借：預(yù)收帳款；貸：商品銷售收入。

　　(4)、當(dāng)期貨款尚未開票，即預(yù)收款。分錄為：借：現(xiàn)金(或銀行存款)；貸：預(yù)收貨款。

　　(5)、當(dāng)期貨款用來支付以前會計期間已經(jīng)開票尚未收款的銷售業(yè)務(wù)，即作為應(yīng)收帳款的沖銷。分錄為：借：現(xiàn)金；貸：應(yīng)收帳款。

　　7、對于以上五種情況，會計人員處理如下：

　　(1)、對于錢貨兩清的業(yè)務(wù)，借方數(shù)據(jù)現(xiàn)金（或銀行存款）直接從現(xiàn)金管理子系統(tǒng)引入，貸方銷售收入數(shù)據(jù)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)入，即不需要一一登錄借貸方明細(xì)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)按照業(yè)務(wù)類型自動生成記帳憑證。同時，在現(xiàn)金管理系統(tǒng)，修改對應(yīng)的記錄，添加該筆數(shù)據(jù)的入帳日期、憑證號等信息；在業(yè)務(wù)系統(tǒng)，修改對應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，添加該筆業(yè)務(wù)的入帳日期、憑證號等數(shù)據(jù)。

　　（2）、對于收到發(fā)票而未收貨款的業(yè)務(wù)，財務(wù)人員將業(yè)務(wù)系統(tǒng)銷售收據(jù)轉(zhuǎn)入貸方：商品銷售收入，借方登記：應(yīng)收帳款；同時，有關(guān)銷售資料被添加到應(yīng)收帳款模塊中。此種處理對于現(xiàn)金管理系統(tǒng)不產(chǎn)生影響。

　�。�3）、對于收到發(fā)票而前期已經(jīng)收到貨款的情況。財務(wù)人員的借：預(yù)收帳款；貸：商品銷售收入的會計處理，對于現(xiàn)金管理和業(yè)務(wù)系統(tǒng)同時產(chǎn)生影響：在現(xiàn)金管理系統(tǒng)，填寫對應(yīng)業(yè)務(wù)的“沖減預(yù)收記帳日期”和“沖減預(yù)收憑證號”信息；同時將該條記錄的入帳日期（即實際收到該筆金額的日期）記入業(yè)務(wù)系統(tǒng)相應(yīng)業(yè)務(wù)的回款日期，并將財務(wù)憑證庫的記帳日期、憑證號碼資料登錄入收款入帳日期和收款入帳憑證號字段中。

　�。�4）、只收到現(xiàn)金而未開出發(fā)票的處理正好相對。財務(wù)人員接收從現(xiàn)金管理系統(tǒng)傳入的收款資料，借記：現(xiàn)金（銀行存款）；貸記：預(yù)收帳款。同時，現(xiàn)金管理數(shù)據(jù)庫中增加預(yù)收帳款入帳日期及憑證號等的資料。

　�。�5）、對于當(dāng)期貨款作為應(yīng)收帳款的沖銷的業(yè)務(wù)，財務(wù)記帳：借：現(xiàn)金；貸：應(yīng)收帳款。