淺析大型醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)管理（上）

　
　　工作幾年以來，終于完成了自學(xué)考試會(huì)計(jì)本科段的全部考試，平均分也有75分，要是論文成績達(dá)到良好，拿學(xué)位應(yīng)該不會(huì)有太大障礙。

　　我的論文方向是商業(yè)企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)管理，論文題目是《大型醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)如何實(shí)現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)管理》，給指導(dǎo)老師寄了初稿，被批評(píng)了一大通，同時(shí)自己也苦于無資料可查和沒有寫論文的經(jīng)驗(yàn)，不知如何改進(jìn)？

　　9月份論文正式稿必需完成，我只有求教諸位網(wǎng)上高手，不吝賜教。

　　伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)日益廣泛和深入的應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化的概念也早已經(jīng)不僅僅限于甩帳，即使用一套財(cái)務(wù)軟件代替原來的手工記帳，在對(duì)于系統(tǒng)進(jìn)行了適當(dāng)?shù)脑O(shè)置后，一旦登入憑證資料，執(zhí)行審核和記帳的功能后，將自動(dòng)產(chǎn)生需要的各種總帳、明細(xì)帳。計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)硬件和軟件的更新和升級(jí)及管理工作在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域地位的日益提高，是兩個(gè)不斷前進(jìn)著的車輪，在各自發(fā)展的進(jìn)程中，又彼此促進(jìn)和推動(dòng)著，將會(huì)計(jì)電算化推向一個(gè)新的高度。

　　回顧五年之內(nèi)財(cái)務(wù)軟件在國內(nèi)運(yùn)用情況，我們可以得出這樣的結(jié)論：95年是實(shí)行手工記帳向計(jì)算機(jī)記帳的轉(zhuǎn)變的一年，主要解決的問題是甩帳；96年中大多數(shù)企業(yè)使用網(wǎng)絡(luò)版WINDOWS操作平臺(tái)下的財(cái)務(wù)軟件取代單用戶版DOS支持的財(cái)務(wù)軟件，使一套軟件可以同時(shí)被多個(gè)用戶使用，并提高了系統(tǒng)運(yùn)行的速度和穩(wěn)定性；97年后，人們強(qiáng)調(diào)的是財(cái)務(wù)軟件的管理功能，除了帳務(wù)系統(tǒng)之外，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營的業(yè)務(wù)活動(dòng)也必需納入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的全局管理，建立包括財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、采購、銷售、倉儲(chǔ)等在內(nèi)的子系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)之間共享數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)無縫連接，對(duì)于企業(yè)整體生產(chǎn)經(jīng)營運(yùn)作實(shí)現(xiàn)整體管理的要求被提上議事日程；98年國內(nèi)南北兩大財(cái)務(wù)軟件公司，北京用友和深圳金蝶分別推出了自己的決策支持型管理軟件ERP 和 K3 ，標(biāo)志著國內(nèi)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化水平更進(jìn)一步的提高。

　　作為制造商和消費(fèi)者最活躍的社會(huì)行業(yè)：商品流通行業(yè)，是計(jì)算機(jī)應(yīng)用的四大領(lǐng)域之一(科學(xué)、軍事、金融、商業(yè))。據(jù)統(tǒng)計(jì)在美國大約60%的微機(jī)是用于商業(yè)，可見計(jì)算機(jī)管理對(duì)商業(yè)企業(yè)管理的重要意義。商業(yè)的主要職能是將生產(chǎn)廠家制造的產(chǎn)品，快速準(zhǔn)確地發(fā)送到各種需求用戶的手中，即銷售。銷售業(yè)務(wù)是商業(yè)企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，所以對(duì)于銷售業(yè)務(wù)的核算和管理也理所當(dāng)然地成為商業(yè)企業(yè)實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的重點(diǎn)。本文主要討論作為商品批發(fā)行業(yè)之一的大型醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)，如何實(shí)現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)管理。

　 銷售業(yè)務(wù)工作流程及管理需求

　　一、現(xiàn)代大型醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)經(jīng)營特點(diǎn)

　　我們注意到，越來越多的醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)采取了這樣的經(jīng)營策略，即在不同的銷售區(qū)域按照地區(qū)、產(chǎn)品等建立幾個(gè)到幾十個(gè)銷售機(jī)構(gòu)，稱辦事處（或分公司，以下稱辦事處），這些辦事處組成了公司的營銷網(wǎng)絡(luò)，具體展開銷售業(yè)務(wù)。同時(shí)，這些派駐機(jī)構(gòu)往往不是獨(dú)立法人，不實(shí)行獨(dú)立核算。這樣，所有的銷售核算工作全部集中于公司總部，由此形成大型醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)銷售管理兩大特征：其一核算的繁瑣性。公司總部集中了全部銷售業(yè)務(wù)的核算，同時(shí)定期向辦事處撥付各種費(fèi)用，如辦公費(fèi)、工資、房租等，這些都增加了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)部門的工作量；其二是管理的復(fù)雜性。為了達(dá)到提高銷售額的目的，公司往往會(huì)制定不同的促銷政策，如給客戶不同比例的價(jià)格數(shù)量折扣，按照辦事處銷售業(yè)績發(fā)放獎(jiǎng)金等。一系列獎(jiǎng)懲考評(píng)體系的建立和執(zhí)行集中體現(xiàn)著公司經(jīng)營管理的政策，有賴于財(cái)務(wù)系統(tǒng)核算過去、評(píng)價(jià)現(xiàn)在和預(yù)測未來，為公司正確的決策提供支持。同時(shí)，必須加強(qiáng)公司總部對(duì)辦事處的監(jiān)督和審計(jì)，保障公司管理政策的順利執(zhí)行。

　　二、銷售業(yè)務(wù)流程
　　以下具體介紹銷售業(yè)務(wù)流程，鑒于商業(yè)企業(yè)的一切進(jìn)、銷、存業(yè)務(wù)最終均反映為票流、物流、款流，我們從這三方面著手介紹：

　�。ㄒ唬�、票流和物流
　　1、辦事處業(yè)務(wù)員與客戶簽定銷貨合同，辦事處將合同電傳回公司業(yè)務(wù)部門，由專職人員對(duì)銷貨合同的主要條款進(jìn)行形式上和內(nèi)容上的審查。

　　2、 業(yè)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)過審核的銷貨合同，填制“藥品發(fā)運(yùn)開票計(jì)劃表”（以下稱計(jì)劃表）。計(jì)劃表同銷貨合同傳真件一起，交業(yè)務(wù)主管審核簽字、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽章，然后將銷貨合同裝訂備查，將計(jì)劃表作為藥品出庫發(fā)運(yùn)的憑據(jù)，交儲(chǔ)運(yùn)部門。

　　3、 儲(chǔ)運(yùn)部門持計(jì)劃表，至倉庫辦理藥品出庫手續(xù)。倉庫辦理藥品出庫的同時(shí)填制藥品出庫單，作為登記倉庫藥品進(jìn)出流水帳的原始憑證。

　　4、 儲(chǔ)運(yùn)部門將出庫的商品通過航空、鐵路、郵電等途徑發(fā)出后，將運(yùn)單號(hào)等發(fā)運(yùn)信息填寫在計(jì)劃表有關(guān)欄目，交還給業(yè)務(wù)部門。

　　5、 業(yè)務(wù)部門憑計(jì)劃表開具銷貨發(fā)票，將銷售方記帳聯(lián)同計(jì)劃表一起交財(cái)務(wù)部門簽收。

　　6、 財(cái)務(wù)部門在計(jì)劃表填寫發(fā)票號(hào)碼和簽收人、簽收日期后，將發(fā)票記帳聯(lián)留下，將計(jì)劃表退回業(yè)務(wù)科存檔。

　　（2） 、款流
　　1、 客戶將貨款支付到公司銀行帳戶上，財(cái)務(wù)部門出納每天在開戶行取回電匯單或銀行進(jìn)帳單等收款單據(jù)。

　　2、 有關(guān)財(cái)務(wù)人員將業(yè)務(wù)科傳來的發(fā)票記帳聯(lián)和開戶行取回的銀行回單進(jìn)行查找，由此產(chǎn)生三種情況：一是錢貨兩清的，二是款到未開票（預(yù)收款），三是已開票未收款（應(yīng)收款）。

　　3、 對(duì)于錢貨兩清的業(yè)務(wù)，會(huì)計(jì)人員在財(cái)務(wù)軟件中登錄借方為“銀行存款”、貸方為“商品銷售收入”的會(huì)計(jì)分錄，銀行帳按銀行戶別記到二級(jí)明細(xì)，收入帳按品名設(shè)二級(jí)明細(xì)，并且下設(shè)部門、數(shù)量金額輔助類三級(jí)帳。

　　4、 對(duì)于款和貨之間有一方不清的，于當(dāng)前會(huì)計(jì)期間末之前將其入帳。預(yù)收款的分錄是：借記“銀行存款”，貸記預(yù)收帳款；應(yīng)收款的會(huì)計(jì)處理是借記“應(yīng)收帳款”，按照部門，客戶登記二級(jí)帳，貸記商品銷售收入及其品名二級(jí)帳、數(shù)量金額和部門輔助帳。

　　5、 查明收到的銀行單據(jù)為收回以前會(huì)計(jì)期間的應(yīng)收帳款的，做相應(yīng)分錄結(jié)平該債權(quán)。借記“銀行存款”，貸記“應(yīng)收帳款”及其片區(qū)、部門、客戶、業(yè)務(wù)編號(hào)（發(fā)票號(hào)碼）。

　　6、 查明開出發(fā)票之前公司已經(jīng)收到該筆業(yè)務(wù)貨款，即是有預(yù)收款的，其會(huì)計(jì)處理如下：借記預(yù)收帳款，貸記“商品銷售收入”及其品名、數(shù)量金額、辦事處等明細(xì)帳。

　　在手工操作或者單單實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)記帳電算化或者財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)各自使用一套系統(tǒng)而沒有實(shí)現(xiàn)將財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)納入整體計(jì)算機(jī)管理的模式下，這種運(yùn)作方式下的缺點(diǎn)是顯而易見的：第一、表現(xiàn)為重復(fù)勞動(dòng)。業(yè)務(wù)部門和倉儲(chǔ)部門是票流和物流的數(shù)據(jù)入口，當(dāng)有關(guān)財(cái)務(wù)據(jù)以制單記帳的原始憑證，如銷貨發(fā)票，銀行電匯單等傳遞到財(cái)務(wù)部門時(shí)，有關(guān)銷售品名、數(shù)量、金額、辦事處、客戶等的詳細(xì)資料早已反應(yīng)在業(yè)務(wù)部門有關(guān)數(shù)據(jù)資料中；在財(cái)務(wù)部門同時(shí)設(shè)立復(fù)雜的品名、數(shù)量金額、辦事處、客戶等明細(xì)帳，詳細(xì)核算有關(guān)銷售、應(yīng)收、預(yù)收等的數(shù)據(jù)時(shí)，其工作的重復(fù)是顯而易見的。在公司的管理提出財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、倉庫等有關(guān)部門的相關(guān)數(shù)據(jù)必需核對(duì)無誤的要求時(shí)，更增加了數(shù)據(jù)核對(duì)的工作量；第二、表現(xiàn)為控制不力。當(dāng)公司的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、倉儲(chǔ)部門每天忙于數(shù)據(jù)核算和勾稽時(shí)，是無暇顧及銷售分析、銷售預(yù)測等管理職能的。更何況，我們建立的原型是一個(gè)有幾十個(gè)辦事處的大型批發(fā)企業(yè)，對(duì)辦事處的考核和管理是工作的另外一個(gè)重點(diǎn)。這不僅是一個(gè)核算問題，核算出每個(gè)辦事處的銷售業(yè)績，發(fā)放應(yīng)得的獎(jiǎng)金，更體現(xiàn)了一個(gè)管理問題：公司獎(jiǎng)懲考評(píng)體系具體體現(xiàn)了公司的銷售導(dǎo)向，辦事處的銷售業(yè)績也為公司制定符合銷售政策提供參考；辦事處與公司之間發(fā)生各項(xiàng)費(fèi)用的收付，公司有必要對(duì)辦事處各項(xiàng)費(fèi)用收支進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)。