內(nèi)部控制手段類指引
控制手段類應(yīng)用指引偏重于“工具”性質(zhì)，往往涉及企業(yè)整體業(yè)務(wù)或管理。控制手段類應(yīng)用指引包括《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》第15號(hào)至第18號(hào)，內(nèi)容依次為全面預(yù)算、合同管理、內(nèi)部信息傳遞和信息系統(tǒng)等四個(gè)指引。應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注全面預(yù)算和信息系統(tǒng)。
(一)全面預(yù)算
全面預(yù)算作為一種全方位、全過(guò)程、全員參與編制與實(shí)施的預(yù)算管理模式，通過(guò)將企業(yè)的資金流與實(shí)物流、信息流相整合優(yōu)化了企業(yè)的資源配置，提高了資金的使用效率。然而，企業(yè)要想使全面預(yù)算管理達(dá)到預(yù)期的效果，必須要特別關(guān)注和防范預(yù)算管理中的風(fēng)險(xiǎn)。
1.實(shí)行全面預(yù)算管理需關(guān)注的主要風(fēng)險(xiǎn)
(1)不編制預(yù)算或預(yù)算不健全，可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)缺乏約束或盲目發(fā)展。
(2)預(yù)算目標(biāo)不合理、編制不科學(xué)，可能導(dǎo)致企業(yè)資源浪費(fèi)或發(fā)展目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。
(3)預(yù)算缺乏剛性、執(zhí)行不力、考核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致預(yù)算管理流于形式。
2.內(nèi)部控制要求與措施
企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立預(yù)算管理委員會(huì)履行全面預(yù)算管理職責(zé)，其成員由企業(yè)負(fù)責(zé)人及內(nèi)部相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。
預(yù)算管理委員會(huì)主要負(fù)責(zé)擬定預(yù)算目標(biāo)和預(yù)算政策，制定預(yù)算管理的具體措施和辦法，組織編制、平衡預(yù)算草案，下達(dá)經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算，協(xié)調(diào)解決預(yù)算編制和執(zhí)行中的問(wèn)題，考核預(yù)算執(zhí)行情況，督促完成預(yù)算目標(biāo)。
預(yù)算管理委員會(huì)下設(shè)預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu)，由其履行日常管理職責(zé)。預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu)一般設(shè)在財(cái)會(huì)部門。
總會(huì)計(jì)師或分管會(huì)計(jì)工作的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)協(xié)助企業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)企業(yè)全面預(yù)算管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。
(1)預(yù)算編制
�、倨髽I(yè)應(yīng)當(dāng)建立和完善預(yù)算編制工作制度，明確編制依據(jù)、編制程序、編制方法等內(nèi)容，確保預(yù)算編制依據(jù)合理、程序適當(dāng)、方法科學(xué)，避免預(yù)算指標(biāo)過(guò)高或過(guò)低。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在預(yù)算年度開始前完成全面預(yù)算草案的編制工作。
�、谄髽I(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，綜合考慮預(yù)算期內(nèi)經(jīng)濟(jì)政策、市場(chǎng)環(huán)境等因素，按照上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總的程序，編制年度全面預(yù)算。
�、燮髽I(yè)預(yù)算管理委員會(huì)應(yīng)當(dāng)對(duì)預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu)在綜合平衡基礎(chǔ)上提交的預(yù)算方案進(jìn)行研究論證，從企業(yè)發(fā)展全局角度提出建議，形成全面預(yù)算草案，并提交董事會(huì)。
④企業(yè)董事會(huì)審核全面預(yù)算草案，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注預(yù)算科學(xué)性和可行性，確保全面預(yù)算與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃相協(xié)調(diào)。企業(yè)全面預(yù)算應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)章程的規(guī)定報(bào)經(jīng)審議批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，應(yīng)當(dāng)以文件形式下達(dá)執(zhí)行。
(2)預(yù)算執(zhí)行
�、倨髽I(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)預(yù)算執(zhí)行的管理，明確預(yù)算指標(biāo)分解方式、預(yù)算執(zhí)行審批權(quán)限和要求、預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告等，落實(shí)預(yù)算執(zhí)行責(zé)任制，確保預(yù)算剛性，嚴(yán)格預(yù)算執(zhí)行。
�、谄髽I(yè)全面預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)下達(dá)，各預(yù)算執(zhí)行單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)真組織實(shí)施，將預(yù)算指標(biāo)層層分解，從橫向和縱向落實(shí)到內(nèi)部各部門、各環(huán)節(jié)和各崗位，形成全方位的預(yù)算執(zhí)行責(zé)任體系。
�、燮髽I(yè)預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與各預(yù)算執(zhí)行單位的溝通，運(yùn)用財(cái)務(wù)信息和其他相關(guān)資料監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，采用恰當(dāng)方式及時(shí)向決策機(jī)構(gòu)和各預(yù)算執(zhí)行單位報(bào)告、反饋預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、執(zhí)行差異及其對(duì)預(yù)算目標(biāo)的影響，促進(jìn)企業(yè)全面預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
�、芷髽I(yè)預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu)和各預(yù)算執(zhí)行單位應(yīng)當(dāng)建立預(yù)算執(zhí)行情況分析制度，定期召開預(yù)算執(zhí)行分析會(huì)議，通報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況，研究、解決預(yù)算執(zhí)行中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施。
�、萜髽I(yè)批準(zhǔn)下達(dá)的預(yù)算應(yīng)當(dāng)保持穩(wěn)定，不得隨意調(diào)整。由于市場(chǎng)環(huán)境、國(guó)家政策或不可抗力等客觀因素，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行發(fā)生重大差異確需調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)當(dāng)履行嚴(yán)格的審批程序。
(3)預(yù)算考核
�、倨髽I(yè)應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的預(yù)算執(zhí)行考核制度，對(duì)各預(yù)算執(zhí)行單位和個(gè)人進(jìn)行考核，切實(shí)做到有獎(jiǎng)有懲、獎(jiǎng)懲分明。
�、谄髽I(yè)預(yù)算管理委員會(huì)應(yīng)當(dāng)定期組織預(yù)算執(zhí)行情況考核。必要時(shí)，實(shí)行預(yù)算執(zhí)行情況內(nèi)部審計(jì)制度。
�、燮髽I(yè)預(yù)算執(zhí)行情況考核工作，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持公開、公平、公正的原則，考核過(guò)程及結(jié)果應(yīng)有完整的記錄。
(二)合同管理
1.合同管理需關(guān)注的主要風(fēng)險(xiǎn)
(1)如果企業(yè)未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同、合同對(duì)方主體資格未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。
(2)如果合同未全面履行或監(jiān)控不當(dāng)，有可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗，經(jīng)濟(jì)利益受損。
(3)如果合同糾紛處理不當(dāng)，則會(huì)損害企業(yè)利益、信譽(yù)和形象。
2.內(nèi)部控制要求與措施
(1)企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時(shí)結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專業(yè)人員參與相關(guān)工作;談判過(guò)程中的重要事項(xiàng)和參與談判人員的主要意見，應(yīng)當(dāng)予以紀(jì)錄并妥善保存。
(2)企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對(duì)方當(dāng)事人簽署合同。正式對(duì)外訂立的合同，應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。屬于上級(jí)管理權(quán)限的合同，下級(jí)單位不得簽署。
(3)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得以任何形式泄漏合同訂立與履行過(guò)程中涉及的商業(yè)機(jī)密或國(guó)家機(jī)密。
(4)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同履行情況評(píng)估制度，至少于每年年末對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估，對(duì)分析評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的不足或問(wèn)題應(yīng)及時(shí)加以改進(jìn)。
教材需要注意的地方：
1.企業(yè)對(duì)外發(fā)生經(jīng)濟(jì)行為，除即時(shí)結(jié)清方式外，應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。合同訂立前，應(yīng)當(dāng)充分了解合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等有關(guān)內(nèi)容，確保對(duì)方當(dāng)事人具備履約能力。
2.合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門起草、法律部門審核。重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當(dāng)由法律部門參與起草。
3.正式對(duì)外訂立的合同， 應(yīng)當(dāng)由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書。
(三)內(nèi)部信息傳遞
內(nèi)部信息傳遞是指企業(yè)內(nèi)部各管理層級(jí)之間通過(guò)內(nèi)部報(bào)告形式傳遞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理信息的過(guò)程。
1.內(nèi)部信息傳遞需關(guān)注的主要風(fēng)險(xiǎn)
(1)內(nèi)部報(bào)告系統(tǒng)缺失、功能不健全、內(nèi)容不完整，可能影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有序運(yùn)行。
(2)內(nèi)部信息傳遞不通暢、不及時(shí)，可能導(dǎo)致決策失誤、相關(guān)政策措施難以落實(shí)。
(3)內(nèi)部信息傳遞中泄露商業(yè)秘密，可能削弱企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。
2.內(nèi)部控制要求與措施
(1)內(nèi)部報(bào)告的形成。
�、倨髽I(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)控制和業(yè)績(jī)考核要求，科學(xué)規(guī)范不同級(jí)次內(nèi)部報(bào)告的指標(biāo)體系，采用經(jīng)營(yíng)快報(bào)等多種形式，全面反映與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的各種內(nèi)外部信息。內(nèi)部報(bào)告指標(biāo)體系的設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)與全面預(yù)算管理相結(jié)合，并隨著環(huán)境和業(yè)務(wù)的變化不斷進(jìn)行修訂和完善。設(shè)計(jì)內(nèi)部報(bào)告指標(biāo)體系時(shí)，應(yīng)當(dāng)關(guān)注企業(yè)成本費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行情況。內(nèi)部報(bào)告應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔明了、通俗易懂、傳遞及時(shí)，便于企業(yè)各管理層級(jí)和全體員工掌握相關(guān)信息，正確履行職責(zé)。
�、谄髽I(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)密的內(nèi)部報(bào)告流程，充分利用信息技術(shù)，強(qiáng)化內(nèi)部報(bào)告信息集成和共享，將內(nèi)部報(bào)告納入企業(yè)統(tǒng)一信息平臺(tái)，構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)部報(bào)告網(wǎng)絡(luò)體系。企業(yè)內(nèi)部各管理層級(jí)均應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)內(nèi)部報(bào)告工作，重要信息應(yīng)及時(shí)上報(bào)。并可以直接報(bào)告高級(jí)管理人員。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部報(bào)告審核制度，確保內(nèi)部報(bào)告信息質(zhì)量。
③企業(yè)應(yīng)當(dāng)關(guān)注市場(chǎng)環(huán)境、政策變化等外部信息對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的影響，廣泛收集、分析、整理外部信息，并通過(guò)內(nèi)部報(bào)告?zhèn)鬟f到企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理層級(jí)。以便采取應(yīng)對(duì)策略。
④企業(yè)應(yīng)當(dāng)拓寬內(nèi)部報(bào)告渠道，通過(guò)落實(shí)獎(jiǎng)勵(lì)措施等多種有效方式，廣泛收集合理化建議。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視和加強(qiáng)反舞弊機(jī)制建設(shè)，通過(guò)設(shè)立員工信箱、投訴熱線等方式，鼓勵(lì)員工及企業(yè)利益相關(guān)方舉報(bào)和投訴企業(yè)內(nèi)部的違法違規(guī)、舞弊和其他有損企業(yè)形象的行為。
(2)內(nèi)部報(bào)告的使用
�、倨髽I(yè)各級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)充分利用內(nèi)部報(bào)告管理和指導(dǎo)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，及時(shí)反映全面預(yù)算執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門和各單位的運(yùn)營(yíng)進(jìn)度，嚴(yán)格績(jī)效考核和責(zé)任追究，確保企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。
②企業(yè)應(yīng)當(dāng)有效利用內(nèi)部報(bào)告進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，準(zhǔn)確識(shí)別和系統(tǒng)分析企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)，確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的有效控制。企業(yè)對(duì)于內(nèi)部報(bào)告反映出的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)解決;涉及突出問(wèn)題和重大風(fēng)險(xiǎn)的，應(yīng)當(dāng)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。
�、燮髽I(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的內(nèi)部報(bào)告保密制度，明確保密內(nèi)容、保密措施、密級(jí)程度和傳遞范圍，防止泄露商業(yè)秘密。
�、芷髽I(yè)應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部報(bào)告的評(píng)估制度，定期對(duì)內(nèi)部報(bào)告的形成和使用進(jìn)行全面評(píng)估， 重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)部報(bào)告的及時(shí)性、安全性和有效性。
(四)信息系統(tǒng)
1.利用信息系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)部控制需關(guān)注的主要風(fēng)險(xiǎn)
(1)信息系統(tǒng)缺乏或規(guī)劃不合理，可能造成信息孤島或重復(fù)建設(shè)，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率低下。
(2)系統(tǒng)開發(fā)不符合內(nèi)部控制要求，授權(quán)管理不當(dāng)，可能導(dǎo)致無(wú)法利用信息技術(shù)實(shí)施有效控制。
(3)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)和安全措施不到位，可能導(dǎo)致信息泄露或毀損，系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行。
2.內(nèi)部控制要求與措施
企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專門機(jī)構(gòu)對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)實(shí)施歸口管理，明確相關(guān)單位的職責(zé)權(quán)限，建立有效工作機(jī)制。企業(yè)可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)從事信息系統(tǒng)的開發(fā)、運(yùn)行和維護(hù)工作。企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)工作負(fù)責(zé)。
(1)信息系統(tǒng)的開發(fā)
①企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)信息系統(tǒng)建設(shè)整體規(guī)劃提出項(xiàng)目建設(shè)方案，按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髮?shí)施。企業(yè)開發(fā)信息系統(tǒng)，可以采取自行開發(fā)、外購(gòu)調(diào)試、業(yè)務(wù)外包等方式。選定外購(gòu)調(diào)試或業(yè)務(wù)外包方式的，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)等形式擇優(yōu)確定供應(yīng)商或開發(fā)單位。
�、谄髽I(yè)在系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)按照不同業(yè)務(wù)的控制要求，通過(guò)信息系統(tǒng)中的權(quán)限管理功能控制用戶的操作權(quán)限，避免將不相容職責(zé)的處理權(quán)限授予同一用戶。
�、燮髽I(yè)信息系統(tǒng)歸口管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)開發(fā)全過(guò)程的跟蹤管理，組織開發(fā)單位與內(nèi)部各單位的日常溝通和協(xié)調(diào)。
�、芷髽I(yè)應(yīng)當(dāng)組織獨(dú)立于開發(fā)單位的專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)開發(fā)完成的信息系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收測(cè)試，確保在功能、性能、控制要求和安全性等方面符合開發(fā)需求。
⑤企業(yè)應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好信息系統(tǒng)上線的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，培訓(xùn)業(yè)務(wù)操作和系統(tǒng)管理人員，制訂科學(xué)的上線計(jì)劃和新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換方案、考慮應(yīng)急預(yù)案，確保新舊系統(tǒng)順利切換和平穩(wěn)銜接。
(2)信息系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)
�、倨髽I(yè)應(yīng)當(dāng)建立信息系統(tǒng)變更管理流程，信息系統(tǒng)變更應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照管理流程進(jìn)行操作。信息系統(tǒng)操作人員不得擅自進(jìn)行系統(tǒng)軟件的刪除、修改等操作;不得擅自升級(jí)、改變系統(tǒng)軟件版本;不得擅自改變軟件系統(tǒng)環(huán)境配置。
�、谄髽I(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、重要性程度、涉密情況等確定信息系統(tǒng)的安全等級(jí)，建立不同等級(jí)信息的授權(quán)使用制度。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立信息系統(tǒng)安全保密和泄密責(zé)任追究制度。
委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)管理的，應(yīng)當(dāng)審查該機(jī)構(gòu)的資質(zhì)，并與其簽訂服務(wù)合同和保密協(xié)議。
企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取安裝安全軟件等措施防范信息系統(tǒng)受到病毒等惡意軟件的感染和破壞。
�、燮髽I(yè)應(yīng)當(dāng)建立用戶管理制度，加強(qiáng)對(duì)重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限管理，定期審閱系統(tǒng)賬號(hào)，避免授權(quán)不當(dāng)或存在非授權(quán)賬號(hào)，禁止不相容職務(wù)用戶賬號(hào)的交叉操作。
�、芷髽I(yè)應(yīng)當(dāng)綜合利用防火墻、路由器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，漏洞掃描、入侵檢測(cè)等軟件技術(shù)以及遠(yuǎn)程訪問(wèn)安全策略等手段，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，防范來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的攻擊和非法侵入。企業(yè)對(duì)于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)纳婷芑蜿P(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)當(dāng)采取加密措施，確保信息傳遞的保密性、準(zhǔn)確性和完整性。
�、萜髽I(yè)應(yīng)當(dāng)建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期備份制度，明確備份范圍、頻度、方法、責(zé)任人、存放地點(diǎn)、有效性檢查等內(nèi)容。
�、奁髽I(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)服務(wù)器等關(guān)鍵信息設(shè)備的管理，建立良好的物理環(huán)境，指定專人負(fù)責(zé)檢查，及時(shí)處理異常情況。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得接觸關(guān)鍵信息設(shè)備。
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