信息處理技術(shù)員：Word操作技巧(1)

　　三、一種類似于圖形軟件方面的選中技巧

　　在Photoshop中，有一個(gè)命令叫“保存選區(qū)”非常好用，在Word中也可以找到類似的方法，這就是書簽。利用書簽“存儲(chǔ)選區(qū)”也是很好的方法，但要注意，他必須是連續(xù)的區(qū)域。

　　方法是：先選中要定義的區(qū)域，插入/書簽，輸入書簽名，定義一個(gè)書簽。使用時(shí)：插入/書簽，找到想選中的書簽，點(diǎn)“定位”就選中了書簽所代表的選擇。這個(gè)功能在后臺(tái)VBA中也很好用，制定特定范本的首選。

　　特例：對(duì)段落進(jìn)行樣式時(shí)，不需要選中段落的，只要把光標(biāo)放到段落中就行了。

　　1、圖表和公式的自動(dòng)編號(hào)

　　在論文中，圖表和公式要求按在章節(jié)中出現(xiàn)的順序分章編號(hào)，例如圖1-1，表2-1，公式 3-4等。在插入或刪除圖、表、公式時(shí)編號(hào)的維護(hù)就成為一個(gè)大問題，比如若在第二章的第一張圖(圖2-1)前插入一張圖，則原來(lái)的圖2-1變?yōu)?2-2，2-2變?yōu)?-3，…，更糟糕的是，文檔中還有很多對(duì)這些編號(hào)的引用，比如“流程圖見圖2-1”。如果圖很多，引用也很多，想象一下，手工修改這些編號(hào)是一件多么費(fèi)勁的事情，而且還容易遺漏!表格和公式存在同樣的問題。

　　能不能讓W(xué)ord對(duì)圖表公式自動(dòng)編號(hào)，在編號(hào)改變時(shí)自動(dòng)更新文檔中的相應(yīng)引用?答案是肯定的!下面以圖的編號(hào)為例說(shuō)明具體的作法。

　　自動(dòng)編號(hào)可以通過Word的“題注”功能來(lái)實(shí)現(xiàn)。按論文格式要求，第一章的圖編號(hào)格式為“圖 1-×”。將圖插入文檔中后，選中新插入的圖，在“插入”菜單選“題注”，新建一個(gè)標(biāo)簽“圖1-”，編號(hào)格式為阿拉伯?dāng)?shù)字(如果不是點(diǎn)擊“編號(hào)”修改)，位置為所選項(xiàng)目下方，單擊“確定”后Word就插入了一個(gè)文本框在圖的下方，并插入卷標(biāo)文字和序號(hào)，此時(shí)可以在序號(hào)后鍵入說(shuō)明，比如“形態(tài)學(xué)膨脹運(yùn)算示例 ”，還可以移動(dòng)文本框的位置，改動(dòng)文字的對(duì)齊方式等。再次插入圖時(shí)題注的添加方法相同，不同的是不用新建標(biāo)簽了，直接選擇就可以了。Word會(huì)自動(dòng)按圖在文文件中出現(xiàn)的順序進(jìn)行編號(hào)。

　　在文檔中引用這些編號(hào)時(shí)，比如“如圖1-1所示”，分兩步做。插入題注之后，選中題注中的文字“圖1-1”，在“插入”菜單選“書簽”，鍵入書簽名，點(diǎn)“添加”。這樣就把題注文字“圖1-1”做成了一個(gè)書簽。在需要引用它的地方，將游標(biāo)放在插入的地方(上例中是“如”字的后面)，在“插入”菜單選“交叉引用”，彈出對(duì)話框中引用類型選“書簽”，“引用內(nèi)容”為“書簽文字”，選擇剛才鍵入的書簽名后點(diǎn)“插入”，Word就將文字“圖1-1”插入到光標(biāo)所在的地方。在其它地方需要再次引用時(shí)直接插入相應(yīng)書簽的交叉引用就可以了，不用再做書簽。

　　至此我們就實(shí)現(xiàn)了圖的編號(hào)的自動(dòng)維護(hù)，當(dāng)在第一張圖前再插入一張圖后，Word會(huì)自動(dòng)把第一張圖的題注“圖1-1”改為“圖1-2”，文檔中的“圖1-1”也會(huì)自動(dòng)變?yōu)椤皥D1-2”。

　　表格編號(hào)的作法與圖相同，唯一不同的是表格的題注在表格上方，且要求左對(duì)齊。

　　公式的編號(hào)略有不同，插入公式后，將公式單獨(dú)放在一個(gè)段落，版式為“嵌入式”(Word默認(rèn))，游標(biāo)放在公式之后，不要(注意是“不要”)選中公式，在“插入”菜單選“題注”，由于沒有選中項(xiàng)目，所以“位置”一項(xiàng)為灰色，新建標(biāo)簽“公式 1-”，點(diǎn)擊“插入”，Word就將卷標(biāo)文字和自動(dòng)產(chǎn)生的序號(hào)插入到光標(biāo)所在位置。在文檔中引用公式編號(hào)的方法與圖相同，此處不在贅述。公式的編號(hào)要求在右邊行末，具體的方法在“制表位的使用”一節(jié)詳細(xì)說(shuō)明。

　　這里順便說(shuō)一下，交叉引用、書簽和題注都是Word的域。域是文檔中可能發(fā)生變化的內(nèi)容，Word使用域來(lái)進(jìn)行文檔自動(dòng)化。多個(gè)域的聯(lián)合使用可以實(shí)現(xiàn)更復(fù)雜的功能，各個(gè)域的具體使用方法請(qǐng)參考Word的幫助。注：

　　1)題注中新建標(biāo)簽時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)在卷標(biāo)文字和序號(hào)之間加一個(gè)空格，看起來(lái)不那么舒服，可以在插入題注后將空格刪除，然后再將文字做成書簽。

　　2)書簽名最好用圖(表、公式)的說(shuō)明文字，盡量做到見名知“圖”。

　　3)圖(表、公式)的編號(hào)改變時(shí)，文檔中的引用有時(shí)不會(huì)自動(dòng)更新，可以鼠標(biāo)右擊引用文字，在彈出的菜單中選“更新域”。關(guān)閉文檔再打開Word會(huì)更新所有的域。

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