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第四節(jié) 職位說明書

　　職位說明書的概念：

　　工作分析的成果文件之一是職位說明書，它又稱崗位說明書或者工作說明書，它是以標(biāo)準(zhǔn)的格式對(duì)職位的工作及任職者的資格條件進(jìn)行規(guī)范化描述的文件。

　　職位說明書的內(nèi)容：

　　職位說明書包括兩個(gè)部分，即工作描述和工作規(guī)范(又稱為任職資格)。

　　(一)工作描述

　　工作描述是對(duì)職位本身的內(nèi)涵和外延加以規(guī)范的描述性文件。包含如下內(nèi)容:

　　(1)工作標(biāo)識(shí)，它是關(guān)于職位的基本信息，包括職位基本信息和工作分析基本信息。

　　(2)工作摘要，它是對(duì)工作內(nèi)容的簡(jiǎn)單概括，通常用簡(jiǎn)潔、明確的一句話表述該職位的工作內(nèi)容和存在的價(jià)值，包括該職位的主要職責(zé)、范圍和設(shè)立的目的。它能夠使閱讀者快速方便地了解工作的總體性質(zhì)、中心任務(wù)和工作目標(biāo)，理解該職位的特點(diǎn)并與其他職位相區(qū)分。

　　(3)工作職責(zé)，是指該職位通過一系列什么樣的活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)，并取得什么樣的工作成果。它通常包括:日常工作、上級(jí)分配任務(wù)的質(zhì)量和數(shù)量、與企業(yè)內(nèi)外人員的關(guān)系、對(duì)于經(jīng)營(yíng)記錄和利潤(rùn)等的責(zé)任、與上級(jí)和下級(jí)的權(quán)責(zé)關(guān)系、所要使用的設(shè)備與機(jī)器。

　　(4)工作權(quán)限，是指根據(jù)該職位的工作目標(biāo)與工作職責(zé)，企業(yè)賦予該職位的決策范圍、層級(jí)與控制力度。編寫工作權(quán)限是為了對(duì)職責(zé)的履行進(jìn)行清楚的界定，這有利于明確職責(zé)邊界，防止在工作中產(chǎn)生相互推誘的現(xiàn)象。

　　(5)績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，是在明確界定工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，對(duì)如何衡量每項(xiàng)職責(zé)完成情況的規(guī)定。常見的指標(biāo)包括:銷售額、市場(chǎng)占有率、工作完成的及時(shí)性、設(shè)備利用率、事故率、客戶投訴率等等。

　　(6)工作關(guān)系，包含兩部分內(nèi)容:第一部分是該職位在企業(yè)中的位置，用企業(yè)結(jié)構(gòu)圖來反映;第二部分是該職位任職者在工作過程中與企業(yè)內(nèi)部和外部各單位之間的工作聯(lián)系，包括聯(lián)系的對(duì)象、聯(lián)系的內(nèi)容、聯(lián)系的方式和聯(lián)系的頻次。

　　(7)工作環(huán)境條件，工作環(huán)境界定的是經(jīng)常性工作場(chǎng)所的自然環(huán)境、安全環(huán)境(工作危險(xiǎn)性)和社會(huì)環(huán)境。此外，工作環(huán)境還關(guān)注由于工作本身或工作環(huán)境的特點(diǎn)給任職者帶來的工作壓力，主要包括:工作時(shí)間的波動(dòng)性、出差時(shí)間的百分比、工作負(fù)荷的大小等。

　　(二)工作規(guī)范

　　工作規(guī)范又稱為任職資格，它界定了工作對(duì)任職者的教育程度、資格證書、工作經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)、知識(shí)、工作技能、能力、心理品質(zhì)等方面的要求。當(dāng)它作為招聘甄選的依據(jù)時(shí)，也可以視為任職要求或者雇傭標(biāo)準(zhǔn)。區(qū)別于工作描述是對(duì)職位本身的內(nèi)涵和外延加以規(guī)范，工作規(guī)范是對(duì)人的要求。

　　職位說明書編寫注意事項(xiàng)：

　　在編寫工作描述時(shí)，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn):

　　(1)明確職權(quán)范圍;

　　(2)描述職責(zé)時(shí)，語(yǔ)言應(yīng)盡量具體、簡(jiǎn)明、避免歧義。

　　在編寫工作規(guī)范時(shí)，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn):

　　(1)應(yīng)該制定職位標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范任職者，而不是讓職位適應(yīng)任職者;

　　(2)用語(yǔ)要符合法律條文，嚴(yán)禁種族、宗教、性別、年齡、身體殘疾等方面的歧視;

　　(3)切記工作規(guī)范是對(duì)任職者的要求，而非對(duì)現(xiàn)有職位人員的要求;

　　(4)一般所列出的任職資格是履行工作職責(zé)的最低要求。

　　除此之外，在編寫好職位說明書之后，還應(yīng)該及時(shí)與相關(guān)職位的工作人員以及上下級(jí)溝通，核對(duì)內(nèi)容并進(jìn)行修訂。在應(yīng)用的過程中應(yīng)該遵循動(dòng)態(tài)原則，根據(jù)實(shí)際情況的變化而不斷對(duì)職位說明書進(jìn)行調(diào)整與修訂，始終保證其時(shí)效性。

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