2010會計從業(yè)資格《財經(jīng)法規(guī)》講義：第一章(4)

　　十、會計檔案管理

　　《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》都對會計檔案管理作出了原則性規(guī)定。財政部、國家檔案局于l998年8月發(fā)布的《會計檔案管理辦法》，對會計檔案管理有關(guān)內(nèi)容作出了具體規(guī)定。

　　(一)會計檔案的范圍和種類

　　會計檔案，是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料。各單位的預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

　　會計檔案一般分為：

　　(1)會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等;

　　(2)會計賬簿類：包括總賬、日記賬、明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡片賬、輔助賬等;

　　(3)財務(wù)會計報告類分析材料等：包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)報告及相關(guān)文字;

　　(4)其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表，對賬單，會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

　　(二)會計檔案的歸檔和移交

　　1.各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)由單位會計部門按照歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂。

　　2.當(dāng)年形成的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位會計部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。但不得由單位出納人員擔(dān)任。

　　3.入檔后的單位會計檔案不得隨意拆封。個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會同會計部門和原經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　4.會計檔案原件原則上不得借出，以確保單位檔案的安全和完整，防止丟失。遇有特殊需要，如與單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)，需要查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計憑證，或公檢法等監(jiān)察部門需要查詢與案件有關(guān)的會計資料等，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，在不拆散原卷冊的前提下，可以提供查閱或者復(fù)制件，但必須辦理登記手續(xù)，登記查閱人或復(fù)制人姓名、單位、查閱或復(fù)制檔案的卷號和內(nèi)容等，并由提供人員和收取人員簽章。

　　(三)會計檔案的保管期限

　　會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年五種。《會計檔案管理辦法》規(guī)定會計檔案的保管期限是從會計年度終了后的第一天算起。

　　(四)會計檔案的銷毀

　　銷毀的基本程序和要求是：

　　1.編造會計檔案銷毀清冊。

　　會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案部門提出意見，會同會計部門共同進(jìn)行審查和鑒定，并在此基礎(chǔ)上編制會計檔案銷毀清冊。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　2.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

　　會計檔案銷毀前，需要有指定的監(jiān)銷人按照會計檔案銷毀清冊所列的內(nèi)容對所要銷毀的會計檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對。

　　對于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷;對于國家機(jī)關(guān)則應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷;對于財政部門，則由同級審計部門派員監(jiān)銷。會計檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并及時將監(jiān)銷情況向本單位負(fù)責(zé)人報告。

　　3.不得銷毀的會計檔案。

　　對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證(如超過會計檔案保管期限但尚未報廢的固定資產(chǎn)購買憑證等)，不得銷毀，而應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)后方可按規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。

　　正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會計檔案，無論其是否保管期滿，都不得銷毀，必須妥善保管，等到項(xiàng)目辦理竣工決算后按規(guī)定的交接手續(xù)移交給項(xiàng)目的接受單位進(jìn)行妥善保管。

　　【例題•分析題】2008年末，甲公司擬銷毀一批保管期滿的會計檔案，其中有一張未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證可以銷毀。

　　要求：甲公司會計人員是否能將該批保管期滿的會計檔案全部銷毀?

　　[解析]根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷毀。

　　【例題•多選題】2008年6月30日公司有一批保管期滿的會計檔案，按規(guī)定需要進(jìn)行銷毀。公司檔案管理部門編制了會計檔案銷毀清冊，檔案管理部門的負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽了字，并于當(dāng)天銷毀。請指出上述情況中不符合法律規(guī)定的情形( )。

　　A.檔案部門沒有會同會計部門編制會計檔案銷毀清冊

　　B.會計檔案銷毀清冊未經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽字

　　C.會計檔案銷毀未按規(guī)定進(jìn)行監(jiān)銷

　　D.會計檔案不應(yīng)銷毀

　　[答案]ABC

　　[解析]答案D說法不正確，保管期滿且符合銷毀規(guī)定的會計檔案允許銷毀。其他三個選項(xiàng)符合《會計檔案管理辦法》。

　　【例題•單選題】下列各項(xiàng)中，不屬于會計檔案的是( )。

　　A.財務(wù)會計報告

　　B.會計檔案保管清冊

　　C.匯總憑證

　　D.單位會計制度

　　[答案]D

　　[解析]因?yàn)闀嫏n案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)資料。各單位的預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

　　【例題•單選題】會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、l0年、l5年和25年五類，保管期限從( )算起。

　　A.會計年度終了后第一天

　　B.每月終了后第一天

　　C.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生日

　　D.會計檔案裝訂日

　　[答案]A