第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管及銷毀
一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
(一)會(huì)計(jì)檔案的裝訂
1.會(huì)計(jì)憑證的裝訂。
會(huì)計(jì)憑證一般每月裝訂一次。會(huì)計(jì)憑證裝訂后，應(yīng)在每本憑證封面上填寫好憑證種類、起仡號(hào)碼、憑證張數(shù)，會(huì)計(jì)主管人員和憑證裝訂人員在在封面上簽章;同時(shí)，應(yīng)在憑證封面上編好卷號(hào)，按卷號(hào)順序入柜，并應(yīng)在顯露出標(biāo)明憑證種類編號(hào)，以便調(diào)閱。
2.會(huì)計(jì)賬簿的裝訂。
各種會(huì)計(jì)賬簿在年終辦理了年度結(jié)賬后，除跨年度連續(xù)使用的賬簿外，其他賬簿都應(yīng)按時(shí)整理立卷，其他賬簿都應(yīng)按時(shí)整理立卷，其裝訂要求在會(huì)計(jì)賬簿一章中已經(jīng)述及，不在贅述。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的裝訂。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編制完成并及時(shí)報(bào)出后，留存的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，謹(jǐn)防丟失。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的裝訂要求如下：
(1)核對(duì)整理。
裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是否齊全，整理報(bào)表頁(yè)數(shù)，上邊和左邊對(duì)齊壓平，并防止折角。
(2)按順序進(jìn)行裝訂。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的裝訂順序?yàn)榉饷妗幹普f(shuō)明——各種會(huì)計(jì)報(bào)表(按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列)——會(huì)計(jì)報(bào)表附注——封底。
(3)編號(hào)。
各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)根據(jù)其保管期限編制卷號(hào)。
4.其他會(huì)計(jì)核算資料的裝訂。
屬于會(huì)計(jì)檔案構(gòu)成內(nèi)容的其他會(huì)計(jì)核算資料，也應(yīng)按照一定的規(guī)則、順序予以裝訂成冊(cè)。
(二)會(huì)計(jì)檔案的整理立卷
各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案的整理要求有以下幾點(diǎn)：
1.分類標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一。
一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類會(huì)計(jì)賬簿、二類會(huì)計(jì)憑證、三類會(huì)計(jì)報(bào)表、四類文字資料及其他會(huì)計(jì)核算資料。
2.檔案形成要統(tǒng)一。
包括案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列都要統(tǒng)一。
3.管理要求要統(tǒng)一。
要建立會(huì)計(jì)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄。會(huì)計(jì)憑證要裝訂成冊(cè)，報(bào)表和文字資料應(yīng)分類立卷，其他零星資料要按年度排序并編裝訂成冊(cè)。
(三)會(huì)計(jì)檔案的歸檔
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由半單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案的程序是：(1)編制移交清冊(cè)，填寫交接清單;(2)在賬簿使用日期欄填寫移交日期;(3)交接人員按移交清冊(cè)和交接清單所列項(xiàng)目核查無(wú)誤后簽章。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，一般不得拆封，個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會(huì)計(jì)檔案的保管
(一)、會(huì)計(jì)檔案的保管要求
會(huì)計(jì)檔案是重要的歷史資料，必須妥善保管。電算化會(huì)計(jì)檔案的保管還要注意采取防盜、防磁措施。
(二)會(huì)計(jì)檔案的保管期限
會(huì)計(jì)檔案的保管期限可分為永久和定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、和25年5類。會(huì)計(jì)檔案保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。各類會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行�，F(xiàn)列示企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表
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