2011上海會計從業(yè)資格《會計基礎》學習筆記(44)

　　三、會計檔案的查閱和復制

　　會計檔案只為本單位使用，各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。外部查閱或復制會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經單位負責人批準后，方可辦理查閱或復制手續(xù);本單位內部人員查閱或復制會計檔案時，也應經單位負責人批準后，才能辦理有關手續(xù)。查閱人應認真填寫檔案查閱、復制登記簿，查閱人姓名、單位、查閱內容、數量和借閱及歸還日期等情況都必須填寫清楚。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度、嚴格查閱、復制和收回手續(xù)，保證會計檔案的安全完整。

　　四、會計檔案的銷毀

　　(一)會計檔案的銷毀程序和辦法

　　單位會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序和辦法進行：

　　1.本單位檔案機構會同會計機構共同鑒定，嚴格審查，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內容。

　　2.單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　3.單位銷毀會計檔案時，單位檔案機構和會計機構應共同派員監(jiān)銷;國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門和審計部門派員參加監(jiān)銷;財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

　　4.監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;會計檔案銷毀后，監(jiān)銷人和經辦人員應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報告本單位負責人，另一份歸入檔案備查。

　　(二)保管期滿不得銷毀的會計檔案

　　對于保管期滿但未結清的債券債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，由檔案部分保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。

　　會計檔案的銷毀是一項嚴肅的工作，各單位必須嚴格按照《會計法》和《會計檔案管理辦法的管理》的規(guī)定進行。故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告的行為，以及授意、指使、強令會計機構、會計人員及其他人員故意銷毀依法應當保存的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告的行為，都是違法行為，如果構成犯罪的，要依法追究刑事責任;尚不構成犯罪的，也要承擔行政責任，違法單位和責任人員會受到相應的行政出發(fā)和行政處分。

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