2013寧夏會計從業(yè)資格《會計電算化》學習筆記(5)

　　四、賬務處理系統(tǒng)模塊初始化

　　初始化通過基礎設置模塊完成，一般包括：設置基礎檔案、設置會計科目、設置憑證類別等操作。

　　用戶名“101”;

　　密碼“888”;

　　賬套“【888】北京正保科技有限責任公司”;

　　會計年度“2011”;日期“2011-1-1”。

　　(一)設置基礎檔案

　　1.設置部門檔案。

　　“基礎設置→機構設置→部門檔案

　　2.設置職員檔案

　　基礎設置→機構設置→職員檔案。

　　3.設置客戶檔案。

　　基礎設置→往來單位→客戶檔案。

　　先要進行客戶分類。

　　4.設置供應商檔案。

　　基礎設置→往來單位→供應商檔案。

　　5.設置外幣及匯率。

　　6.設置結算方式。

　　【例5-15】基礎設置→收付結算→結算方式

　　編碼：1; 名稱：現(xiàn)金; 票據(jù)管理：否。

　　編碼：2; 名稱：轉賬支票; 票據(jù)管理：是。

　　票據(jù)管理標志是軟件為輔助出納對銀行結算票據(jù)的管理而設置的功能，類似于手工系統(tǒng)中的支票登記簿管理方式。

　　(二)會計科目設置

　　1.會計科目編碼

　　電算化賬務處理系統(tǒng)中需要使用數(shù)字對會計科目進行編碼。

　　2.會計科目編碼的一般原則

　　財政部規(guī)定設置一級科目代碼，明細按編碼原則設置。

　　科目一經(jīng)使用，只能增同級，不能增下級科目。

　　例如：應收賬款-北京 1000 112201

　　-河北 2000

　　3.新增會計科目

　　科目級長

　　科目個數(shù)

　　級次一般由系統(tǒng)根據(jù)科目編碼自動定義，無須手工設置。

　　“增加”圖標：

　　(1)科目編碼--全編碼。

　　原則：

　　第一，逐級向下增設會計科目，即先設置上級會計科目，再設置下級會計科目。

　　第二，輸入的會計科目編碼必須惟一。

　　第三，科目編碼一般由數(shù)字構成，特殊情況下也可以使用英文字母(大小寫均可)，但不允許使用空格、引號等。

　　1寫成01.

　　例如：

　　工行存款

　　電視

　　應交稅費--應交增值稅(銷項稅額)

　　辦公費

　　(2)科目名稱--各級名稱。

　　中文科目名稱：一般輸入漢字，也可以輸入減(-)、正斜杠(\)，但不能輸入其他字符。

　　(3)科目類型。

　　輸入一級科目時必須選擇輸入。

　　一般在輸入一級科目時要求操作者選擇，如果輸入科目代碼的第一位與實際選擇的類型不匹配，系統(tǒng)會提示操作者更正。

　　輸入二級或二級以下科目時，不能選擇科目類型，系統(tǒng)自動設置為與一級科目相一致的類型。

　　(4)助記碼。--可輸入也可不輸入。

　　(5)賬頁格式。

　　系統(tǒng)提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式。

　　(6)輔助核算。

　　包括部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、項目核算五種。

　　某一科目可同時設置兩種輔助核算，如管理費用既想核算各部門的使用情況也想了解在項目上的使用情況，那么可以同時設置部門核算和項目核算。但個人往來、客戶與供應商往來不能一同設置。

　　輔助核算一般設置在末級科目上(末級科目是沒有下級科目的科目，只有末級科目才能用于憑證填制，才能進行相應的輔助核算)，但為了查詢或輸出方便，有些科目也可以在末級和上級同時設置輔助核算，但當上級科目設置輔助核算時，其末級科目必須設置相應的輔助核算。

　　(7)科目性質(余額方向)。 一級科目必須選擇輸入。

　　一般情況下，資產(chǎn)類科目、成本類科目的科目性質為借方，

　　負債類科目、所有者權益類科目的科目性質為貸方，損益類科目是費用性質的為借方，損益類科目是收入性質的為貸方。

　　只能在一級科目設置科目性質，下級科目的科目性質與其一級科目的相同。

　　已有初始余額或已用于填制憑證的科目不能再修改科目性質。

　　(8)外幣核算。

　　(9)數(shù)量核算。

　　(10)日記賬、銀行賬。

　　庫存現(xiàn)金科目要求設為日記賬，

　　銀行存款科目要求設為銀行賬和日記賬。

　　設置為現(xiàn)金和銀行存款的科目還需要在 “編輯”菜單中調用“指定科目”功能，設定“現(xiàn)金總賬科目”和“銀行存款總賬科目”，被指定為現(xiàn)金和銀行存款的科目能夠輸出現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及資金日報。

　　(11)封存。

　　被封存的科目在制單時不可以使用。此選項只能在科目修改時進行設置。

　　【例題】增加會計科目。

　　科目編碼：100201;

　　科目名稱：工行存款;

　　輔助核算：日記賬，銀行賬。

　　設置會計科目輔助核算：

　　科目編碼：1122;

　　科目名稱：應收賬款;

　　輔助核算：客戶。

　　辦公費：部門核算

　　4.修改與刪除會計科目

　　通過點擊“修改”圖標可以修改光標指向的會計科目。

　　點擊“刪除”圖標刪除光標指向的當前會計科目，但有下級科目或已輸入初始余額或已用來填制憑證的科目不能刪除;

　　5.指定會計科目。

　　指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。

　　在指定“現(xiàn)金科目”、“銀行科目”之前，應在建立“現(xiàn)金”、“銀行存款”會計科目時選中“日記賬”復選框。

　　提示：

　　•增加的會計科目編碼長度及每段位數(shù)要符合編碼規(guī)則。

　　•科目一經(jīng)使用，就不能再增設下級科目，只能增加同級科目。

　　•由于建立會計科目的內容較多，很多輔助核算內容對后面憑證輸入操作產(chǎn)生影響，因此，在建立會計科目時，要小心并反復檢查。

　　(三)設置憑證類別

　　系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：

　　1.記賬憑證;

　　2.收款憑證、付款憑證、轉賬憑證;

　　3.現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉賬憑證;

　　4.現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉賬憑證;

　　5.自定義憑證類別。

　　本系統(tǒng)提供五類限制類型：

　　1.借方必有。制單時，此類憑證的借方限制科目至少有一個發(fā)生額。

　　2.貸方必有。制單時，此類憑證的貸方限制科目至少有一個發(fā)生額。

　　3.憑證必有。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目，至少一方有發(fā)生額。

　　4.憑證必無。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目均無發(fā)生額。

　　5.無限制。制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。

　　限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分隔，數(shù)量不限，也可以參照輸入，但不能重復錄入。

　　提示：

　　在錄入憑證之前，應進行憑證類別的設置;

　　已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字;

　　如果限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。

　　(四)錄入期初余額

　　 1.總賬期初余額錄入。對于沒有設置輔助核算的科目，可以直接錄入期初余額。

　　年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。

　　年中建賬，則應輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年初余額。

　　期初余額余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。紅字余額應輸入負號。

　　【例題】總賬期初余額錄入

　　“庫存現(xiàn)金”科目的期初借方余額為5 000元;

　　“銀行存款——工行存款”科目的期初借方余額為90 000元;

　　“實收資本”科目的期初貸方余額為100 000元。

　　2.輔助核算科目期初余額錄入。

　　在錄入期初余額時，對于設置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動地為其開設輔助賬頁。

　　在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來的，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。

　　【例題】輔助核算科目期初余額錄入

　　會計科目：應收賬款　余額：借5 000元

　　客戶：鼎盛公司　摘要：欠款

　　提示：

　　當不想輸入某項內容而系統(tǒng)又提示必須輸入時，可按ESC鍵取消輸入。

　　3.試算平衡。

　　期初余額錄入完畢后，應該試算平衡。

　　期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;

　　如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結轉上年余額”功能。