| 第 1 頁：第一節(jié) 電算化會(huì)計(jì)核算基本流程 |
| 第 2 頁：第二節(jié) 賬務(wù)處理模塊基本操作 |
| 第 6 頁：第三節(jié) 其他會(huì)計(jì)核算軟件功能模塊的操作要求 |
五、賬務(wù)處理模塊日常賬務(wù)處理操作要求 補(bǔ)充：選項(xiàng)設(shè)置
1.系統(tǒng)編號(hào)與手工編號(hào)
2.出納簽字
(1)選項(xiàng)--必須出納簽字
(2)日記賬與指定現(xiàn)金銀行總賬科目
3.現(xiàn)金流量
(1)指定現(xiàn)金流量科目
(2)基礎(chǔ)設(shè)置--項(xiàng)目目錄
(一)記賬憑證錄入、修改、刪除、查詢
1.憑證錄入
(1) 增加會(huì)計(jì)憑證--未增加前是空白憑證
【例5-21】1月2日，行政部購買了500元的辦公用品，以現(xiàn)金支付(附單據(jù)一張)。
借：管理費(fèi)用 500
貸：庫存現(xiàn)金 500
1月3日，財(cái)務(wù)部購買了1 000元的辦公用品，以轉(zhuǎn)賬支票支付(票號(hào)：1234)。
借：管理費(fèi)用 1 000
貸：銀行存款 1 000
1月4日，市場一部銷售給鼎盛公司產(chǎn)品，貨款10 000元，銷項(xiàng)稅額1 700元，款未收。
借：應(yīng)收賬款 11 700
貸：主營業(yè)務(wù)收入 10 000
應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅(銷項(xiàng)稅額) 1 700
(2)憑證類別及憑證編號(hào)
在憑證類別選擇列表框內(nèi)選擇憑證類別，列表框內(nèi)顯示的憑證類別在系統(tǒng)初始化功能中設(shè)置。
如果用戶選用自動(dòng)編號(hào)方式，憑證類別選擇后，系統(tǒng)自動(dòng)生成該張憑證編號(hào)。
關(guān)于憑證編號(hào)，有幾點(diǎn)補(bǔ)充說明：
第一，在手工編號(hào)方式下，操作者可以輸入憑證的編號(hào)，但當(dāng)記賬時(shí)，系統(tǒng)會(huì)檢測憑證編號(hào)的正確性，不允許出現(xiàn)漏號(hào)、重號(hào)、跳號(hào)。一般情況下，憑證編號(hào)由系統(tǒng)分類按月自動(dòng)編制，每類憑證每月從0001號(hào)開始，即每類憑證每月的編號(hào)范圍是0001—9999。
第二，對于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個(gè)人同時(shí)制單時(shí)，在憑證的右上角，系統(tǒng)會(huì)提示一個(gè)參考憑證號(hào)，真正的憑證編號(hào)只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出。
第三，系統(tǒng)自動(dòng)管理憑證頁號(hào)。如：收0001號(hào)0002/0003表示為收款憑證第0001號(hào)共有三張分單，當(dāng)前是第二張分單。
(3)制單日期
系統(tǒng)自動(dòng)獲取計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期為記賬憑證填制日期，如果日期不正確，可進(jìn)行修改或按參照輸入。
制單序時(shí)控制：不允許輸入的日期比本月同類型的上一張憑證日期小，除非操作人員進(jìn)入憑證設(shè)置功能，取消制單序時(shí)控制。
(4)附單據(jù)數(shù)
有的情況下，記賬憑證沒有原始單據(jù)，如轉(zhuǎn)賬憑證，則可以不輸入。
(5)憑證摘要--可以重復(fù)，但不能沒有
多摘要方式，上一分錄的摘要系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)復(fù)制到本筆分錄的摘要欄內(nèi)，操作者可以修改。
(6)會(huì)計(jì)科目
科目必須輸入末級(jí)科目。
科目可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。
輸入科目時(shí)也可在科目區(qū)中用鼠標(biāo)單擊參照錄入。
采用科目編碼或助記碼形式輸入后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成科目名稱，并給出上級(jí)科目，便于操作者檢查。
(7)金額
即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向。
(8)制單人員 制單人員的名字不需要操作人員輸入。
“保存”圖標(biāo)
“放棄”圖標(biāo)
“增加”圖標(biāo)
提示：
•采用序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大于等于啟用日期，但不應(yīng)超過業(yè)務(wù)日期。
•憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號(hào)不能修改。
•正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。
•科目編碼必須是末級(jí)的科目編碼。既可以手工直接輸入，也可選擇輸入。
•金額不能為“零”，紅字以“-”號(hào)表示。
•可按“=”鍵取當(dāng)前憑證借貸方金額的差額到當(dāng)前光標(biāo)位置。
•不能確定的輔助核算信息可不輸入。
2.憑證修改
直接單擊需要修改的項(xiàng)目重新輸入即可。
如果操作員修改了他人填制的憑證，則制單員變成修改憑證的操作員。
已審核的憑證不能直接修改，需要先取消該張憑證的審核。
已記賬的憑證不能修改，只能查詢。
3.刪除憑證--兩步：一作廢二整理。
(1)作廢/恢復(fù)憑證。
“制單→作廢/恢復(fù)”命令，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號(hào)。
“制單→作廢/恢復(fù)”命令，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。
(2)憑證整理。
憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號(hào)。
若本月已有憑證記賬，只能對未記賬憑證進(jìn)行憑證整理。
4.查詢憑證
“總賬→憑證→查詢憑證”命令--只能看不能改
【多選題】關(guān)于總賬系統(tǒng)中增加和刪除會(huì)計(jì)科目，下列描述中，正確的有( )。
A.科目已在輸入憑證時(shí)使用，只能增加同級(jí)科目，而不能再增設(shè)下級(jí)科目
B.先刪除或修改下一級(jí)科目，然后再刪除或修改本級(jí)科目
C.科目已經(jīng)使用，還允許修改或刪除該科目
D.有發(fā)生額的科目不能刪除，但可修改科目
『正確答案』ABD
(二)審核憑證
憑證審核需先重新注冊更換操作員，由具有審核權(quán)限的操作員來進(jìn)行。憑證既可逐張審核，也可成批審核。
憑證一覽表，雙擊某張憑證
單擊“審核”圖標(biāo)將在審核處自動(dòng)簽上審核人名字
憑證審核過程注意幾點(diǎn)：
第一，若審核人員發(fā)現(xiàn)該憑證有錯(cuò)誤，可按“標(biāo)錯(cuò)”圖標(biāo)，對憑證進(jìn)行標(biāo)錯(cuò)，以便制單人對其修改。已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能審核，若想審核，需先按“取消”圖標(biāo)取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。
第二，若想對已審核的憑證取消審核，可用鼠標(biāo)單擊“取消”圖標(biāo)取消審核，取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行。
第三，審核人和制單人不能是同一個(gè)人。即使某一操作員具有審核權(quán)與制單權(quán)，但對某一張憑證而言，不能既是制單人，又是審核人。
第四，憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。
【單選題】在賬務(wù)系統(tǒng)中，只要有憑證審核權(quán)，就可以審核( )。
A.自己輸入的憑證
B.任何人輸入的憑證
C.自己以外其他人輸入的憑證
D.以上全部
『正確答案』C
【單選題】經(jīng)過審核但還沒有記賬的記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤應(yīng)該( )。
A.直接進(jìn)行修改
B.取消審核后修改
C.不能修改
D.用紅字沖銷法修改
『正確答案』B
【判斷題】賬務(wù)處理系統(tǒng)中，憑證審核人員不能修改其他人錄入的憑證。
『正確答案』對
(三)記賬
記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬、明細(xì)賬和輔助賬等。
記賬過程是在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)完成的。
需要注意的幾個(gè)問題：
第一，記賬過程一旦斷電或因其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后用戶再重新記賬。
第二，如果用戶發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯(cuò)誤，可通過單擊“上一步”返回后進(jìn)行修改。如果在設(shè)置過程中不想再繼續(xù)記賬，可通過單擊“取消”，取消本次記賬工作。
第三，在記賬過程中，不得中斷退出。
第四，在第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。
【判斷題】賬務(wù)處理系統(tǒng)中，記賬功能每月只能使用一次。
『正確答案』錯(cuò)
【判斷題】賬務(wù)處理系統(tǒng)中，記賬后的憑證不一定是審核過的憑證。
『正確答案』錯(cuò)
(四)賬簿查詢
現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬不能在主菜單的“賬簿”功能下查詢，只能在“現(xiàn)金”功能輸出。“現(xiàn)金-現(xiàn)金管理-現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬”
1.總賬查詢
“總賬→賬簿查詢”--“總賬”
(1)科目范圍。可輸入起止科目范圍，為空時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)為是所有科目。
(2)科目級(jí)次。如將科目級(jí)次輸入為1-1，則只查一級(jí)科目，如將科目級(jí)次輸入為1-3，則查一至三級(jí)科目。如果需要查所有末級(jí)科目，則用鼠標(biāo)選擇“末級(jí)科目”即可。
若想查詢包含未記賬憑證的總賬，用鼠標(biāo)選擇“包含未記賬憑證”即可。
不僅可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額，而且還可以查詢所有二級(jí)以下明細(xì)科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額。
2.科目發(fā)生額及余額
“總賬→賬簿查詢” →“余額表”
3.明細(xì)賬查詢
明細(xì)賬查詢用于平時(shí)查詢各賬戶的明細(xì)發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細(xì)賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。
用鼠標(biāo)選擇系統(tǒng)主菜單“總賬→賬簿查詢”下的“明細(xì)賬”，屏幕顯示查詢條件，輸入條件后可顯示相應(yīng)的明細(xì)賬。
4.日記賬的查詢
日記賬的查詢及打印主要用于現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢和打印，但日記賬的查詢需通過“現(xiàn)金”模塊查詢。
【判斷題】賬務(wù)處理系統(tǒng)中的各種賬簿的數(shù)據(jù)，不能直接修改，但可查詢和打印。( )
『正確答案』√
(五)期末業(yè)務(wù)處理 補(bǔ)充：自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置及轉(zhuǎn)賬憑證生成
運(yùn)用于每月重復(fù)必須結(jié)轉(zhuǎn)的憑證。例如：期間損益結(jié)轉(zhuǎn)類似結(jié)轉(zhuǎn)憑證。
1.對賬
“總賬→期末”下的“對賬”功能
2.月末結(jié)賬
“總賬→期末”下的“結(jié)賬”功能。
結(jié)賬過程：
(1)顯示所要進(jìn)行結(jié)賬的月份。
(2)核對賬簿。如果賬賬相符，可進(jìn)行下一步結(jié)賬工作，如果不相符，系統(tǒng)中止結(jié)賬工作。
(3)顯示月度工作報(bào)告。
(4)執(zhí)行結(jié)賬。
提示：
(1)上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。
(2)上月未結(jié)賬，則本月不能記賬，但可以填制、審核憑證。
(3)本月還有未記賬憑證時(shí)，則本月不能結(jié)賬。
(4)已結(jié)賬月份不能再填制憑證。
(5)結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行。
(6)賬賬核對不符，不能結(jié)賬。
【單選題】關(guān)于總賬系統(tǒng)結(jié)賬的描述，下列各項(xiàng)中，錯(cuò)誤的是( )
A.結(jié)賬前，本月憑證必須登記入賬
B.結(jié)賬后，不能再輸入該月憑證
C.結(jié)賬必須按月連續(xù)進(jìn)行
D.每月可以結(jié)多次賬
『正確答案』D
【判斷題】賬務(wù)處理系統(tǒng)中，結(jié)賬功能每月只能使用一次。( )
『正確答案』√
【單選題】下列( )情況出現(xiàn)時(shí)，會(huì)計(jì)軟件當(dāng)期不能結(jié)賬。
A.銀行對賬出現(xiàn)不一致
B.機(jī)內(nèi)總分類賬與機(jī)內(nèi)明細(xì)賬不一致
C.有未記賬的憑證
D.會(huì)計(jì)存在未經(jīng)審核的憑證
『正確答案』BCD
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