UNIT Ⅲ 信函寫作格式

　　(一)稱呼

　　1 寫給機(jī)構(gòu)：Dear Sir or Madam,

　　2 寫給個(gè)人：Dear+人名,

　　(二)正文：3段、7句左右、100-120詞、3-5關(guān)聯(lián)詞、3-5從句

　　1 第一段：1-2句

　　1)自我介紹

　　(1)工作人員：05：I am a staff member from your company/corporation.

　　06： I am a staff member from Motorola(China)Electronics Ltd.

　　(2)學(xué)生：I am a freshman/sophomore/junior/senior/undergraduate/graduate from the Department of Chinese Language and Literature of Beijing University.

　　2)寫作目的：

　　(1)樣題：I am writing the letter in purpose of ordering some books.

　　(2)05：I am writing to inform you that I wish to resign from my current post/position.

　　2 第二段：3-6句

　　1)改寫提綱一：1句

　　2)改寫提綱二：1句

　　3)改寫提綱三：1句

　　3、第三段：1-2句

　　1)表示感謝(私人建議信除外)

　　(1)My appreciation to you for your generous help is beyond words.

　　(2)Words fail me when I wish to express my sincere gratitude to you.

　　(3)I take this opportunity to show my heartfelt appreciation for the kind assistance you render me.

　　2)期待回信：

　　(1)I am looking forward to hearing from you soon.

　　(2)I look forward to a favorable reply at your earliest convenience.

　　(3)Your prompt attention to my inquiry would be highly appreciated.

　　(三)落款

　　1 結(jié)尾客套：Yours sincerely,

　　2 簽名：Li Ming

　　2 信頭包括：To, From, Subject和Date等措詞。To后面接收件人姓名、職務(wù)等;From后面接備忘錄寫作者的姓名(注意作者姓名前面不用Dr., Miss, Mr., Ms.之類的稱呼);Subject后是備忘錄主要內(nèi)容的概括性小標(biāo)題;Date后寫日期;

　　3 正文段落：主題下面空兩行寫正文，不用稱呼和結(jié)尾禮詞;

　　4 作者姓名首字母寫在正文末行空一行的地方;

　　功能：1 提供會(huì)議摘要;2 為主管人員與職員之間的交流提供更便捷的渠道;3 確認(rèn)電話交流或會(huì)面內(nèi)容。

　　三 告示與通知

　　告示、通知之類的應(yīng)用文，寫作靈活多樣，有正式和非正式等多種形式，其目的均為告訴公眾某件事或某項(xiàng)活動(dòng)。文字要求簡潔易懂，表達(dá)直截了當(dāng)。這部分又可分為兩類，一類是有關(guān)部門就某事發(fā)出的通知或張貼的告示，此類文件要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，用詞確切，通常使用比較正式的文體。另一類是關(guān)于會(huì)議或活動(dòng)的簡單通知，此類文章至少需要包含以下內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容。

　　四 便條

　　便條是一種簡短信函，形式比書信簡單，多使用非正式文體。內(nèi)容可包括：時(shí)間、收信人、事由、寫信人。通常不寫發(fā)信人地址，開頭甚至可以省略Dear等稱呼，結(jié)尾也可以略去祝賀的話和Yours sincerely等語言。其使用語言特點(diǎn)是通常情況下比一般的信函更接近口語。由于寫信人和收信人對互相的情況都十分熟悉，因此一般的客套話均省略。