公文的作用具體體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：
(一)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用
黨和國(guó)家機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)作用，主要是通過(guò)制定路線、方針、政策，制訂各種辦法、措施等來(lái)體現(xiàn)和發(fā)揮的。而路線、方針、政策、措施等通常以制成各種公文的形式下達(dá)。上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，就是把領(lǐng)導(dǎo)意圖直接發(fā)布出去，表明對(duì)有關(guān)問(wèn)題的態(tài)度，并提出解決問(wèn)題的意見(jiàn)、辦法，這些文件對(duì)下級(jí)的工作起著領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。
(二)規(guī)范制約作用
公文作為管理國(guó)家和社會(huì)事務(wù)的重要工具，其本身所具有的權(quán)威性和法定性賦予了它很強(qiáng)的規(guī)范和約束作用。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的各種法規(guī)、規(guī)章、政令、條例、決定等公文一經(jīng)正式發(fā)布，便成為全黨、全社會(huì)的行為規(guī)范，在它的有效時(shí)間和范圍內(nèi)，無(wú)論各級(jí)各類社會(huì)組織、還是個(gè)體成員都必須依照?qǐng)?zhí)行，不得違反。
(三)聯(lián)系溝通作用
一個(gè)機(jī)關(guān)的公務(wù)活動(dòng)，涉及上下左右各機(jī)關(guān)的工作聯(lián)系。公文是請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)和商洽工作以及溝通情況的重要手段，是加強(qiáng)機(jī)關(guān)部門之間橫向聯(lián)系的紐帶。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位之間，需要經(jīng)常地用公文傳遞信息、溝通情況、商洽工作、交流經(jīng)驗(yàn)。
(四)宣傳教育作用
公文的宣教作用，體現(xiàn)在公文文本中就是要提出工作方針、任務(wù)和措施，講解工作意義，提高人們的認(rèn)識(shí);使人們不但知道要做什么，怎樣去做，而且知道為什么要這樣做，從而減少盲目性，增強(qiáng)自覺(jué)性，把黨和政府的意圖變?yōu)槿藗冏杂X(jué)的行動(dòng)，由此把上下左右的意志都集中到完成共同的任務(wù)中來(lái)。
(五)憑證依據(jù)作用
公文是辦理公務(wù)的憑證和依據(jù)。公文立卷歸檔后，還具有文獻(xiàn)的作用，是今后查考工作、研究歷史的重要憑證。
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