四、錯賬查找與更正方法

　　(一)錯賬查找的方法

　　在記賬過程中，可能發(fā)生各種各樣的差錯，產生錯賬(如重記、漏記、數字顛倒、數字錯位、數字記錯、科目記錯、借貸方向記反等)。發(fā)現錯賬，通常是在月末結賬時，出現錯賬，需要進行試算平衡，可能會出現試算不平衡的情況(所有賬戶的借方發(fā)生額合計數≠所有貸方發(fā)生額合計數，或者，所有借方余額的合計數≠所有貸方余額合計數)。從而影響會計信息的準確性，此時應及時找出差錯，并予以更正。錯賬查找的方法主要有：

　　1.差數法。它是指按照錯賬的差數查找錯賬的方法。其表現形式是：借方金額遺漏，會使該金額在貸方超出;貸方金額遺漏，會使該金額在借方超出。對于這樣的差錯，可由會計人員通過回憶和與相關金額的記賬核對來查找。例如：借方發(fā)生額的合計數和貸方發(fā)生額的合計數兩者不等，借方發(fā)生額的合計數減貸方發(fā)生額的合計數差額為5000，回想本期的確發(fā)生過一筆5000的經濟業(yè)務，檢查是否有可能只記在借方了，沒記在貸方，漏記了。

　　2.尾數法。所有賬戶的借方發(fā)生額合計數和貸方發(fā)生額的合計數的差額，看其尾數，乃至小數點以后的角或分的數字。對于發(fā)生的角、分的差錯可以只查找小數部分，以提高查錯的效率。例如：所有賬戶的借方發(fā)生額合計數和貸方發(fā)生額合計數，二者之間差額的尾數為5毛2，回憶本月發(fā)生的經濟業(yè)務里，的確有一筆金額為53865.52，前面的數字忽略不考慮，只著重考慮5毛2，因為一個相同的角分出現在一月中多筆經濟業(yè)務里的概率比較小，如果確實有這么一筆經濟業(yè)務，檢查這筆經濟業(yè)務是不是只記在了借方，沒記在貸方，從而檢查出錯誤。

　　3.除2法。它是指以差數除以2來查找錯賬的方法。當某個借方金額錯記入貸方(或相反)時，出現錯賬的差數表現為錯誤的2倍，將此差數用2去除，得出的商即是反向的金額。

　　【例】所有賬戶的借方發(fā)生額合計數和所有賬戶的貸方發(fā)生額合計數兩者之間有差額，把差額進行回憶，如果沒有這筆經濟業(yè)務，則將這個數字除以二，5000/2=2500，所得結果再進行回憶，假如的確在本期發(fā)生過金額為2500的經濟業(yè)務，那么2500可能是只記在了借方沒記在貸方，應該記在貸方的也記在了借方，借方多記了。查找這筆經濟業(yè)務的賬務記錄，是否都在兩個科目的借方登記了，沒在相應的貸方登記，從而找出錯誤。實際上，這種除2的方法，并不是先知道2500只記在了借方沒記在貸方，而后才用除2法，進行的查找錯誤，這樣的想法是錯誤的。實際上是先有一個差額，用這個差額除以2試一試，在試的過程中，回憶起有這么一筆2500的經濟業(yè)務，所以才進行進一步的查找它的記賬憑證，查找它的賬簿，甚至于查找它的原始憑證進行確認，是不是確實錯在這里。

　　【例1-12】某會計人員記賬時將應記入“庫存商品——甲商品”科目借方的5000元誤記入貸方。會計人員在查找該項錯賬時，在下列方法中，應采用的方法是( )。

　　A.除2法 B.除9法 C.差數法 D.尾數法

　　正確答案為A，將應記入“庫存商品——甲商品”科目借方金額錯記入貸方時，出現錯賬的差數表現為錯誤的2倍，因此，應采用除2法。

　　4.除9法。它是指以差數除以9來查找錯數的方法。雷同于除2法，先有所有賬戶借方發(fā)生額和所有賬戶貸方發(fā)生額，如果兩者不相等，用差數來回憶，認為沒有這么一筆經濟業(yè)務，那么拿這個數除2，如果還是沒有想起一個相應的數字，那么再拿這個數除9得出數字，正好想起有這么一筆經濟業(yè)務。那么在這種情況下，是把數寫小了或者寫大了。

　　除9法適用于以下三種情況：

　　①將數字寫小，如4000寫成400。②將數字寫大，如400寫成4000。③鄰數顛倒。 如78寫成87。

　　這種方法只限于月內錯的筆數，在一筆或最多兩筆這種情況下，如果錯了很多筆，通過這種方法，也是查不出來的。

　　(二)錯賬更正方法

　　對于賬簿記錄中所發(fā)生的錯誤，應采用正確的方法予以更正。

　　1.劃線更正法。在結賬前發(fā)現賬簿記錄有文字或數字錯誤，而記賬憑證沒有錯誤，可以采用劃線更正法。更正時，可在錯誤的文字或數字上劃一條紅線，在紅線的上方填寫正確的文字或數字，并由記賬及相關人員在更正處蓋章，以明確責任。但應注意：更正時不得只劃銷錯誤數字，應將全部數字劃銷，并保持原有數字清晰可辨，以便審查。如，將3684.00元誤記為6384.00元，應先在6384.00上劃一條紅線以示注銷，然后在其上方空白處填寫正確的數字，而不能只將前兩位數字更正為“36”。

　　2.紅字更正法。

　　把錯誤的憑證用紅字填寫，作為沖銷，再登在賬上，用紅字來進行表示(如果沒有紅筆，那在數字上加個框，表示紅字沖銷)，然后填寫正確的會計分錄，并且記錄在賬簿上。 這種方法用于憑證科目的使用錯誤，賬簿登記錯誤。

　　有兩種情況：

　　一是記賬后發(fā)現記賬憑證中的應借、應貸會計科目有錯誤，從而引起記賬錯誤。更正的方法是：用紅字填寫一張與原記賬憑證完全相同的記賬憑證，以示注銷原記賬憑證，然后用藍字填寫一張正確的記賬憑證，并據以記賬。

　　【例1-14】某企業(yè)生產車間生產產品直接耗用材料一批，價值500元。該企業(yè)會計分錄誤做為：

　　借：制造費用 5000

　　貸：原材料 5000

　　該企業(yè)更正時，應當用紅字編制一張與原記賬憑證完全相同的記賬憑證，以示注銷原記賬憑證(以下分錄中，□內數字表示紅字)：

　　然后用藍字編制一張正確的記賬憑證并記賬，分錄為：

　　借：生產成本 500

　　貸：原材料 500

　　二是記賬后發(fā)現記賬憑證和賬簿記錄中應借、應貸會計科目無誤，只是所記金額大于應記金額。更正的方法是：按多記的金額用紅字編制一張與原記賬憑證應借、應貸科目完全相同的記賬憑證，以沖銷多記的金額，并據以記賬。

　　【例1-15】承上例，科目選用無誤，但金額誤記為20000元，則該企業(yè)的更正會計分錄為：

　　3.補充登記法(又稱補充更正法)。記賬后發(fā)現記賬憑證和賬簿記錄中應借、應貸會計科目無誤，只是所記金額小于應記金額。更正的方法是：按少記的金額用藍字編制一張與原記賬憑證應借、應貸科目完全相同的記賬憑證，以補充少記的金額，并據以記賬。

　　【以上方法中需要特別注意的是紅字更正，在實際工作中可以出現紅字，但是考試的時候只允許進行畫框操作，不能有紅字，所以千萬不要用紅筆�！�

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