提到編碼，這方面的知識太小眾了，但在人力資源工作中也是廣泛應(yīng)用的。對于一些公司，這小眾的知識能給我們帶來很大的便利。

　　人力資源部門用到的編碼，通常有：文件發(fā)文字號、表單編號、員工編號、崗位編號、勞動合同編號、檔案編號等。對于編碼規(guī)則，都是在考慮目的性和功能性方面來設(shè)定的。

　　一、文件發(fā)文字號

　　在我寫的前面的文章中有介紹，本篇不再講解。

　　二、表單編號

　　這里所說的表單，主要是工作中常用到的各種表格等，對于此類的編號，前面的文章中一句帶過，是建議有獨(dú)立的編號。表單編號建議體現(xiàn)部門和順序號即可，如HR-FORM-0001，HR代表部門，F(xiàn)ORM代表表單，順序號用四位的數(shù)字表示，從1開始，不足四位的用0補(bǔ)足。所有表單無論屬于哪個文件的附件，按照公布的時間早晚順序編號，表單修改后文件的版本版次變動，表單的編號是一直不變的。

　　三、員工編號

　　有HR會說，我們公司要員工編號沒有用?在這里我明確告訴你，錯，大錯特錯。哪怕公司沒有要求做員工編號，人力資源部門也要為每一位員工編號。員工編號至少有一項(xiàng)作用是哪個公司也少不了的，那就是作為唯一值進(jìn)行檢索，也是識別作用。公司員工有可能重名，用身份證區(qū)分的話，號碼太長，此時員工編號的識別作用就發(fā)揮出來了。

　　下面談幾種員工編號的編號規(guī)則：

　　(一)最簡單的編號

　　這種情況絕大多數(shù)是在部門內(nèi)部應(yīng)用，所以編碼規(guī)則相對簡單，能作為唯一值即可。如公司簡稱為HY，順序號為5位順序號，不足5位用虛數(shù)0補(bǔ)足，這樣員工編號可以編為HY00001，依次向后編號，一人一號。甚至我們可以直接用00001來表示員工編號。

　　優(yōu)點(diǎn)：便于維護(hù)，便于綜合信息檢索

　　缺點(diǎn)：無

　　(二)體現(xiàn)入職日期的員工編號

　　如20170104001，代表8位入職日期和3位順序號。員工入職后按照入職日期和當(dāng)天的入職順序進(jìn)行編號。也可以編寫6位入職日期，如170104001，或者再帶上公司簡稱的編號，如HY20170104001，HY170104001。

　　優(yōu)點(diǎn)：便于維護(hù)，便于綜合信息檢索

　　缺點(diǎn)：無

　　(三)體現(xiàn)部門、職級、崗位等信息的員工編號

　　這種可以和以上兩種任意組合，如HR代表人力資源部，員工編號可以編為HY-HR-0001、HY-HR-170104001。同樣道理，把職級和崗位用數(shù)字或字母代表，和上面規(guī)則任意組合即可，不再詳細(xì)講解。

　　優(yōu)點(diǎn)：員工編號可以體現(xiàn)出部門、崗位、職級等信息

　　缺點(diǎn)：員工編號需要維護(hù)，不能形成唯一值，尤其公司人越多、人員流動性越大、人員調(diào)動情況趙多，維護(hù)的工作量就越大。而且這種編碼規(guī)則不利于綜合信息檢索。

　　綜上，如果公司無硬性要求，建議采用前兩種編碼規(guī)則。公司有強(qiáng)制要求體現(xiàn)部門、職級、崗位等信息的，建議人力資源部內(nèi)部也有一套采用前兩種的編碼規(guī)則，以便于進(jìn)行綜合信息檢索。

　　四、崗位編號

　　崗位編號體現(xiàn)的信息會比較多，一般情況下，越小的公司編碼規(guī)則就越簡單，越大的公司編碼規(guī)則就越復(fù)雜。

　　崗位編號里面可以體現(xiàn)公司、部門、職位族、職級、崗位等信息，一個崗位一個編號，崗位編號主要用來識別崗位。

　　如HY-HR-01，HY代表公司，HR代表人力資源部門，01代表人力資源部的某個崗位。

　　HY-HR-01-01，HY代表公司，HR代表人力資源部門，HY后面的01代表經(jīng)理這一職級，最后的01崗位順序號。HY-HR-04-02，這個編號我們可以看作是人力資源部專員級招聘專員崗位，02代表招聘專員，可以用03代表培訓(xùn)專員等。

　　HY-HR-01-01-01，HY代表公司，HR代表人力資源部門，第一個01代表管理領(lǐng)導(dǎo)崗，第二個01代表經(jīng)理這一職級，最后的01崗位順序號。

　　GT-HY-HR-01-01-01，GT代表集團(tuán)公司，HY代表某個子公司，后面的含義和上面相同。

　　GT-HY-02-HR-01-01-01，其中02代表人資行政中心，其它含義與上相同。

　　編號中帶不帶短劃線“-”，或者用字母表示還是用數(shù)字表示等，都可以根據(jù)公司情況來編制。崗位編號并不是體現(xiàn)的信息越多越好，它能體現(xiàn)崗位所屬和唯一性即可，至于其它需要體現(xiàn)什么信息，經(jīng)過仔細(xì)考慮可編制。

　　五、勞動合同編號

　　勞動合同需要多次簽訂的特性決定了我們需要對勞動合同進(jìn)行唯一編號，編碼過程中，我們可以體現(xiàn)簽訂日期、簽訂次數(shù)、勞動合同期限、順序號等信息。

　　我們以8位簽訂日期來進(jìn)行編號，簽訂次數(shù)分別用1、2、3……來體現(xiàn)，勞動合同期限用2位數(shù)字表示，不足2位用0補(bǔ)足，其中00代表無固定期限勞動合同。順序號用3位順序號表示，不足3位用0補(bǔ)足。

　　20170104001代表2017年1月4日簽訂的第1份勞動合同，這是最簡單的一種編碼規(guī)則，它用日期和順序號來形成唯一值。

　　20170104-3-00-001代表2017年1月4日與員工簽訂的第一份勞動合同，是與某員工第3次簽訂勞動合同，勞動合同期限為無固定期限勞動合同。

　　勞動合同編碼沒必要太復(fù)雜，主要能體現(xiàn)唯一性即可。

　　六、檔案編號

　　建議與員工編號相同，此處所說員工編號是指能形成唯一值的員工編號。

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