2014計算機一級《MsOffice》復習要點(3)

樣式與字符字體格式

　　可能許多用戶沒有看到，在幾個Word版本之前，Microsoft向Word添加了一種新的樣式類型。在此之前，只有一種樣式類型：段落樣式，并且該樣式只能應用于整個段落。事實很清楚，我們需要一種更靈活完善的樣式：能在一個段落內(nèi)應用于部分字符的樣式。

　　字符樣式應運而生。這一新發(fā)明的使用，使得創(chuàng)建自己命名的樣式并用它格式化圖書標題、文章標題、姓名、電話號碼、網(wǎng)絡連接成為可能。

　　即使自己從未使用Word2007眾多的格式工具應用過一種樣式，但總會有兩種樣式有效：段落樣式與字符樣式。為了證實這件事，請單擊“樣式”組右下角的“樣式”啟動器以顯示“樣式檢查器”。然后，單擊“樣式”任務窗格底部中間的圖標顯示“樣式檢查器”如圖1所示。如果不理解就不必使用“樣式”窗格。

　　這里應用的兩種樣式是正文(默認的段落樣式)和默認的段落字體(正文的默認字符樣式)。后者是“正文”樣式的默認字符樣式名稱。

　　對比樣式與直接樣式

　　上面所述只是為了說明應用字符格式有兩種方式。可以使用樣式去應用字符格式，也可以應用直接格式。因為一直向前鍵入，所以很容易對文本應用加粗、傾斜或下劃線格式。這就是所謂的直接格式，并且通常沒必要以其他方式應用格式。畢竟，我們的目標是為了在盡可能短的時間內(nèi)創(chuàng)建一份有用的文檔。

　　假定創(chuàng)建與應用樣式比使用直接格式需要更多的想法、準備和工作，那看起來使用直接格式對于達到速度與功能的雙目標來說更有效。然而，快捷方式僅相當于節(jié)省了時間。如果它反而需要花費更多時間的話，那它就不是真正的快捷方式了。

　　例如，假設每次我都需要鍵入一個書名：按CVTRL +B (加粗)，鍵入書的標題，然后再按Ctrl+B以結(jié)束加粗轉(zhuǎn)換。這看起來并不很費力，是不是?假設編者現(xiàn)在告訴我他不喜歡這樣的格式的書名，而是想使用加粗小型大寫，那我就必須改變書名參照以滿足編者的要求。如果所有的書名且只有書名被格式化為加粗，那么我就可以使用Word2007的“替換”特性將粗體替換為粗體小型大寫，但是如果我已經(jīng)將加粗應用于其他內(nèi)容而不只是書名時會怎樣?(很可能是我精心編排的!)那我就只能把頭埋進文檔里仔細地尋找書名的內(nèi)容了。

　　圖　需要時使用“樣式檢查器”以完全檢查樣式與使用中的直接格式(直接格式由“樣式檢查器”中的“增強”進行識別)

　　或者有更壞的情況，假設我需要更正的格式錯誤不止在一個文檔文件中而是在許多文件中呢?我必須要做大量的工作，是不是?這樣Ctrl+B的快捷方式就不再是一個很好的快捷方式了，不是嗎?

　　如果改為，每次我想鍵入一個書名時，應用名為“書名”的字符樣式，我的狀況就會好很多。這樣，我只需簡單的修改“書名”樣式，所有的書名就都會隨之改變。即使是格式“錯誤”蔓延到許多不用的文檔，通過使用“自動更新文檔樣式”特性，在這些文檔所基于的模板中改變樣式的定義，我就可以完成修改。

　　戒律是這樣的：如果格式需要重復應用于某些種類的文本(如書名、程序命令、術(shù)語等)，那就創(chuàng)建一個字符樣式并使用它。

　　相反，如果使用很特別并且不是重復需要的格式，那就繼續(xù)前進并使用直接格式。例如，我在寫信或者備忘錄時想使用加粗進行強調(diào)，我會使用直接格式。我寫一份正式的報告并涉及一份期刊的名稱和期刊文章時，我會使用樣式。

　　提示：為了Word2007更輕松地使用樣式，可以為它們指定快捷鍵。在“Word選項”中，選擇“自定義”選項卡并選擇“自定義”。設置“類別”為“樣式”。選擇樣式，單擊“請按新快捷鍵”處，按下期望的鍵，然后單擊“指定”-“關(guān)閉”，不要忘記單擊“指定”!

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