流程問題
3. 沒有遵循標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理流程
影響:這是項(xiàng)目管理中的第二大常見失誤。缺乏合理的流程會(huì)抬高項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),加大項(xiàng)目失敗的可能性,最終導(dǎo)致無法在限定的時(shí)間與預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目。
解決方案:制定良好的項(xiàng)目管理流程能助你提高項(xiàng)目效率,并及時(shí)捕捉到項(xiàng)目執(zhí)行過程中的各種問題,控制風(fēng)險(xiǎn)。
IT與項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)事先建立可重復(fù)的流程來進(jìn)行項(xiàng)目規(guī)劃、資源分配與成員溝通。這樣才能保障項(xiàng)目所能產(chǎn)生的回報(bào)與成效。
4. 流程太多太雜
影響:過多的流程會(huì)讓項(xiàng)目失去靈活性,繼而影響參與者的積極性。
曾經(jīng)有一家軟件開發(fā)商告訴客戶公司的項(xiàng)目經(jīng)理,他們能夠在不增加成本與工作量的基礎(chǔ)上添加額外的功能,但項(xiàng)目經(jīng)理卻回絕了這一建議,因?yàn)樗X得公司用戶并沒有要求這一功能。其實(shí),只要不影響項(xiàng)目預(yù)算與計(jì)劃進(jìn)度,又征得用戶的同意,多添加一些功能是利大于弊的。
解決方案:提高靈活性,與項(xiàng)目支持者及參與者積極溝通。
5. 對(duì)項(xiàng)目變更缺乏追蹤
影響:要么預(yù)算超支,要么進(jìn)度拖慢(或兩者兼有)。
解決方案:建立正式的變更申請(qǐng)流程,任何項(xiàng)目范圍內(nèi)的變更(比如添加新功能)都應(yīng)在變更文件上詳細(xì)注明,并由項(xiàng)目最高主管簽字批準(zhǔn)。此外,項(xiàng)目經(jīng)理也需判別出該申請(qǐng)對(duì)預(yù)算和時(shí)間進(jìn)度會(huì)產(chǎn)生什么影響。
6. 對(duì)項(xiàng)目動(dòng)態(tài)缺乏了解
影響:管理學(xué)大師彼得德魯克曾說過,無法管理就無法測量。反應(yīng)到項(xiàng)目上,即無法及時(shí)協(xié)調(diào)資源,或?qū)ψ兏龀鰬?yīng)變。
解決方案:使用軟件。
7. 對(duì)小問題掉以輕心
影響:問題不會(huì)自己解決。如果對(duì)小問題掉以輕心,那么它們就會(huì)演化成大問題,最終成倍增加項(xiàng)目成本。
解決方案:加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的態(tài)度與意識(shí),及早糾錯(cuò)。等到亡羊補(bǔ)牢,為時(shí)已晚。
計(jì)劃問題
8. 沒有定義項(xiàng)目范圍
影響:如果商業(yè)與IT部門沒有事先定義項(xiàng)目范圍,那項(xiàng)目終將無法滿足預(yù)期的成效,IT也會(huì)缺乏方向來如期完成項(xiàng)目。
解決方案:通過商業(yè)用例和范圍劃定來糾正錯(cuò)誤定義的項(xiàng)目。
9. 忽略項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)
影響:忽略項(xiàng)目之間的關(guān)聯(lián)會(huì)造成資源分配失調(diào)(比如配給某項(xiàng)目的人員也是另一項(xiàng)目所需要的),從而影響項(xiàng)目進(jìn)度,作為連鎖反應(yīng),其它項(xiàng)目也會(huì)受到拖累。
解決方案:在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)將關(guān)聯(lián)因素考慮在內(nèi)。與項(xiàng)目參與者多交流,并繪制項(xiàng)目關(guān)聯(lián)表,可協(xié)助你明確了解各項(xiàng)目之間的關(guān)系。
10. 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過于隨意
影響:項(xiàng)目脫離原有軌道,IT需清理預(yù)料外的麻煩。
解決方案:風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)是項(xiàng)目計(jì)劃的一部分?梢栽趫F(tuán)隊(duì)中進(jìn)行頭腦風(fēng)暴,收集可能的風(fēng)險(xiǎn)因素,然后設(shè)法規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)。這一活動(dòng)不會(huì)花費(fèi)太久的時(shí)間,而且他也能幫助你在正式開始前充分了解項(xiàng)目的軟肋所在。
11. 對(duì)用戶抵觸心理認(rèn)識(shí)不足
影響:用戶對(duì)新技術(shù)的抵觸會(huì)讓項(xiàng)目所投入的資金與精力白費(fèi)。
解決方案:在項(xiàng)目計(jì)劃階段先考慮到推行過程中的阻礙,并設(shè)法化解這些阻力。與那些工作將受新項(xiàng)目影響的用戶交流溝通,向他們闡述項(xiàng)目會(huì)給他們的工作流程帶來的有利變化與價(jià)值。
12. 時(shí)間進(jìn)度表欠完善
影響:團(tuán)隊(duì)成員對(duì)何時(shí)完成何種任務(wù)沒有概念,對(duì)整體項(xiàng)目的按時(shí)達(dá)成形成阻滯。
解決方案:最簡單的方法是判別出項(xiàng)目中所有的活動(dòng),并在這些活動(dòng)后面標(biāo)注預(yù)計(jì)完成日期。使用項(xiàng)目管理軟件亦可創(chuàng)建進(jìn)度計(jì)劃表。
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