2013會(huì)計(jì)從業(yè)資格《會(huì)計(jì)電算化》學(xué)習(xí)筆記(3)

第二節(jié)會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求

　　一、會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求

　　根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，會(huì)計(jì)核算軟件的設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)應(yīng)當(dāng)符合以下基本要求：

　　(1)會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國(guó)法律、法規(guī)、規(guī)章的有關(guān)規(guī)定，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，有利于提高會(huì)計(jì)核算工作的效率。

　　(2)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定劃分會(huì)計(jì)期間，分期結(jié)算賬目和編制會(huì)計(jì)報(bào)表。

　　(3)會(huì)計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時(shí)提供少數(shù)民族文字或者外國(guó)文字對(duì)照。

　　(4)會(huì)計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。

　　(5)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T　19581—2004((信息技術(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　(6)會(huì)計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許的使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況。

　　(7)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

　　(8)單位修改、升級(jí)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件，或者需要改變會(huì)計(jì)核算軟件的運(yùn)行環(huán)境時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。

　　(9)會(huì)計(jì)核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會(huì)計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會(huì)計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。

　　二、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

　　數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會(huì)計(jì)核算軟件處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。會(huì)計(jì)核算條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入方式包括手工錄入、存儲(chǔ)介質(zhì)導(dǎo)人以及由其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳人等。輸入的數(shù)據(jù)主要有三大類：初始數(shù)據(jù)、記賬憑證數(shù)據(jù)和原始憑證數(shù)據(jù)。

　　1.會(huì)計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式

　　會(huì)計(jì)核算軟件的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導(dǎo)入或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。此外，會(huì)計(jì)核算軟件某個(gè)功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一功能模塊中取得，也可以根據(jù)其他功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。

　　2.對(duì)初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求

　　在會(huì)計(jì)賬套正式啟用之前，會(huì)計(jì)核算軟件必須進(jìn)行初始化設(shè)置。會(huì)計(jì)核算軟件必須具備以下初始化功能：

　　(1)輸入會(huì)計(jì)核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料，包括各級(jí)會(huì)計(jì)科目的名稱、編號(hào)、年初數(shù)、期初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等。

　　(2)輸入需要在本期進(jìn)行對(duì)賬的未達(dá)賬項(xiàng)。

　　(3)選擇會(huì)計(jì)核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法等。會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的更改過程，在計(jì)算機(jī)內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄。

　　(4)定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證，包括會(huì)計(jì)制度允許的自動(dòng)沖回憑證等。

　　(5)用戶設(shè)置，明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員的登錄名、密碼、姓名、操作權(quán)限等。

　　(6)必須提供必要的方法對(duì)輸入的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗(yàn)。

　　(7)會(huì)計(jì)核算軟件中采用的總分類會(huì)計(jì)科目的名稱、編碼方法，必須符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。

　　由于初始化工作是對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的直接輸入和修改，因此，初始化工作結(jié)束并經(jīng)確認(rèn)后，有關(guān)功能應(yīng)當(dāng)關(guān)閉，以防用戶繞過正常的賬務(wù)處理程序直接對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

　　(三)對(duì)記賬憑證輸入的基本要求

　　會(huì)計(jì)核算軟件必須提供輸入記賬憑證的功能，輸入內(nèi)容包括填制憑證日期、憑證編號(hào)、業(yè)務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目名稱或編號(hào)、金額、附件張數(shù)等。記賬憑證的編號(hào)可以由手工輸入，也可以由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生。會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)對(duì)記賬憑證編號(hào)的連續(xù)性進(jìn)行控制。

　　(四)對(duì)記賬憑證的控制功能要求

　　會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供以下控制功能，確保記賬憑證的編制和處理符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定：

　　(1)正在輸入的記賬憑證編號(hào)是否與已輸入的記賬憑證編號(hào)重復(fù)，如重復(fù)，予以提示并拒絕保存。

　　(2)以編號(hào)形式輸入會(huì)計(jì)科目的，自動(dòng)顯示該編號(hào)所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱。

　　(3)正在輸入的記賬憑證中的會(huì)計(jì)科目，當(dāng)借貸雙方金額不平衡或沒有輸人金額時(shí)，應(yīng)提示并拒絕保存。

　　(4)正在輸入的記賬憑證有借方會(huì)計(jì)科目而無貸方會(huì)計(jì)科目或者有貸方會(huì)計(jì)科目而無借方會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)提示并拒絕保存。

　　(5)正在輸入的收款憑證的借方科目或付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”的，應(yīng)提示并拒絕保存。

　　(6)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的記賬憑證(不包括會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生的記賬憑證)進(jìn)行修改的功能，在修改過程中，應(yīng)同樣給出與輸入記賬憑證時(shí)規(guī)定的各項(xiàng)提示。

　　(7)對(duì)已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對(duì)記賬憑證進(jìn)行修改;對(duì)于已記賬的記賬憑證，應(yīng)當(dāng)不再允許撤銷審核。

　　(8)對(duì)同一張記賬憑證，應(yīng)分別對(duì)審核功能和輸入修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制，防止同一用戶對(duì)同一張記賬憑證同時(shí)具有輸入、修改權(quán)和審核權(quán)。

　　(9)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充登記憑證法進(jìn)行更正，紅字可用負(fù)號(hào)“一”表示。

　　(10)采用直接輸入原始憑證由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證的，在生成正式的記賬憑證前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核確認(rèn)。

　　(五)對(duì)原始憑證輸入的基本要求

　　會(huì)計(jì)核算軟件提供的原始憑證輸人項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)齊全，主要項(xiàng)目有填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額等。會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)需要輸入的原始憑證，可以按照以下方法進(jìn)行處理：

　　(1)輸入記賬憑證的同時(shí)輸入相應(yīng)的原始憑證;輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等時(shí)，軟件應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕通過;在對(duì)已經(jīng)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核的同時(shí)，應(yīng)對(duì)輸入的所附原始憑證進(jìn)行審核;輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，與其對(duì)應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

　　(2)記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證;會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未被審核的原始憑證進(jìn)行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應(yīng)的記賬憑證;記賬憑證審核通過或者登賬后，與其對(duì)應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

　　(3)在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬以后，如果原始憑證確需修改，則會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)在留有痕跡的前提下，提供修改和對(duì)修改后的原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能。

　　(六)對(duì)處理外國(guó)貨幣核算業(yè)務(wù)的要求

　　(1)適用于外國(guó)貨幣核算業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供能輸入外國(guó)貨幣憑證的功能。通用會(huì)計(jì)核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。

　　(2)采用統(tǒng)賬制核算外國(guó)貨幣的會(huì)計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供在當(dāng)期外國(guó)貨幣業(yè)務(wù)發(fā)生期初和業(yè)務(wù)發(fā)生的同時(shí)，輸入期初和發(fā)生時(shí)外匯牌價(jià)的功能。記賬憑證中，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)立即自動(dòng)折合為記賬本位幣金額。

　　三、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求

　　會(huì)計(jì)電算化條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出包括屏幕查詢、打印、保存到存儲(chǔ)介質(zhì)(磁盤)、通過數(shù)據(jù)接口傳輸?shù)狡渌麡I(yè)務(wù)系統(tǒng)以及利用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)榷喾N形式。其中，磁盤輸出多用于數(shù)據(jù)的備份或上報(bào)數(shù)據(jù)(尤其是會(huì)計(jì)報(bào)表)的輸出，利用網(wǎng)絡(luò)傳輸一般多用于企業(yè)分支機(jī)構(gòu)向總公司報(bào)賬或報(bào)表輸出時(shí)，查詢和打印是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出的最基本形式。

　　(一)屏幕查詢的基本要求

　　在會(huì)計(jì)電算化條件下，無需每天將會(huì)計(jì)賬務(wù)數(shù)據(jù)打印輸出，平時(shí)的查賬需求可以通過屏幕查詢來解決。對(duì)屏幕查詢功能沒有統(tǒng)一的格式和內(nèi)容要求，但會(huì)計(jì)核算軟件通常應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)對(duì)以下內(nèi)容的查詢功能：

　　(1)各級(jí)會(huì)計(jì)科目的名稱、編號(hào)、年初余額、期初余額、累計(jì)發(fā)生額、本期發(fā)生額和當(dāng)前余額等項(xiàng)目。

　　(2)本期已輸入的記賬憑證、原始憑證。

　　(3)本期和以前各期的總賬和明細(xì)賬。

　　(4)往來項(xiàng)目的結(jié)算情況。

　　(5)到期票據(jù)的結(jié)算情況。

　　(6)本期和以前各期的會(huì)計(jì)報(bào)表。

　　對(duì)于查詢內(nèi)容，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)顯示其是否已經(jīng)結(jié)賬。如果需要，也可對(duì)屏幕查詢結(jié)果打印輸出。

　　(二)打印輸出的基本要求

　　會(huì)計(jì)核算軟件必須提供以下打印輸出功能：

　　(1)應(yīng)當(dāng)提供記賬憑證的打印輸出功能，打印格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定。

　　(2)應(yīng)當(dāng)提供原始憑證的打印輸出功能，打印輸出原始憑證的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定。

　　(3)必須提供會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的打印輸出功能，打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。具體而言，打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿必須包括El記賬、明細(xì)賬和總賬。其中，明細(xì)賬應(yīng)提供三欄賬、多欄賬、數(shù)量金額賬等各種賬簿形式的打印輸出功能。

　　(4)在總分類賬和明細(xì)分類賬的直接登賬依據(jù)完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額的余額對(duì)照表替代。

　　(5)在保證會(huì)計(jì)賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少。

　　(6)對(duì)于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，可以提供會(huì)計(jì)賬簿的滿頁打印輸出功能。

　　(7)打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表，如果是根據(jù)已結(jié)賬數(shù)據(jù)生成的，則應(yīng)當(dāng)在打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表上打印一個(gè)特殊標(biāo)記，以示區(qū)別。

　　(三)關(guān)于會(huì)計(jì)核算軟件輸出數(shù)據(jù)的其他要求

　　(1)根據(jù)會(huì)計(jì)憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)核算軟件不能提供直接修改功能。

　　(2)會(huì)計(jì)年度終了進(jìn)行結(jié)賬時(shí)，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上的強(qiáng)制備份功能。

　　四、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理功能的基本要求

　　會(huì)計(jì)法律法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的規(guī)定主要體現(xiàn)在記賬、結(jié)賬和報(bào)表生成等三個(gè)方面，我們將分別對(duì)這三部分功能提出具體要求。

　　(一)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件記賬功能的基本要求

　　會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供根據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。在計(jì)算機(jī)中，賬簿文件或者數(shù)據(jù)庫可以設(shè)置一個(gè)或多個(gè)。

　　(1)根據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證或者計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的記賬憑證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬。

　　(2)根據(jù)審核通過的機(jī)內(nèi)記賬憑證和相應(yīng)的機(jī)內(nèi)原始憑證登記明細(xì)分類賬。

　　(3)總分類賬和明細(xì)分類賬可以同時(shí)登記，也可以分別登記，還可以在同一個(gè)功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記。

　　(4)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)憑證審核通過后，直接登賬或者成批登賬的功能。

　　(5)機(jī)內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬登記時(shí)，應(yīng)當(dāng)計(jì)算出各會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額和余額。

　　(二)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件結(jié)賬功能的基本要求

　　(1)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會(huì)計(jì)期間進(jìn)行結(jié)賬的功能。

　　(2)結(jié)賬前，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)自動(dòng)檢查本期輸入的會(huì)計(jì)憑證是否全部登記入賬，尤其要檢查由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證(如折舊計(jì)提憑證等)是否已生成和入賬，全部登記人賬后才能結(jié)賬。

　　(3)機(jī)內(nèi)總分類賬和明細(xì)分類賬可以同時(shí)結(jié)賬，也可以由處理明細(xì)分類賬的功能模塊先結(jié)賬、處理總分類賬的功能模塊后結(jié)賬。

　　(4)機(jī)內(nèi)總分類賬結(jié)賬之前，應(yīng)當(dāng)與明細(xì)分類賬進(jìn)行核對(duì)，如果不一致，總分類賬不能結(jié)賬。

　　(5)結(jié)賬后，不能再輸入上一會(huì)計(jì)期間的會(huì)計(jì)憑證。一般情況下，某會(huì)計(jì)期間的會(huì)計(jì)憑證只有在上個(gè)會(huì)計(jì)期間已結(jié)賬的情況下才能輸入，但年底可以例外。會(huì)計(jì)核算軟件可以提供在本會(huì)計(jì)年度結(jié)束，但仍有一部分轉(zhuǎn)賬憑證需要延續(xù)至下個(gè)會(huì)計(jì)年度第一個(gè)月或者第一個(gè)季度進(jìn)行處理而沒有結(jié)賬時(shí)，輸入下一會(huì)計(jì)年度第一個(gè)月或者第一個(gè)季度會(huì)計(jì)憑證的功能。

　　(三)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件報(bào)表生成功能的基本要求

　　由于企業(yè)會(huì)計(jì)資料的使用者眾多，不同的使用者對(duì)會(huì)計(jì)資料有不同的要求，因此，財(cái)會(huì)部門提供的會(huì)計(jì)資料就要采取不同的格式反映不同的內(nèi)容，從而形成相應(yīng)的會(huì)計(jì)報(bào)表。根據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》規(guī)定而編制的資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和現(xiàn)金流量表是必須編制的基本報(bào)表。

　　根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的自動(dòng)編制會(huì)計(jì)報(bào)表的功能。而通用會(huì)計(jì)核算軟件則應(yīng)提供會(huì)計(jì)報(bào)表的自定義功能，包括定義會(huì)計(jì)報(bào)表的格式、項(xiàng)目、各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)來源、表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)運(yùn)算和稽核關(guān)系，等等。對(duì)于根據(jù)機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)賬簿生成的會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)核算軟件不能提供直接修改功能。

　　(四)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)具備的其他處理功能

　　(1)應(yīng)當(dāng)提供自動(dòng)進(jìn)行銀行對(duì)賬的功能，根據(jù)機(jī)內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對(duì)賬單及適當(dāng)?shù)氖止ぽo助操作，自動(dòng)生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

　　(2)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)采取加密存儲(chǔ)、用戶身份驗(yàn)證等多種手段確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)的未授權(quán)訪問、復(fù)制、篡改、刪除。

　　(3)通用會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)同時(shí)提供國(guó)家會(huì)計(jì)制度允許使用的多種會(huì)計(jì)核算方法，以便用戶選擇。會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的更改過程，在計(jì)算機(jī)內(nèi)必須有相應(yīng)的記錄。

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