第三節(jié)會(huì)計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，單位要按照會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)和要求，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的使用人員和維護(hù)人員的管理，按照權(quán)責(zé)對(duì)等的原則，明確系統(tǒng)內(nèi)各類(lèi)人員的職責(zé)、權(quán)限并使之與利益掛鉤，建立和健全崗位責(zé)任制。
一、電算化會(huì)計(jì)崗位的劃分及職責(zé)
《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中提出了建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制的原則：“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，要建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，要明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專(zhuān)責(zé)，辦事有要求，工作有檢查”等。建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，定員、定崗、明確分工、各司其職，有利于會(huì)計(jì)工作的程序化和規(guī)范化，有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制，有利于落實(shí)責(zé)任和會(huì)計(jì)人員鉆研分管業(yè)務(wù)，有利于提高工作效率和工作質(zhì)量。按照這一原則和會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，各單位可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，對(duì)會(huì)計(jì)崗位的劃分進(jìn)行調(diào)整并設(shè)置必要的工作崗位。會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位。
基本會(huì)計(jì)崗位可分為：會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算各崗、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等。各基本會(huì)計(jì)崗位與手工會(huì)計(jì)的各崗位相對(duì)應(yīng)，基本會(huì)計(jì)崗位必須由持有會(huì)計(jì)證的人員擔(dān)任，未取得會(huì)計(jì)證的人員不得從事會(huì)計(jì)工作。基本會(huì)計(jì)工作崗位，既可以一人一崗，也可以一人多崗或者一崗多人，但應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)部控制制度的要求，例如，出納人員不得兼管稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、.債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作�；緯�(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)工作人員還應(yīng)有計(jì)劃地進(jìn)行輪換，以促進(jìn)會(huì)計(jì)人員全面熟悉業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。會(huì)計(jì)人員必須實(shí)行回避制度。
電算化會(huì)計(jì)崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)的工作崗位。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位要根據(jù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作、維護(hù)、開(kāi)發(fā)的特點(diǎn)，結(jié)合會(huì)計(jì)工作要求來(lái)劃分電算化會(huì)計(jì)崗位。大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的單位，可以考慮設(shè)立如下電算化會(huì)計(jì)崗位。
(一)電算主管
負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織管理工作經(jīng)驗(yàn)。電算化主管可由會(huì)計(jì)主管兼任，采用中小型計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)核算軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。具體職責(zé)如下：
(1)負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，達(dá)到合法、安全、可靠、可審計(jì)的要求。在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)組織有關(guān)人員盡快恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
(2)協(xié)調(diào)電算化系統(tǒng)各類(lèi)人員之間的工作關(guān)系，制定崗位責(zé)任與經(jīng)濟(jì)責(zé)任的考核制度，負(fù)責(zé)對(duì)電算化系統(tǒng)各類(lèi)人員的工作質(zhì)量進(jìn)行考評(píng)，提出任免意見(jiàn)。
(3)負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)輸出賬表、憑證的數(shù)據(jù)正確性和及時(shí)性檢查工作。
(4)建立電算化系統(tǒng)各種資源(硬件資源和軟件資源)的調(diào)用、修改和更新的審批制度并監(jiān)督執(zhí)行。
(5)完善企業(yè)現(xiàn)有的管理制度，充分發(fā)揮電算化優(yōu)勢(shì)，提出單位會(huì)計(jì)工作的改進(jìn)
(二)軟件操作
負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表和進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理工作，一般可由基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)人員兼任。具體職責(zé)如下：
(1)負(fù)責(zé)所分管業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)輸入、處理、備份和輸出(包括打印輸出憑證、賬簿、報(bào)表)。
(2)嚴(yán)格按照操作程序使用計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)核算軟件。
(3)數(shù)據(jù)輸入完后，應(yīng)進(jìn)行自檢核對(duì)工作，核對(duì)無(wú)誤后交審核記賬員復(fù)核記賬。對(duì)審核員提出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)修改。
(4)每天操作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份并妥善保管。
(5)注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，定期更換自己的密碼。(6)離開(kāi)機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)核算軟件
(7)操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)記錄故障情況并及時(shí)向素統(tǒng)管理員報(bào)告。(8)每次操作軟件后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)上機(jī)記錄。
(9)出納人員應(yīng)做到“日清月結(jié)”，現(xiàn)金出納每天都必須將現(xiàn)金日記賬的余額與庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行核對(duì);銀行出納每月都必須將銀行存款賬戶(hù)的余額與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)。
(10)在由原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)并打印輸出的情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入員的簽名或蓋章;收付款記賬憑證還應(yīng)有出納人員的簽名和蓋章。
(三)審核記賬
負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核，以保證憑證的合法性、正確性和完整性，操作會(huì)計(jì)核算軟件登記賬簿，對(duì)打印輸出的賬簿和報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)，可由主管會(huì)計(jì)兼任。具體職責(zé)如下：
(1)審核原始憑證的真實(shí)性、正確性，對(duì)不符合規(guī)定的原始單據(jù)不作為記賬憑證依據(jù)。
(2)將不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還給各有關(guān)人員更正修改后，再進(jìn)行審核。
(3)對(duì)操作員輸入的憑證進(jìn)行審核并及時(shí)記賬，打印輸出有關(guān)賬表。
(4)負(fù)責(zé)憑證的審核工作，包括各類(lèi)代碼的合法性、摘要的規(guī)范性、會(huì)計(jì)科目和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性以及附件的完整性等。
(5)對(duì)不符合要求的憑證和輸出的賬表不予簽章確認(rèn)。
(6)審核記賬人員不得兼任出納工作。
(7)進(jìn)行結(jié)賬操作。結(jié)賬前，檢查已審核簽字的記賬憑證是否全部記賬。
(四)電算維護(hù)
負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。在大中型企業(yè)中，該崗位應(yīng)由專(zhuān)職人員擔(dān)任。維護(hù)員一般不進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)際操作。具體職責(zé)如下：
(1)定期檢查電算化系統(tǒng)的軟件、硬件運(yùn)行情況。
(2)應(yīng)及時(shí)排除電算化系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的軟件或硬件故障。
(3)負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)升級(jí)換版的調(diào)試工作。
(4)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)人員變動(dòng)或會(huì)計(jì)科目調(diào)整時(shí)，負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的維護(hù)。
(5)會(huì)計(jì)核算軟件不能滿(mǎn)足單位需要時(shí)，與本單位軟件開(kāi)發(fā)人員或商品化會(huì)計(jì)核算軟件開(kāi)發(fā)商聯(lián)系，進(jìn)行軟件功能的改進(jìn)。
(五)電算審查
負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。該崗位可由會(huì)計(jì)稽核人員兼任。具體職責(zé)如下：
(1)負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)核算軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。
(2)審查電算化系統(tǒng)各類(lèi)人員工作崗位的設(shè)置是否合理，制定的內(nèi)部控制制度是否完善，各類(lèi)人員是否越權(quán)使用軟件，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。
(3)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問(wèn)題或隱患時(shí)，應(yīng)及時(shí)向會(huì)計(jì)主管反映，盡快提出處理意見(jiàn)。
(六)數(shù)據(jù)分析
負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可由主管會(huì)計(jì)兼任。具體職責(zé)如下：
(1)負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。
(2)制定適合本單位實(shí)際情況的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析方法、分析模型和分析周期，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理及時(shí)提供信息。
(3)每日、旬、月、年，都要對(duì)企業(yè)的各種報(bào)表、賬簿進(jìn)行分析，為單位領(lǐng)導(dǎo)提供必要的信息。
(4)企業(yè)的重大項(xiàng)目實(shí)施前，應(yīng)通過(guò)歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，為決策者提供詳實(shí)、準(zhǔn)確、有根有據(jù)的事前預(yù)測(cè)分析報(bào)告;企業(yè)的重大項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)通過(guò)對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，提供項(xiàng)目實(shí)施情況(如進(jìn)度、成本、費(fèi)用等)分析報(bào)告;企業(yè)的重大項(xiàng)目實(shí)施后，應(yīng)通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，提供有關(guān)項(xiàng)目總結(jié)的分析報(bào)告。
(5)根據(jù)單位領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)提出的分析要求，及時(shí)利用會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以滿(mǎn)足單位經(jīng)營(yíng)管理的需要。
(七)會(huì)計(jì)檔案保管
負(fù)責(zé)存檔數(shù)據(jù)軟盤(pán)、程序軟盤(pán)、輸出的賬表、憑證和各種會(huì)計(jì)檔案資料的保管工作，做好軟盤(pán)、數(shù)據(jù)及資料的安全保密工作。具體職責(zé)如下：
(1)按會(huì)計(jì)檔案管理有關(guān)規(guī)定行使職權(quán)。
(2)負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各類(lèi)數(shù)據(jù)軟盤(pán)、系統(tǒng)軟盤(pán)及各類(lèi)賬表、憑證、資料的存檔保管工作。(3)做好各類(lèi)數(shù)據(jù)、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。經(jīng)批準(zhǔn)允許借閱的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行借閱登記。
(4)按規(guī)定期限，向各類(lèi)電算化崗位人員催交各種有關(guān)的軟盤(pán)資料和賬表憑證等會(huì)計(jì)檔案。
(八)軟件開(kāi)發(fā)
由本單位人員進(jìn)行會(huì)計(jì)核算軟件開(kāi)發(fā)的單位，還可設(shè)立軟件開(kāi)發(fā)崗，主要負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)核算軟件的開(kāi)發(fā)和軟件維護(hù)工作。具體職責(zé)如下：
(1)負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)核算軟件的開(kāi)發(fā)和維護(hù)工作。
(2)按規(guī)定程序進(jìn)行軟件的完善性、適應(yīng)性和正確性維護(hù)。
(3)軟件開(kāi)發(fā)人員不得操作會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理。
(4)按電算主管的要求，及時(shí)完成對(duì)本單位會(huì)計(jì)核算軟件的修改和更新，并建立相關(guān)的文檔資料。
電算化會(huì)計(jì)崗位中，軟件操作崗位與審核記賬、電算維護(hù)、電算審查崗位為不相容崗位�；緯�(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位，可在符合內(nèi)部控制原則的前提下交叉設(shè)置。會(huì)計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時(shí)完成，平時(shí)根據(jù)人員的變動(dòng)可進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。電算主管負(fù)責(zé)定義各操作人員的權(quán)限。具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限，無(wú)權(quán)更改自己和他人的操作權(quán)限。
注意：電算化會(huì)計(jì)崗位中，軟件操作和審核記賬崗需達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)水平;電算維護(hù)、電算審查和數(shù)據(jù)分析崗需達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)水平。
二、中小企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的崗位設(shè)置
中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要對(duì)電算化崗位進(jìn)行適當(dāng)合并，設(shè)置一些必需的崗位，一人可以兼任多個(gè)工作崗位。但應(yīng)該注意滿(mǎn)足不相容職務(wù)相分離的要求，如出納和記賬審核不應(yīng)是同一人，軟件開(kāi)發(fā)人員不能操作軟件處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)等。小規(guī)模單位電算化崗位的設(shè)置，可由會(huì)計(jì)主管兼任電算主管和審核記賬崗位，由會(huì)計(jì)人員擔(dān)任操作員和電算維護(hù)員，還應(yīng)單獨(dú)設(shè)立出納員崗位。
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