稱呼：
稱呼是書(shū)信的開(kāi)頭部分，是寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱謂。無(wú)論是私人信件、還是公務(wù)信件，一般都以“Dear”作為開(kāi)頭引出收信人的姓名和頭銜。稱呼的后面一般都要求加逗號(hào)。
在私人信件中，如果寫(xiě)信人與收信人關(guān)系比較親密，則稱呼可以比較隨意，一般都是“Dear”后面直接加人名，如“Dear Anna, Dear Tom”等；或者“Dear”后面加長(zhǎng)輩的稱呼，如“Dear Papa, Dear Aunt”；如果關(guān)系不是非常親密，則要稱呼對(duì)方的姓，寫(xiě)做“Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith, Dear Ms Smith”。注意，在不知道女士的婚嫁狀況的時(shí)候，宜用“Ms.”。
在公務(wù)信件中，一般的稱呼格式是在收信人頭銜后加姓，或者加收信人全名。要特別注意收信人的頭銜。具體稱呼方式及縮寫(xiě)如下：
男士：Mr.
女士：Mrs., Ms., Miss
教授/博士：Prof./Dr.
市長(zhǎng)、法官、議員或其他高官：Hon. (Honorable，即“尊敬的”)
編輯：Editor
不知對(duì)方姓名：Dear Sir/Sirs, Dear Madam/Madams, Dear Sir or Madam, To Whom It May Concern
正文：
正文一般包括三個(gè)部分。第一部分是開(kāi)頭，需要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山地說(shuō)明寫(xiě)信的原因和目的。如果是寫(xiě)給不認(rèn)識(shí)的人，還要加上一個(gè)簡(jiǎn)單的自我介紹。如果是回信，還要說(shuō)明何時(shí)收到對(duì)方關(guān)于什么內(nèi)容的信。
第二部分是信的核心和主要內(nèi)容，把開(kāi)頭提出的問(wèn)題進(jìn)行充分的說(shuō)明和解釋。
第三部分是信的結(jié)尾，通常以禮貌的祝�；蛘咴竿麃�(lái)結(jié)束。如：
I am looking forward to your reply.
Please pass my best wishes to all your family.
結(jié)束語(yǔ)：
結(jié)束語(yǔ)是寫(xiě)信人對(duì)于收信人的謙稱和致敬。
在私人信件中，一般可以用“Best wishes, Best regards, Best, Regards, Warmest Regards, Yours, Yours ever, Yours sincerely, Cordially”。如果是用于關(guān)系非常親密的朋友或者親人，則還可以用“Yours affectionately, Affectionately, Love, Lovingly, Cheers, Your devoted friend, Your loving son (daughter, nephew, niece, grandson, granddaughter, father, mother, husband, wife, etc.)”。
在公務(wù)信件中，一般可以用“Yours sincerely, yours faithfully, Yours truly, Yours respectfully, Yours gratefully, Yours cordially”等。
特別是在給一些團(tuán)體和不知名的個(gè)人的正式信件中，除了以上結(jié)束語(yǔ)外還可以采用以下形式：Truly yours, Sincerely yours, Faithfully yours, etc.
英文信件結(jié)束語(yǔ)形式非常多，對(duì)于考生來(lái)說(shuō)如果能夠掌握各種情況下的不同結(jié)束語(yǔ)自然最好，但是對(duì)于應(yīng)試來(lái)說(shuō)，考生掌握一個(gè)“Yours sincerely”就可以以不變應(yīng)萬(wàn)變，因?yàn)檫@個(gè)結(jié)束語(yǔ)普遍適用于私人和公務(wù)信件。
簽名：
關(guān)于簽名的注意點(diǎn)就是，考試中不允許考生留下自己的名字，只能用“Li Ming”這個(gè)名字。
（2）備忘錄
備忘錄是用于各部門(mén)之間傳遞信息、提醒和督促對(duì)方做某事的一種文書(shū)。備忘錄一般用于各種機(jī)構(gòu)組織中，在大學(xué)生中用的比較少。備忘錄有約定俗成的結(jié)構(gòu)和格式，一般由五個(gè)部分組成：
To: 收文人
From: 發(fā)文人
Date: 日期
Subject: 事由，內(nèi)容只需要用名詞或動(dòng)名詞等少數(shù)幾個(gè)詞，甚至一個(gè)詞做簡(jiǎn)略陳述。
Message: 正文，直入主題，列出最重要的信息或結(jié)論。
備忘錄的內(nèi)容有如新聞寫(xiě)作，需要包括以下幾個(gè)要素：誰(shuí)，什么，何時(shí)，何地，為什么。備忘錄有可能是通知，也可能是呼吁人們參加某個(gè)活動(dòng)或采取某個(gè)行動(dòng)，因此，語(yǔ)氣一般比較正式、禮貌且簡(jiǎn)明扼要，表達(dá)清楚準(zhǔn)確，以使廣大的讀者能夠迅速正確地理解。需要注意的是，備忘錄的收文人只要寫(xiě)全名即可，無(wú)需稱呼語(yǔ)，結(jié)尾處也不需要結(jié)束語(yǔ)和簽名。
