事業(yè)單位考試《公共基礎(chǔ)知識(shí)》教材輔導(dǎo)(21)

　　1.主題詞

　　主題詞是用來(lái)揭示公文基本內(nèi)容并經(jīng)過(guò)規(guī)范化處理的專用詞語(yǔ)，是在概括公文內(nèi)容特征方面起關(guān)鍵作用的詞語(yǔ)，也叫關(guān)鍵詞。標(biāo)注主題詞，能與標(biāo)題相配合，簡(jiǎn)要而準(zhǔn)確的揭示公文內(nèi)容。這對(duì)提高公文的檢索、利用效率，都是十分有利的。因此，應(yīng)將有存檔利用價(jià)值的公文，都標(biāo)注主題詞。

　　要從主題詞表中選用最切合公文內(nèi)容的、專指性最強(qiáng)的主題詞。上報(bào)的公文應(yīng)按上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的主題詞表標(biāo)注主題詞。每件公文最少選用3個(gè)主題詞語(yǔ)，通常是3-5個(gè)詞語(yǔ)，最多不超過(guò)7個(gè)。標(biāo)注的順序，前幾個(gè)詞語(yǔ)表示公文的主要內(nèi)容，涵義由大到小，從類別詞到類屬詞，最后一個(gè)表示公文的文種。

　　主題詞位于公文末頁(yè)注釋之下，抄送欄之上。通常居左頂格排一行�！爸黝}詞：”字樣后標(biāo)注主題詞語(yǔ)，各詞語(yǔ)間空一格。

　　2.抄送機(jī)關(guān)指主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的機(jī)關(guān)、單位和組織。

　　一律使用“抄送’夕，抄送機(jī)關(guān)(單位)應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

　　要嚴(yán)格控制抄送機(jī)關(guān)、單位和個(gè)人，可送可不送的不抄送，完全無(wú)關(guān)的堅(jiān)決不送。位應(yīng)準(zhǔn)確具體地寫明，不宜籠統(tǒng)地寫“各有關(guān)單位”之類。一般也不抄送個(gè)人。

　　抄送機(jī)關(guān)(單位)位于主題詞之下，用兩條平行細(xì)實(shí)線形成抄送欄。起首居左空1字標(biāo)出“抄送：”字樣，然后按機(jī)關(guān)、單位的級(jí)別、性質(zhì)、有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列抄送單位名稱，中間用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)逗號(hào)“，”分隔，最后打上句號(hào)。

　　抄送機(jī)關(guān)(單位)排列次序可按以下辦法處理：按上級(jí)、平級(jí)、一下級(jí)為序;若系同一級(jí)別的，則按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍事機(jī)關(guān)的順序排列;若是本系統(tǒng)行文，下級(jí)單位在前，部門在后。要注意，本單位各部門及領(lǐng)導(dǎo)均不應(yīng)列入抄送欄，也不必寫“存檔2份”之類。

　　3.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

　　《條例》作“印刷版記”。這是對(duì)公文印制發(fā)出情況的說(shuō)明，準(zhǔn)確反映公文的生成時(shí)間，以界定生效日期與印發(fā)時(shí)間的區(qū)別。其內(nèi)容包括承制單位、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。印發(fā)單位一般為機(jī)關(guān)(單位)的辦公廳(室)或文秘部門。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

　　位于抄送欄之下(無(wú)抄送欄的在主題詞之下)，劃一條細(xì)實(shí)線形成1行的印刷版記欄。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)(翻印)口期右空1字。線下右邊用圓括號(hào)標(biāo)注印刷份數(shù)。

　　印刷版記的位置，應(yīng)置于公文最后一面(封四)最后一行處。

　　二、公文的特定格式

　　(一)信函式格式

　　不少機(jī)關(guān)單位常使用一種只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱而不標(biāo)識(shí)“文件”二字的“信函式”公文，即函件。它用于處理日常事務(wù)的平行文或下行文，如函、一般事項(xiàng)的通知、批復(fù)等，而且使用頻率很高。這種公文通常使用專門的函件版頭，其用法如下。

　　1.發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般用全稱，置于首頁(yè)線上。

　　2.在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱4 mm之下印一條上粗下細(xì)的武文線，在距下頁(yè)邊20 mm處印一條上細(xì)卜粗的文武線。

　　3.發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)。如需標(biāo)識(shí)份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標(biāo)識(shí)。(一般說(shuō)來(lái)，“信函式”公文很少同時(shí)出現(xiàn)這三項(xiàng))

　　4.發(fā)文字號(hào)下空1行標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題。首頁(yè)不顯示頁(yè)碼，其后由第2頁(yè)開始標(biāo)識(shí)。第2頁(yè)后不再標(biāo)識(shí)紅色雙線。

　　(二)會(huì)議紀(jì)要格式

　　這里所指的會(huì)議紀(jì)要格式，專指黨政機(jī)關(guān)、單位的辦公會(huì)議紀(jì)要。

　　1.會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“XXXXXX會(huì)議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識(shí)位置同“文件式”發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法‘樣·

　　2.在會(huì)議紀(jì)要之下空2行居中標(biāo)識(shí)編號(hào)，即“第X號(hào)”。編號(hào)的編制按年度為限。

　　3.在編號(hào)下空1行版心左邊緣頂格標(biāo)識(shí)印發(fā)機(jī)關(guān)(部門)，一般是該機(jī)關(guān)、單位的辦公室或文秘部門。在印發(fā)機(jī)關(guān)同一行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)印發(fā)日期。在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期下4 mm處劃一條與版心等長(zhǎng)的紅線。

　　4.辦公會(huì)議紀(jì)要主體部分及版記部分的各項(xiàng)要求，與“文件式”公文的主體部分、)版記格式基本一致，只有兩點(diǎn)不同。一是辦公會(huì)議紀(jì)要不分主送、抄送，而用“分送”這一特定形式：一是會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。

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