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　　1.歸檔文件

　　歸檔文件是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　2.歸檔文件整理

　　歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒、使之有序化的過(guò)程。

　　歸檔文件的整理單位是“件”。

　　3.件

　　“件”，是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正文與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。

　　(1)歸檔文件是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的。立檔單位是檔案專業(yè)術(shù)語(yǔ)，它是指構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。也就是說(shuō)，這些機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人在其職能活動(dòng)中，除了本機(jī)關(guān)形成的文件材料外，上級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與其職能活動(dòng)有關(guān)的文件材料，都屬于歸檔文件。

　　(2)應(yīng)于歸檔的文件，必須是辦理完畢的文件，正在辦理的文件還不能歸檔。

　　(3)應(yīng)于歸檔的文件，必須是能作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

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