2013會計從業(yè)資格《會計電算化》精講筆記(14)

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第二節(jié)　電算化會計賬務(wù)處理流程

　　下面以用友暢捷通T3軟件為例，對財務(wù)軟件處理流程進(jìn)行系統(tǒng)講解。

　　用友暢捷通T3軟件是用友軟件股份有限公司的全資子公司暢捷通軟件有限公司面向中小型企業(yè)信息化需求設(shè)計的管理系統(tǒng)。該軟件以客戶為核心，集產(chǎn)、供、銷、財一體解決方案，突出了對關(guān)鍵流程的控制，實現(xiàn)了對主要業(yè)務(wù)過程的全面管理，其智能化管控平臺支持立體綜合統(tǒng)計分析，使企業(yè)能夠更快應(yīng)對市場變化、更強管控關(guān)鍵流程、更全洞察運營全貌，為企業(yè)科學(xué)決策提供依據(jù)。此外，其易學(xué)易用的流程化設(shè)計，方便安裝的特性，便于廣大院校、個人用戶學(xué)習(xí)使用。

　　一、總體框架

　　(一)總體結(jié)構(gòu)

　　T3由總賬管理、往來管理、現(xiàn)金管理、項目管理、財務(wù)報表、工資管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)分析、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算等主要部分組成，本套會計電算化教材所涉及到的模塊為總賬、財務(wù)報表、工資、應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)系統(tǒng)。

　　(二)企業(yè)賬套建立及系統(tǒng)啟用基本操作

　　1.操作流程

　　企業(yè)建賬的工作流程如圖所示。為了方便操作，會計信息系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)�，用來引�?dǎo)用戶的建賬過程。

 

　　二、系統(tǒng)管理操作

　　(一)系統(tǒng)管理使用者

　　鑒于系統(tǒng)管理模塊在整個會計信息系統(tǒng)中的地位和重要性，因此，對系統(tǒng)管理模塊的使用系統(tǒng)予以嚴(yán)格控制。系統(tǒng)只允許以兩種身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員(admin)的身份，二是以賬套主管的身份。

　　1.以系統(tǒng)管理員的身份注冊系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個應(yīng)用系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進(jìn)入，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出(恢復(fù)和備份)，設(shè)置操作員和權(quán)限，監(jiān)控系統(tǒng)運行過程，清除異常任務(wù)等。

　　系統(tǒng)管理員是系統(tǒng)中權(quán)限最高的操作員，他要對系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和運行安全負(fù)責(zé)。通用會計信息系統(tǒng)中一般預(yù)置默認(rèn)的系統(tǒng)管理員及口令，企業(yè)在正確安裝應(yīng)用系統(tǒng)后，應(yīng)該及時更改系統(tǒng)管理員的密碼，以保障系統(tǒng)的安全性。

　　2.以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理

　　賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所管理的賬套進(jìn)行修改、對年度賬的管理(包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn))，以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。

　　(二)啟動與注冊系統(tǒng)管理

　　例4-1：

　　以系統(tǒng)管理員(admin)的身份啟動并注冊系統(tǒng)管理。

　　(三)增加操作員

　　操作員是指有權(quán)登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員。每次注冊或登錄系統(tǒng)，都要進(jìn)行操作員身份的合法性檢查。操作員及權(quán)限管理提供了按照預(yù)先設(shè)定的崗位分工進(jìn)行授權(quán)、分權(quán)功能，只有進(jìn)行嚴(yán)格的操作分工和權(quán)限控制，才可能一方面避免與業(yè)務(wù)無關(guān)人員對系統(tǒng)的操作，另一方面對系統(tǒng)所含的各個子產(chǎn)品的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。

　　只有系統(tǒng)管理員有權(quán)限增加操作員。增加系統(tǒng)操作員時，必須明確以下關(guān)于操作員的特征信息：編號、姓名、口令和所屬部門。

　　例4-2：

　　(四)建立賬套

　　建立賬套是企業(yè)應(yīng)用會計信息系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)，其中涉及很多與日后核算相關(guān)的內(nèi)容。為了方便操作，會計信息系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)В脕硪龑?dǎo)用戶的建賬過程。建立企業(yè)賬套時，需要向系統(tǒng)提供以下表征企業(yè)特征的信息，歸類如下：

　　(1)賬套基本信息：包括賬套號、賬套名稱、賬套啟用日期及賬套路徑。

　　(T3下最多999套)

　　由于在一個會計信息系統(tǒng)中，可以建立多個企業(yè)賬套，因此必須設(shè)置賬套號作為區(qū)分不同賬套數(shù)據(jù)的唯一標(biāo)識。

　　賬套名稱一般用來描述賬套的基本特性，可以輸入核算單位簡稱或用該賬套的用途命名。賬套號與賬套名稱是一一對應(yīng)的關(guān)系，共同來代表特定的核算賬套。

　　賬套路徑用來指明賬套在計算機系統(tǒng)中的存放位置，為方便用戶，應(yīng)用系統(tǒng)中一般預(yù)設(shè)一個存儲位置，稱其為默認(rèn)路徑，但允許用戶更改。

　　賬套啟用日期用于規(guī)定該企業(yè)用計算機進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的起點，一般要指定年、月。啟用日期在第一次初始設(shè)置時設(shè)定，一旦啟用不可更改。在確定賬套啟用日期的同時，一般還要設(shè)置企業(yè)的會計期間，即確認(rèn)會計月份的起始日期和結(jié)賬日期。

　　(2)核算單位基本信息：包括企業(yè)名稱、簡稱、地址、郵政編碼、法人、通訊方式等。

　　在以上各項信息中，單位全稱是必須項，因為發(fā)票打印時要使用企業(yè)全稱，其余情況全部使用企業(yè)的簡稱。

　　(3)賬套核算信息：包括記賬本位幣、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、賬套主管、編碼規(guī)則、數(shù)據(jù)精度等。

　　記賬本位幣是企業(yè)必須明確指定的，通常系統(tǒng)默認(rèn)為人民幣，很多軟件也提供以某種外幣作為記賬本位幣的功能。為了滿足多幣種核算的要求，系統(tǒng)都提供設(shè)置外幣及匯率的功能。

　　企業(yè)類型是區(qū)分不同企業(yè)業(yè)務(wù)類型的必要信息，選擇不同的企業(yè)類型，系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理范圍上有所不同。

　　行業(yè)性質(zhì)表明企業(yè)所執(zhí)行的會計制度。行業(yè)性質(zhì)的選擇將決定企業(yè)用到的一級會計科目。企業(yè)從方便使用出發(fā)，系統(tǒng)一般內(nèi)置不同行業(yè)的一級科目和部分常用二級科目供用戶選擇使用，在此基礎(chǔ)上，用戶可以根據(jù)本單位的實際需要增設(shè)或修改必要的明細(xì)核算科目。

　　編碼方案，又叫編碼規(guī)則，是對企業(yè)關(guān)鍵核算對象進(jìn)行分類級次及各級編碼長度的指定，以便于用戶進(jìn)行分級核算、統(tǒng)計和管理。編碼方案設(shè)置包括級次和級長的設(shè)定。級次是指編碼共分幾級，級長是指每級編碼的位數(shù)。可設(shè)置編碼方案的內(nèi)容一般包括科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應(yīng)商分類編碼、部門編碼和結(jié)算方式編碼等。編碼方案的設(shè)置取決于核算單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度、核算與統(tǒng)計要求。

　　以會計科目編碼為例，如果在確定編碼方案時，設(shè)置會計科目編碼規(guī)則為4-2-2，意味著企業(yè)會計科目編碼共分四級，一級會計科目為4位，二級會計科目為2位，三級會計科目編碼也為2位。那么在建立會計科目時，就需要遵從以上設(shè)置原則，如銀行存款各級科目編碼示意如下：

　　科目名稱：銀行存款-中行-人民幣

　　科目級次： 一級 二級 三級

　　科目編碼： 1002 01 01

　　編碼規(guī)則： 4-2-2

　　數(shù)據(jù)精度：是指定義數(shù)據(jù)的保留小數(shù)位數(shù)。在會計核算過程中，由于各企業(yè)對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，有必要明確定義主要數(shù)量、金額的小數(shù)保留位數(shù)，以保證數(shù)據(jù)處理的一致性。

　　例4-3：

　　(1)賬套信息

　　賬套號：888;賬套名稱：北京新瑞科技有限公司;采用默認(rèn)賬套路徑;啟用會計期：2011年1月;會計期間設(shè)置：1月1日至12月31日。

　　(2)單位信息

　　單位名稱：北京新瑞科技有限公司;單位簡稱：新瑞科技。

　　(3)核算類型

　　該企業(yè)的記賬本位幣為人民幣(RMB);企業(yè)類型為工業(yè);行業(yè)性質(zhì)為2007年新會計準(zhǔn)則;賬套主管為陳力;按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目。

　　(4)基礎(chǔ)信息

　　該企業(yè)有外幣核算，進(jìn)行經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理時，需要對存貨、客戶、供應(yīng)商進(jìn)行分類。

　　(5)分類編碼方案

　　科目編碼級次：4222

　　其他：默認(rèn)

　　(6) 數(shù)據(jù)精度

　　該企業(yè)對存貨數(shù)量、單價小數(shù)位定為2。

　　(7)系統(tǒng)啟用

　　“總賬”模塊的啟用日期為“2011年1月1日”。

　　(五)權(quán)限分配

　　根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制的要求，系統(tǒng)操作員要有嚴(yán)格的崗位分工，不能越權(quán)操作。權(quán)限設(shè)置就是對允許登錄系統(tǒng)的操作員規(guī)定操作權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作的行為發(fā)生。

　　系統(tǒng)管理員和賬套主管，兩者都有權(quán)設(shè)置操作員的權(quán)限。所不同的是，系統(tǒng)管理員可以指定或取消某一操作員為一個賬套的主管，也可以對系統(tǒng)內(nèi)所有賬套的操作員進(jìn)行授權(quán);而賬套主管的權(quán)限局限于他所管轄的賬套，在該賬套內(nèi)，賬套主管默認(rèn)擁有全部操作權(quán)限，可以針對本賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。

　　賬套主管自動擁有所在模塊的所有操作權(quán)限。

　　例4-4：

　　(1)陳力--賬套主管

　　負(fù)責(zé)財務(wù)軟件運行環(huán)境的建立，以及各項初始設(shè)置工作;負(fù)責(zé)財務(wù)軟件的日常運行管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運行;負(fù)責(zé)總賬系統(tǒng)的憑證審核、記賬、賬簿查詢、月末結(jié)賬工作;負(fù)責(zé)報表管理及其財務(wù)分析工作。

　　具有系統(tǒng)所有模塊的全部權(quán)限。

　　(2)李南—出納

　　負(fù)責(zé)現(xiàn)金、銀行賬管理工作。

　　具有“總賬-出納簽字”權(quán)限，具有“現(xiàn)金管理”的全部操作權(quán)限。

　　(3)劉陽—會計

　　負(fù)責(zé)總賬系統(tǒng)的憑證管理工作、客戶往來和供應(yīng)商往來管理工作及報表管理工作。

　　具有“總賬”、“往來”、“財務(wù)報表”的全部權(quán)限。

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