2013會計從業(yè)資格《會計電算化》精講筆記(14)

 

　　(二)系統(tǒng)初始化

　　1、設(shè)置選項。

　　首次啟用一個新建賬套的賬務(wù)處理子系統(tǒng)或啟用一個賬務(wù)處理子系統(tǒng)之后，都可以對賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能作進(jìn)一步的設(shè)置。這些設(shè)置對后面的操作將產(chǎn)生影響，因此在設(shè)置時要小心，考慮周全。

　　1.憑證控制設(shè)置

　　(1)制單控制：在填制憑證時，系統(tǒng)所能夠進(jìn)行的控制。

　　●制單序時控制：制單時，憑證編號必須按日期順序排列。

　　●資金及往來赤字控制：制單時，當(dāng)現(xiàn)金、銀行科目的最新余額出現(xiàn)負(fù)數(shù)時，系統(tǒng)將予以提示。

　　●可以使用其他系統(tǒng)受控科目：若某科目為其他系統(tǒng)的受控科目(如：客戶往來科目為應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目)，一般說來，為了防止重復(fù)制單，應(yīng)只允許其受控系統(tǒng)來使用該科目進(jìn)行制單，賬務(wù)處理子系統(tǒng)是不能使用此科目進(jìn)行制單的，但如果用戶希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應(yīng)選擇此項。

　　●允許修改他人填制的憑證：在制單時可修改別人填制的憑證。

　　●支票控制：在制單時錄入了未在支票登記簿中登記的支票號，系統(tǒng)將提供登記支票登記簿的功能。

　　●制單權(quán)限控制到科目：在制單時，操作員只能用具有相應(yīng)制單權(quán)限的科目制單。

　　(2)外幣核算：如果企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式──固定匯率、浮動匯率�！肮潭▍R率”即在制單時，一個月只按一個固定的匯率折算本位幣金額。“浮動匯率”即在制單時，按當(dāng)日匯率折算本位幣金額。

　　(3)憑證控制：處理憑證時，系統(tǒng)能夠進(jìn)行的操作控制。

　　●憑證審核控制到操作員：允許對審核憑證權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化，如只允許某操作員審核其本部門的操作員填制的憑證，而不能審核其他部門操作員填制的憑證。并應(yīng)通過“明細(xì)權(quán)限”去作進(jìn)一步的設(shè)置。

　　●出納憑證必須經(jīng)由出納簽字：含有現(xiàn)金、銀行科目的憑證必須由出納人員對其核對簽字后才能記賬。

　　2.賬簿設(shè)置

　　3.明細(xì)權(quán)限設(shè)置

　　例4-5：

　　設(shè)置“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”參數(shù)

　　2、設(shè)置部門檔案

　　部門是指與企業(yè)財務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理相關(guān)的職能單位，不一定與企業(yè)設(shè)置的現(xiàn)存部門一一對應(yīng)。設(shè)置部門檔案的作用在于：企業(yè)的收入、費(fèi)用通常以部門為單位歸集;提供職工薪資按部門統(tǒng)計;企業(yè)購置的固定資產(chǎn)需要按部門進(jìn)行管理。

　　例4-6：

　　3、設(shè)置職員檔案

　　職員是指與企業(yè)業(yè)務(wù)活動有關(guān)的企業(yè)員工。如采購員、銷售員等。設(shè)置職員檔案的作用在于：按職員記錄借款還款情況;按職員統(tǒng)計銷售業(yè)績;追蹤訂單等。

　　例4-7：

　　4、設(shè)置客戶檔案。如果企業(yè)需要進(jìn)行往來賬管理，必須設(shè)置客戶檔案。將企業(yè)客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。建立客戶檔案直接關(guān)系到對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在銷售管理等業(yè)務(wù)中需要處理的客戶檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定，如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整�？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級等信息。

　　5、設(shè)置供應(yīng)商檔案。企業(yè)如果需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)供應(yīng)商的詳細(xì)資料錄入供應(yīng)商檔案。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和查詢等分類處理。在采購管理等業(yè)務(wù)中，需要處理的供應(yīng)商的檔案資料，應(yīng)先在本功能中設(shè)定，如有變動應(yīng)及時在此進(jìn)行調(diào)整。

　　例4-9：

　　6、設(shè)置外幣及匯率。匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時使用固定匯率還是浮動匯率由賬簿初始化設(shè)置決定。

　　例4-10：

　　幣符：USD;幣名：美元;固定匯率1：6.8

　　7、設(shè)置結(jié)算方式。為便于管理和提高銀行對賬的效率，軟件提供了設(shè)置銀行結(jié)算方式的功能，用以建立在經(jīng)營活動中所涉及的結(jié)算方式。

　　結(jié)算方式設(shè)置主要內(nèi)容包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱、票據(jù)管理標(biāo)志等。票據(jù)管理標(biāo)志是軟件為輔助出納對銀行結(jié)算票據(jù)的管理而設(shè)置的功能，類似于手工系統(tǒng)中的支票登記簿管理方式。

　　例4-11：

　　8、設(shè)置憑證類別。許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各企業(yè)的分類方法也不盡相同，可以按照本企業(yè)的需要對憑證進(jìn)行分類。

　　通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：

　　1)記賬憑證;

　　2)收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;

　　3)現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;

　　4)現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;

　　5)自定義憑證類別。

　　憑證類別不影響記賬的結(jié)果。一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務(wù)量較少的單位可不分類，即只設(shè)置“記賬憑證”一種類別。

　　某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，通常系統(tǒng)有五種限制類型供選擇：

　　借方必有：制單時，此類憑證借方至少有一個限制科目有發(fā)生額;

　　貸方必有：制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額;

　　憑證必有：制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額;

　　憑證必?zé)o：制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發(fā)生額;

　　無限制：制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。

　　例如，在會計實務(wù)中，“收款憑證”的借方必須是現(xiàn)金或銀行存款科目。在計算機(jī)方式下，可將“收款憑證”的限制類型設(shè)置為“借方必有”，限制科目為現(xiàn)金和銀行存款科目。這樣做的好處是，在填制一張收款憑證時，若借方出現(xiàn)的不是現(xiàn)金或銀行存款科目，則憑證不能保存。

　　例4-12：

　　操作演示

　　9、設(shè)置會計科目。

　　在電算化賬務(wù)處理系統(tǒng)中需要使用數(shù)字對會計科目進(jìn)行編碼。實行會計科目編碼后，能夠從根本上克服手工記賬的缺點(diǎn)，便于賬務(wù)處理的電算化。

　　新增會計科目

　　(1)科目編碼。必須輸入。在輸入會計科目時，應(yīng)注意以下幾個原則：第一，逐級向下增設(shè)會計科目，即先設(shè)置上級會計科目，再設(shè)置下級會計科目。如銀行存款，必須先輸入一級科目102，再設(shè)置二級科目，如10201等，二級科目設(shè)置后才可以輸入三級科目，以此類推。第二，輸入的會計科目編碼必須惟一，如果系統(tǒng)中已存在10201，再輸入10201時，系統(tǒng)強(qiáng)制要求操作者重新輸入科目代碼。第三，科目編碼一般由數(shù)字構(gòu)成，特殊情況下也可以使用英文字母(大小寫均可)，但不允許使用空格、引號等。

　　(2)科目名稱。必須輸入。分為中文科目名稱和英文科目名稱，如果建立系統(tǒng)時選擇的是中文版，則必須輸入中文科目名稱，英文名稱則可輸入也可不輸入，如果是英文版，則必須輸入英文名稱，漢字名稱可輸入也可不輸入。如果選擇中文版，一般輸入漢字，也可以輸入減(-)、正斜杠(\)，但不能輸入其他字符。中文科目名稱的長度一般不超過10個漢字，超過10個漢字的科目名稱要使用簡稱。

　　(3)科目類型。輸入一級科目時必須選擇輸入�？颇款愋蛣澐譃橘Y產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益，其代碼的第一位分別用1、2、3、4、5來表示，一般在輸入一級科目時要求操作者選擇，如果輸入科目代碼的第一位與實際選擇的類型不匹配，系統(tǒng)會提示操作者更正，如輸入的科目代碼是201，而選擇的類型為資產(chǎn)類，則提示操作者更正。輸入二級或二級以下科目時，不能選擇科目類型，系統(tǒng)自動設(shè)置為與一級科目相一致的類型。

　　(4)助記碼。助記碼是幫助操作者記憶的代碼，一般可用科目名稱中各個漢字拼音的頭一個字母組成。助記碼可輸入也可不輸入。

　　(5)賬頁格式。定義該科目在賬簿打印時的默認(rèn)格式，必須選擇輸入。系統(tǒng)提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式。一般情況下，有外幣核算的科目可設(shè)為外幣金額式，有數(shù)量核算的科目可設(shè)為數(shù)量金額式，既有外幣又有數(shù)量核算的科目可設(shè)為外幣數(shù)量式，既無外幣又無數(shù)量核算的科目可設(shè)為金額式。

　　(6)輔助核算。根據(jù)管理的需要設(shè)置。輔助核算也叫輔助賬類，用于說明新增設(shè)的科目是否有輔助核算要求。系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供以下幾種輔助核算功能供用戶選用，包括部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項目核算五種。例如：制造費(fèi)用可設(shè)成部門核算，生產(chǎn)成本可設(shè)成項目核算，應(yīng)收賬款可設(shè)成客戶往來核算，應(yīng)付賬款可設(shè)成供應(yīng)商往來核算等。

　　某一科目可同時設(shè)置兩種輔助核算，如管理費(fèi)用既想核算各部門的使用情況也想了解在項目上的使用情況，那么可以同時設(shè)置部門核算和項目核算。但個人往來、客戶與供應(yīng)商往來不能一同設(shè)置。輔助核算一般設(shè)置在末級科目上(末級科目是沒有下級科目的科目，只有末級科目才能用于憑證填制，才能進(jìn)行相應(yīng)的輔助核算)，但為了查詢或輸出方便，有些科目也可以在末級和上級同時設(shè)置輔助核算，但當(dāng)上級科目設(shè)置輔助核算時，其末級科目必須設(shè)置相應(yīng)的輔助核算。

　　(8)外幣核算。用于設(shè)定需要進(jìn)行外幣核算的科目，以及核算的外幣名稱。一個科目只能選擇一種外幣核算，有外幣核算要求的科目才允許設(shè)定外幣幣名，如果該科目核算的外幣幣種沒有定義，可進(jìn)入“匯率管理”中定義。

　　(9)數(shù)量核算。用于設(shè)定需要進(jìn)行數(shù)量核算的科目，以及數(shù)量計量單位。計量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。

　　例4-13

　　操作演示：

　　指定會計科目

　　指定會計科目。指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能點(diǎn)擊出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。

　　在指定“現(xiàn)金科目”、“銀行科目”之前，應(yīng)在建立“現(xiàn)金”、“銀行存款”會計科目時選中“日記賬”復(fù)選框。

　　例4-14：

　　指定庫存現(xiàn)金和銀行存款會計科目。

　　操作演示：

　　10、錄入期初數(shù)據(jù)。在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機(jī)。若企業(yè)是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建賬，則應(yīng)輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年初余額。例如，某企業(yè)2011年6月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2011年5月末各科目的期末余額及1—5月的累計發(fā)生額計算出來，準(zhǔn)備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額;若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。

　　期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機(jī)的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。紅字余額應(yīng)輸入負(fù)號。

　　期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。本功能是通過總賬模塊設(shè)置功能完成的。

　　例4-15：

　　(1) 總賬期初余額表(見上表)

　　(2) 輔助賬期初余額表

　　會計科目：1221 其他應(yīng)收款 余額：借9000元

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