(二)日常業(yè)務(wù)處理
1.填制憑證
初始化工作設(shè)置完成后，就可以開(kāi)始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)后，記賬、賬簿查詢、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分析等工作都已高度自動(dòng)化，只要用戶操作得當(dāng)，瞬間就會(huì)得出結(jié)果。工作量相對(duì)較大、較頻繁的是填制憑證，因?yàn)樗械臅?huì)計(jì)數(shù)據(jù)都要通過(guò)填制憑證這個(gè)途徑進(jìn)入系統(tǒng)。如個(gè)人往來(lái)、客戶往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、外幣業(yè)務(wù)、部門核算、項(xiàng)目核算等輔助賬，在記賬時(shí)是自動(dòng)完成的，但系統(tǒng)完成自動(dòng)記賬時(shí)需要的基本信息和輔助信息卻都是在填制憑證時(shí)錄入的。電子賬簿的準(zhǔn)確性與完整性完全依賴于記賬憑證，因而會(huì)計(jì)人員要確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確完整。
(1)增加憑證
輸入憑證時(shí)，一般有兩種處理方式，一種是會(huì)計(jì)人員在計(jì)算機(jī)上直接根據(jù)審核無(wú)誤準(zhǔn)予報(bào)銷的原始憑證填制記賬憑證，另一種是會(huì)計(jì)人員先手工編制記賬憑證，再批量錄入計(jì)算機(jī)中。前一種方式又稱前臺(tái)憑證處理方式，一般在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)量大、基礎(chǔ)工作較好的單位實(shí)施，后一種方式又稱后臺(tái)憑證處理方式，一般在業(yè)務(wù)不多、剛開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的單位實(shí)施。
憑證填制內(nèi)容包括：
增加會(huì)計(jì)憑證。進(jìn)入填制憑證界面時(shí)，用鼠標(biāo)單擊“增加”圖標(biāo)，增加一張新憑證，這時(shí)光標(biāo)定位在憑證類別選擇項(xiàng)上。
憑證類別及憑證編號(hào)。在憑證類別選擇列表框內(nèi)選擇憑證類別，列表框內(nèi)顯示的憑證類別在系統(tǒng)初始化功能中設(shè)置。如果用戶選用自動(dòng)編號(hào)方式，憑證類別選擇后，系統(tǒng)自動(dòng)生成該張憑證編號(hào)。
關(guān)于憑證編號(hào)，有幾點(diǎn)補(bǔ)充說(shuō)明：
憑證編號(hào)也可以采用手動(dòng)方式編制，但需要在設(shè)置菜單的“憑證”功能中將制單編制方式由系統(tǒng)編號(hào)改為手工編號(hào)。在手工編號(hào)方式下，操作者可以輸入憑證的編號(hào)，但當(dāng)記賬時(shí)，系統(tǒng)會(huì)檢測(cè)憑證編號(hào)的正確性，不允許出現(xiàn)漏號(hào)、重號(hào)、跳號(hào)。一般情況下，憑證編號(hào)由系統(tǒng)分類按月自動(dòng)編制，每類憑證每月從0001號(hào)開(kāi)始，即每類憑證每月的編號(hào)范圍是0001—9999。
對(duì)于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個(gè)人同時(shí)制單時(shí)，在憑證的右上角，系統(tǒng)會(huì)提示一個(gè)參考憑證號(hào)，真正的憑證編號(hào)只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出。
系統(tǒng)自動(dòng)管理憑證頁(yè)號(hào)。系統(tǒng)規(guī)定每頁(yè)憑證有五筆分錄，當(dāng)某張憑證不止五筆時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)在憑證號(hào)后標(biāo)上分單號(hào)，如：收0001號(hào)0002/0003表示為收款憑證第0001號(hào)共有三張分單，當(dāng)前是第二張分單。
制單日期。系統(tǒng)自動(dòng)獲取計(jì)算機(jī)系統(tǒng)日期為記賬憑證填制日期，如果日期不正確，可進(jìn)行修改或按參照輸入。在一般情況下，系統(tǒng)自動(dòng)采用制單序時(shí)控制，即憑證編號(hào)與憑證日期保持同步遞增的關(guān)系，不允許輸入的日期比本月同類型的上一張憑證日期小，除非操作人員進(jìn)入憑證設(shè)置功能，取消制單序時(shí)控制。
附單據(jù)數(shù)。在“附單據(jù)數(shù)”處輸入原始單據(jù)張數(shù)，操作者按實(shí)際情況輸入。有的情況下，記賬憑證沒(méi)有原始單據(jù)，如轉(zhuǎn)賬憑證，則可以不輸入。
憑證摘要。在摘要欄內(nèi)輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說(shuō)明，摘要要求簡(jiǎn)潔明了。在賬務(wù)處理環(huán)境下，憑證摘要采用多摘要方式，上一分錄的摘要系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)復(fù)制到本筆分錄的摘要欄內(nèi)，操作者可以修改，使其更符合本筆分錄的業(yè)務(wù)說(shuō)明。
會(huì)計(jì)科目�？颇勘仨気斎肽┘�(jí)科目�？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼，一般情況下輸入科目編碼。輸入科目時(shí)也可在科目區(qū)中用鼠標(biāo)單擊參照錄入。采用科目編碼或助記碼形式輸入后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成科目名稱，并給出上級(jí)科目，便于操作者檢查。
金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向，如本應(yīng)在借方金額欄輸入100，但在貸方金額欄輸入了100，此時(shí)，可按空格鍵調(diào)整。
制單人員。制單人員的名字不需要操作人員輸入。誰(shuí)調(diào)用填制憑證功能，系統(tǒng)就自動(dòng)將誰(shuí)的名字確認(rèn)為本張憑證的制單員。
當(dāng)憑證全部錄入完畢后，按“保存”圖標(biāo)保存這張憑證，按“放棄”圖標(biāo)放棄當(dāng)前增加的憑證，也可用鼠標(biāo)單擊“增加”繼續(xù)填制下一張憑證。當(dāng)保存憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)檢測(cè)憑證的合理性。如沒(méi)有摘要時(shí)，強(qiáng)制要求輸入摘要;借方金額合計(jì)與貸方金額合計(jì)不等時(shí)，不允許保存憑證。
例4-16：
(1) 1日，銷售部趙達(dá)請(qǐng)客戶吃飯，現(xiàn)金消費(fèi)600元。(附單據(jù)一張)
(付款憑證) 摘要：招待客戶
借：銷售費(fèi)用(6601) 600
貸：庫(kù)存現(xiàn)金(1001) 600
(2) 3日，財(cái)務(wù)部王晶從工行提取現(xiàn)金5000元，作為備用金。(現(xiàn)金支票號(hào)XP001)
(付款憑證) 摘要：提現(xiàn)
借：庫(kù)存現(xiàn)金(1001) 5000
貸：銀行存款/工行存款(100201) 5000
(3) 5日，收到大恒集團(tuán)投資資金20000美元，匯率1:6.8。(轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZP001)
(收款憑證) 摘要：收到投資
借：銀行存款/中行存款(100202) 136000
貸：實(shí)收資本(4001) 136000
(4) 7日，采購(gòu)部白方采購(gòu)空白光盤1000張，每張2元，材料直接入庫(kù)，貨款以銀行存款支付。(轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZP002)
(付款憑證) 摘要：購(gòu)空白光盤
借：原材料/空白光盤(140301) 2000
應(yīng)交稅費(fèi)/應(yīng)交增值稅/進(jìn)項(xiàng)稅額(22210101) 340
貸：銀行存款/工行存款(100201) 2340
(5) 10日，銷售部趙達(dá)收到北京匯仁學(xué)校轉(zhuǎn)來(lái)一張轉(zhuǎn)賬支票，金額50000元，用以償還前欠貨款。(轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZP003)
(收款憑證) 摘要：收到貨款
借：銀行存款/工行存款(100201) 50000
貸：應(yīng)收賬款(1122) 50000
(6) 12日，采購(gòu)部白方從北京利源購(gòu)入英語(yǔ)學(xué)習(xí)光盤100張，單價(jià)60元，貨稅款暫欠，商品已驗(yàn)收入庫(kù)。
(轉(zhuǎn)賬憑證) 摘要：購(gòu)光盤
借：庫(kù)存商品(1405) 6000
應(yīng)交稅費(fèi)/應(yīng)交增值稅/進(jìn)項(xiàng)稅額(22210101) 1020
貸：應(yīng)付賬款(2202) 7020
(7) 14日，管理室支付業(yè)務(wù)招待費(fèi)4000元。(轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZP004)
(付款憑證 )摘要：支付招待費(fèi)
借：管理費(fèi)用/招待費(fèi)(660204) 4000
貸：銀行存款/工行存款(100201) 4000
(8) 16日，管理室張明出差歸來(lái)，報(bào)銷差旅費(fèi)6000元。
(轉(zhuǎn)賬憑證) 摘要：報(bào)銷差旅費(fèi)
借：管理費(fèi)用/差旅費(fèi)(660203) 6000
貸：其他應(yīng)收款(1221) 6000
(2)憑證修改
憑證修改分兩種情況。一種是憑證錄入過(guò)程中進(jìn)行的修改，則直接單擊某一需要修改的項(xiàng)目重新輸入即可，另一種情況是對(duì)已保存的憑證進(jìn)行的修改。進(jìn)入憑證填制界面，首先調(diào)出憑證需要修改的憑證，可使用翻頁(yè)功能將需要修改的憑證調(diào)出，如“上張”、“下張”等，如果輸入的憑證較多，可使用憑證查詢功能進(jìn)行定位，然后是進(jìn)行修改，直接單擊需要修改的項(xiàng)目重新輸入即可。
如果操作員修改了他人填制的憑證，則制單員變成修改憑證的操作員。已審核的憑證不能直接修改，需要先取消該張憑證的審核。已記賬的憑證不能修改，只能查詢。
(3)刪除憑證
作廢/恢復(fù)憑證。當(dāng)某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯(cuò)誤時(shí)，可將其作廢。方法：進(jìn)入填制憑證窗口后，找到要作廢的憑證。點(diǎn)擊“制單→作廢/恢復(fù)”命令，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號(hào)。若當(dāng)前憑證已作廢，還可點(diǎn)擊“制單→作廢/恢復(fù)”命令，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。
憑證整理。憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對(duì)未記賬憑證重新編號(hào)。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對(duì)其后面的未記賬憑證進(jìn)行憑證整理。若想作憑證整理，應(yīng)先利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再進(jìn)行憑證整理。
2.審核憑證
記賬憑證輸入計(jì)算機(jī)后放置在暫存憑證數(shù)據(jù)文件中，可以編輯、修改甚至刪除，因而它是非正式的會(huì)計(jì)檔案，還必須經(jīng)過(guò)審核及記賬處理，才能輸出總賬、明細(xì)賬及輔助賬等。
審核憑證是審核員按照財(cái)會(huì)制度，對(duì)制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對(duì)，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會(huì)計(jì)分錄是否正確等，審查出認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)傳遞給填制人員修改。只有具有審核權(quán)限的人才能使用本功能。
憑證審核需先重新注冊(cè)更換操作員，由具有審核權(quán)限的操作員來(lái)進(jìn)行。憑證既可逐張審核，也可成批審核。
例4-17：
對(duì)前面填制的憑證行進(jìn)審核操作。
操作演示：
審核憑證在憑證審核過(guò)程注意幾點(diǎn)：
第一，若審核人員發(fā)現(xiàn)該憑證有錯(cuò)誤，可按“標(biāo)錯(cuò)”圖標(biāo)，對(duì)憑證進(jìn)行標(biāo)錯(cuò)，以便制單人對(duì)其修改。已標(biāo)錯(cuò)的憑證不能審核，若想審核，需先按“取消”圖標(biāo)取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。
第二，若想對(duì)已審核的憑證取消審核，可用鼠標(biāo)單擊“取消”圖標(biāo)取消審核，取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行。
第三，審核人和制單人不能是同一個(gè)人。即使某一操作員具有審核權(quán)與制單權(quán)，但對(duì)某一張憑證而言，不能既是制單人，又是審核人。
第四，憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。
3.記賬
記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來(lái)登記總賬、明細(xì)賬和輔助賬等。記賬過(guò)程是在計(jì)算機(jī)程序的控制下自動(dòng)完成的，人工不能干預(yù)，而且記賬過(guò)程很快，瞬間內(nèi)完成，大大提高了憑證處理的效率。一般賬務(wù)系統(tǒng)的記賬采用向?qū)Х绞剑褂涃~過(guò)程更加明確。
例4-18：
對(duì)前面已審核憑證進(jìn)行記賬。
操作演示：
記賬在記賬時(shí)需要注意的幾個(gè)問(wèn)題是：
第一，記賬過(guò)程一旦斷電或因其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后用戶再重新記賬。
第二，如果用戶發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯(cuò)誤，可通過(guò)單擊“上一步”返回后進(jìn)行修改。如果在設(shè)置過(guò)程中不想再繼續(xù)記賬，可通過(guò)單擊“取消”，取消本次記賬工作。
第三，在記賬過(guò)程中，不得中斷退出。
第四，在第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。
第五，所選范圍內(nèi)的憑證如有不平衡憑證，系統(tǒng)將列出錯(cuò)誤憑證，并重選記賬范圍。
第六，所選范圍內(nèi)的憑證如有未審核憑證時(shí)，系統(tǒng)提示是否只記已審核憑證或重選記賬范圍。
4.賬簿查詢
企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過(guò)制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式的會(huì)計(jì)賬簿。賬簿管理包括賬簿的查詢和打印。在T3管理系統(tǒng)中，賬簿分為基本會(huì)計(jì)核算賬簿和輔助核算賬簿。
(三)月末處理
期末業(yè)務(wù)處理的主要工作是：期末的攤、提、結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的處理、對(duì)賬、結(jié)賬等工作。期末業(yè)務(wù)是會(huì)計(jì)部門在每個(gè)會(huì)計(jì)期末都需要完成的特定業(yè)務(wù)。這些業(yè)務(wù)數(shù)量不是太大但處理較復(fù)雜。由于期末業(yè)務(wù)處理的主要數(shù)據(jù)來(lái)源于賬簿記錄，各會(huì)計(jì)期間的多數(shù)期末業(yè)務(wù)處理具有很強(qiáng)的規(guī)律性，比較適合計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行處理。
因此在賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，期末業(yè)務(wù)的處理主要是由計(jì)算機(jī)根據(jù)用戶的設(shè)置自動(dòng)進(jìn)行的。
系統(tǒng)提供五種類型的轉(zhuǎn)賬定義：自定義轉(zhuǎn)賬、對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。
1.自定義轉(zhuǎn)賬
(1)轉(zhuǎn)賬定義。轉(zhuǎn)賬定義是把憑證的摘要、會(huì)計(jì)科目、借貸方向以及金額的計(jì)算公式預(yù)先設(shè)置成憑證模板，稱為自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，待需要轉(zhuǎn)賬時(shí)調(diào)用相應(yīng)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄生成憑證即可。
例4-19：
自定義結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置。
轉(zhuǎn)賬序號(hào)：0001
轉(zhuǎn)賬說(shuō)明：計(jì)提短期借款利息
轉(zhuǎn)賬分錄：
借：財(cái)務(wù)費(fèi)用/利息支出(660301) JG()
貸：應(yīng)付利息(2231) QM(2001,月)*0.01
操作演示：
(2)轉(zhuǎn)賬生成
定義完轉(zhuǎn)賬憑證后，每月月末只需執(zhí)行本功能即可由計(jì)算機(jī)快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，在此生成的轉(zhuǎn)賬憑證將自動(dòng)追加到未記賬憑證中去，通過(guò)審核、記賬后才能真正完成結(jié)轉(zhuǎn)工作。
例4-19-2：
自定義結(jié)轉(zhuǎn)憑證生成記賬憑證。
操作演示：
2.對(duì)賬
對(duì)賬是對(duì)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。它主要通過(guò)核對(duì)總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來(lái)完成賬賬核對(duì)。一般說(shuō)來(lái)，實(shí)行計(jì)算機(jī)記賬后，只要記賬憑證錄入正確，計(jì)算機(jī)自動(dòng)記賬后各種賬簿都應(yīng)正確、平衡，但由于非法操作或計(jì)算機(jī)病毒或其他原因，有時(shí)可能會(huì)造成某些數(shù)據(jù)被破壞，引起賬賬不符，為了保證賬證相符、賬賬相符，用戶應(yīng)經(jīng)常使用本功能進(jìn)行對(duì)賬，至少一個(gè)月一次，一般可在月末結(jié)賬前進(jìn)行。
3.結(jié)賬
結(jié)賬過(guò)程共分四步，在結(jié)賬向?qū)У囊龑?dǎo)下完成：
(1)顯示所要進(jìn)行結(jié)賬的月份。
(2)核對(duì)賬簿。結(jié)賬前，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行賬簿核對(duì)，包括總賬與明細(xì)賬、科目余額與各輔助賬等，如果賬賬相符，可進(jìn)行下一步結(jié)賬工作，如果不相符，系統(tǒng)中止結(jié)賬工作。
(3)顯示月度工作報(bào)告。一般顯示四個(gè)方面的內(nèi)容：一是本月賬面試算平衡報(bào)告，二是本月賬賬核對(duì)報(bào)告，三是本月工作量報(bào)告(各類已審核憑證張數(shù)和未審核憑證張數(shù))，四是上月結(jié)賬狀態(tài)。
(4)點(diǎn)擊結(jié)賬。如果通過(guò)以上結(jié)賬步驟，單擊“結(jié)賬”按鈕，系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)賬，否則不予結(jié)賬。
例4-20：
對(duì)本賬套進(jìn)行結(jié)賬操作。
操作演示：
關(guān)于結(jié)賬，有幾點(diǎn)需要注意：
(1)上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。
(2)上月未結(jié)賬，則本月不能記賬，但可以填制、審核憑證。
(3)本月還有未記賬憑證時(shí)，則本月不能結(jié)賬。
(4)已結(jié)賬月份不能再填制憑證。
(5)結(jié)賬只能由有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行。
(6)賬賬核對(duì)不符，不能結(jié)賬。
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