2013會計從業(yè)資格《會計電算化》精講筆記(14)

　　七、應(yīng)收/應(yīng)付核算系統(tǒng)

　　應(yīng)收/應(yīng)付系統(tǒng)主要用于核算和管理本企業(yè)與對方企業(yè)(客戶、供應(yīng)商等)之間的往來款項。

　　應(yīng)收賬款核算系統(tǒng)的任務(wù)是通過發(fā)票、其他應(yīng)收單、收款單等單據(jù)的錄入，對企業(yè)的往來賬款進行綜合管理，及時、準確地提供客戶的往來賬款增減變動及余額清空，使會計人員和企業(yè)管理人員能及時掌握企業(yè)的資金流動狀況和貨款收回情況，對過期未收回的款項進行及時有效的催款和清理，從而加強對銷售過程的控制和管理，加速資金周轉(zhuǎn)，最大限度地減少壞賬損失，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。應(yīng)收賬款核算系統(tǒng)還能夠提供各種分析報表，如賬齡分析表、周轉(zhuǎn)分析表、欠款分析表、壞賬分析表、回款情況分析表等。

　　應(yīng)付賬款核算系統(tǒng)的任務(wù)是通過發(fā)票、其他應(yīng)付單、付款單等單據(jù)的錄入，對企業(yè)的往來賬款進行綜合管理，及時、準確地提供供應(yīng)商的往來賬款余額資料，及時反映本企業(yè)的流動負債數(shù)額及償還流動負債所需資金，并提醒經(jīng)營者及時完整地償還各項應(yīng)付款項，保證良好的供貨關(guān)系，確保企業(yè)的賒購地位，并盡可能地享受各種折扣優(yōu)惠。另外應(yīng)付賬款核算系統(tǒng)也可以提供各種分析報表，如賬齡分析表、周轉(zhuǎn)分析表、欠款分析表、壞賬分析表、回款情況分析表等。

　　通過應(yīng)收/應(yīng)付系統(tǒng)提供的各種分析數(shù)據(jù)，可以為企業(yè)制定政策提供依據(jù)，從而提高企業(yè)的財務(wù)管理能力。

　　(一)初始設(shè)置

　　1.往來單位檔案設(shè)置

　　為了對不同類型的客戶和供應(yīng)商進行更有針對性的管理，在進行單位檔案的設(shè)置之前，如單位需要將往來單位按一定的標準進行分類，先要完成對往來單位的分類設(shè)置。

　　應(yīng)收系統(tǒng)的客戶資料管理用來給購貨的客戶建立客戶檔案，以便于對客戶進行管理。在這里最主要的設(shè)置是客戶編碼和客戶單位名稱，客戶單位名稱一般為客戶單位的全稱。此外，客戶的銀行賬號、電話、郵政編碼等客戶資料也是設(shè)置的內(nèi)容。一般來說，客戶編碼一經(jīng)設(shè)置并使用則既不允許刪除也不允許修改，但可以修改客戶的名稱，也可以在日常業(yè)務(wù)過程中隨時增加新的客戶。

　　2.收付結(jié)算設(shè)置

　　采用賒銷方式進行銷售時，為了促使客戶及時支付貨款，當客戶能夠在一定的期限內(nèi)付款時，可以給客戶一定的折扣。從供應(yīng)商角度看，需設(shè)置付款條件;從銷售商角度看，需設(shè)置收款條件;在軟件中，我們將這兩個稱謂合并稱為“付款條件”。付款條件通常表示為“5/10，2/20，n/30”，它的意思是客戶在10天內(nèi)償還貨款，可得到5%的折扣，只付原價的95%的貨款;在20天內(nèi)償還貨款，可得到2%的折扣，只要付原價的98%的貨款;在30天內(nèi)償還貨款，則須按照全額支付貨款;在30天以后償還貨款，則不僅要按全額支付貨款，可能還要支付延期付款利息或違約金。收付結(jié)算設(shè)置還包括結(jié)算方式設(shè)置和開戶銀行設(shè)置。

　　3.輸入應(yīng)收應(yīng)付期初數(shù)據(jù)

　　使用應(yīng)收賬款核算模塊前，要將啟用時未結(jié)算完的所有往來單位的應(yīng)收/應(yīng)付/預(yù)收/預(yù)付款等數(shù)據(jù)錄入計算機，以便于以后使用中進行核銷處理。

　　(二)日常業(yè)務(wù)處理

　　1.采購發(fā)票和銷售發(fā)票的處理

　　單據(jù)錄入是應(yīng)收/應(yīng)付系統(tǒng)的處理的起點，可以錄入銷售/采購業(yè)務(wù)中的各類發(fā)票，以及銷售/采購業(yè)務(wù)之外的應(yīng)收/應(yīng)付單。根據(jù)業(yè)務(wù)模型的不同，用戶可以處理的單據(jù)類型也不同。從銷售系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的單據(jù)不允許刪除，已審核的單據(jù)不能刪除。

　　例4-40：

　　1月6日，采購部白方向北京萬明公司訂購空白光盤，數(shù)量為4000張，單價為2元，將收到的貨物驗收入材料庫。填制采購入庫單。當天收到該筆貨物的專用發(fā)票一張，價稅合計9360元，發(fā)票號F001。填制采購發(fā)票。

　　操作演示：

　　[4-40.htm]

　　2.收款單和付款單的處理

　　收款單是收到款項而輸入的單據(jù)。付款單是支付貨款及其他應(yīng)付款項而填制的單據(jù)。收款單/付款單要求輸入的基本數(shù)據(jù)有：客戶編碼/供應(yīng)商編碼、結(jié)算方式(如：現(xiàn)金、支票、匯票等)、金額、結(jié)算科目、銀行賬號、幣種、部門、業(yè)務(wù)員、款項類型等。

　　3.應(yīng)收/應(yīng)付款核銷

　　應(yīng)收/應(yīng)付賬款核銷就是指確定收、付款單與應(yīng)收/應(yīng)付單據(jù)之間的對應(yīng)關(guān)系的操作，即需要指明每一次收款是收的哪幾筆銷售業(yè)務(wù)的款項，每一次付款是付的哪幾筆采購業(yè)務(wù)的款項。

　　例4-41：

　　財務(wù)部門根據(jù)采購發(fā)票開出轉(zhuǎn)賬支票(票號C001)一張，金額9360元，付清采購貨款。填制付款單并進行核銷處理。

　　操作演示：

　　[4-41.htm]

　　4.轉(zhuǎn)賬處理

　　應(yīng)收沖應(yīng)收。應(yīng)收沖應(yīng)收是指將一家客戶的應(yīng)收款轉(zhuǎn)到另一家客戶中。

　　預(yù)收沖應(yīng)收。通過預(yù)收沖應(yīng)收處理可以完成客戶的預(yù)收款(紅字預(yù)收款)與該客戶的應(yīng)收款(紅字應(yīng)收)之間的核銷業(yè)務(wù)。

　　應(yīng)收沖應(yīng)付。即用客戶的應(yīng)收賬款來充抵欠該客戶的應(yīng)付賬款。

　　紅票對沖。紅票對沖可實現(xiàn)客戶的紅字應(yīng)收單據(jù)與其藍字應(yīng)收單據(jù)、收款單與付款單之間進行充抵的操作。系統(tǒng)提供兩種處理方式：自動沖銷和手工沖銷。

　　自動沖銷可同時對多個客戶依據(jù)對沖規(guī)則進行紅票對沖，提高紅票對沖的效率。自動沖銷對紅票對沖提供進度條，并提交自動紅沖報告，用戶可了解自動紅沖的完成情況及失敗原因。

　　手工沖銷只能對一個客戶進行紅票對沖，可自行選擇紅票對沖的單據(jù)，提高紅票對沖的靈活性。手工紅票對沖時采用上下兩個列表形式，紅票記錄全部采用紅色顯示，藍票記錄全部采用黑色顯示。

　　5.制單處理

　　制單及生成憑證并將憑證傳遞到總賬系統(tǒng)。應(yīng)收款系統(tǒng)在各個業(yè)務(wù)處理過程中都提供了實時制單的功能。應(yīng)付系統(tǒng)的制單處理和應(yīng)收系統(tǒng)類似，目的是為了根據(jù)發(fā)生的業(yè)務(wù)生成記賬憑證，并將憑證傳遞至總賬系統(tǒng)中記賬。

　　6.應(yīng)收/應(yīng)付賬齡分析

　　應(yīng)收/應(yīng)付賬款的賬齡分析是往來管理的重要內(nèi)容之一，通過應(yīng)收賬款賬齡分析表對應(yīng)收賬款拖欠時間的整理歸類和分析，可以了解企業(yè)管理人員收款工作的效率，還可以了解往來客戶所欠應(yīng)收款在時間上的分布情況，便于管理者更好地管理應(yīng)收賬款。

　　7.應(yīng)收/應(yīng)付賬款查詢

　　應(yīng)收/應(yīng)付賬款查詢包括單據(jù)查詢和賬表查詢兩個方面。單據(jù)查詢包括銷售發(fā)票和采購發(fā)票、收款單和付款單等單據(jù)的查詢。賬表查詢可以進行往來總賬、往來明細賬、往來余額表的查詢，并可以實現(xiàn)總賬、明細賬、單據(jù)之間的聯(lián)查。

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