2013寧夏會計從業(yè)資格《會計電算化》學(xué)習(xí)筆記(4)

第四節(jié)　電子表格軟件

　　一、Excel 2003概述

　　Excel是運(yùn)行于Windows環(huán)境下的電子表格軟件。(演示)

　　Excel的主要功能包括：

　　(一)建立電子表格

　　(二)數(shù)據(jù)管理

　　(三)制作圖標(biāo)

　　(四)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

　　二、Excel 2003的啟動、退出與窗口組成

　　(一)Excel 2003的啟動

　　1.通過“開始”菜單啟動。

　　2.通過桌面快捷方式啟動。

　　3.通過Excel 2003的安裝路徑打開Excel 2003。

　　(二)Excel 2003的窗口組成

　　1.標(biāo)題欄

　　2.菜單欄

　　3.工具欄

　　4.名稱框和編輯欄(演示)

　　左邊的稱為名稱框，主要顯示工作表中光標(biāo)所在的單元格位置。

　　右側(cè)的空白欄稱為編輯欄，用于顯示活動單元格中的數(shù)據(jù)和公式。

　　5.工作表編輯區(qū)(演示)

　　也稱電子表格，它由若干單元格組成，是Excel存儲和處理數(shù)據(jù)的最主要的形式。

　　單元格：工作表中行與列相交的位置稱單元格，它是工作表中最基本的存儲單位。工作表中的每個單元格有惟一的單元地址標(biāo)識。

　　單元地址由單元格所在列的列號和單元格所在行的行號共同組成，

　　行號：用1、2、3……等阿拉伯?dāng)?shù)字表示，

　　列號：以A、B、C……等字母形式表示。

　　且列號在前，行號在后。如“B5”表示的單元格處于工作表B列與第5行交叉的位置。

　　全選框：位于行號與列號的交點處，單擊它可將整個工作表選中。

　　注：菜單中沒有全選命令。

　　6.工作表標(biāo)簽

　　工作表標(biāo)簽位于水平滾動條的左邊，用于顯示正在編輯的工作表名稱。

　　在同一個工作簿內(nèi)單擊相應(yīng)的工作表標(biāo)簽，可在不同工作表之間進(jìn)行選擇與轉(zhuǎn)換。

　　7.水平和垂直滾動條

　　8.狀態(tài)欄

　　9.任務(wù)窗格

　　(三)Excel 2003的退出

　　1.通過標(biāo)題欄的“關(guān)閉”按鈕退出。右側(cè)。

　　2.通過文件菜單退出。

　　3.雙擊標(biāo)題欄的控制按鈕退出。左側(cè)。

　　4.通過“任務(wù)欄”退出。

　　5.快捷鍵退出。

　　三、工作表的基本操作

　　(一)新建工作簿

　　在啟動Excel 2003程序后，會自動產(chǎn)生一個空白工作簿，默認(rèn)名為Bookl.xls，其中xls是Excel的統(tǒng)一擴(kuò)展名。

　　如果要創(chuàng)建新工作簿可以用以下三種方法：

　　1.單擊常用工具欄中的“新建”按鈕。

　　2.執(zhí)行菜單欄中的“文件”→“新建”命令。

　　3.敲擊鍵盤中的Ctrl+N組合鍵。

　　區(qū)別：工作簿\工作表

　　Excel工作簿是由若干張工作表組成。

　　一個Excel工作簿中可以包含1-255個工作表。

　　在系統(tǒng)默認(rèn)狀態(tài)下，一個Excel工作簿含有3個工作表，分別被命名為sheet1、sheet2和sheet3，這些工作表名出現(xiàn)在工作簿底部的工作表標(biāo)簽上。

　　新建工作表方法

　　1.插入菜單---插入工作表

　　2.快捷菜單---標(biāo)簽右鍵

　　(二)輸入數(shù)據(jù)

　　1.輸入文本、數(shù)字、日期及時間

　　(1)輸入文本---字符型數(shù)據(jù)

　　選定單元格，在單元格中輸入文字，輸入完畢敲擊鍵盤中的Enter鍵，輸入的文本將顯示在“編輯欄”中。

　　對齊方式：左對齊

　　超長處理：

　　如果其右側(cè)相鄰的單元為空，則超出的內(nèi)容自動延伸至右側(cè)單元格內(nèi)顯示;

　　如果其右側(cè)相鄰的單元不為空，則超出的內(nèi)容自動隱藏，不再顯示出來，當(dāng)用命令將該單元所在列的列寬調(diào)整到足夠?qū)挄r，被隱藏的內(nèi)容將自動顯示出來。

　　數(shù)字字符串的輸入：電話號碼、職工編號

　　輸入時要在數(shù)字字符串的左側(cè)加入一個引導(dǎo)輸入符號，即單引號“′”

　　引導(dǎo)輸入符號“′”僅為控制符號，它不是字符串的組成部分。

　　數(shù)字字符串不參加數(shù)學(xué)運(yùn)算。

　　(2)輸入數(shù)字---數(shù)值型數(shù)據(jù)

　　對齊方式：右對齊。

　　超長處理：當(dāng)輸入的數(shù)值型數(shù)據(jù)超過它所保存單元的寬度時，系統(tǒng)自動將其轉(zhuǎn)換為科學(xué)計數(shù)法的形式。

　　(3)輸入日期及時間---日期型數(shù)據(jù)

　　當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)符合日期格式時，Excel將以日期格式存儲數(shù)據(jù)。

　　日期格式的分隔符為“-”或“/”。例如：2010-12-21 2010/12/21

　　對齊方式：右對齊

　　超長處理：數(shù)據(jù)就不會顯示，在輸入數(shù)據(jù)的位置顯示錯誤值“#######”。要解決這個問題，只要增加單元格的列寬即可。

　　(三)其他方式輸入

　　1.記憶輸入

　　同一數(shù)據(jù)列中輸入一個已經(jīng)存在的單詞或詞組。

　　2.連續(xù)填充

　　(1)填充相同數(shù)據(jù)

　　填充柄“+” 號，

　　文本、數(shù)值：直拖;

　　月度、星期等序列：Ctrl。

　　(2)等差數(shù)列填充

　　方法一：

　　A1單元格 “1”，

　　A2單元格 “5”。

　　方法二：菜單欄中的“編輯”→“填充”→“序列”命令。

　　(3)等比數(shù)列填充 同等差

　　3.同時在多個單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)

　　Ctrl選格、輸值、Ctrl+回車。

　　4.同時在多張工作表中輸入相同的數(shù)據(jù)

　　Ctrl選表、輸值。

　　5.在其他工作表中輸入相同的數(shù)據(jù)(即全表復(fù)制)

　　Ctrl選表、Ctrl+A、序列填充。

　　(四)保存工作簿

　　“常用”工具欄中的“保存”按鈕，或菜單中的“文件”→“保存”命令。

　　1.保存未命名的工作簿

　　在“保存類型”下拉列表中選擇要保存工作簿的文件類型，Excel默認(rèn)的文件類型為Microsoft Office Excel工作簿，擴(kuò)展名為.xls。

　　2.保存曾經(jīng)編輯過的工作簿

　　(1)“文件”→“保存”命令。

　　(2)菜單欄中的“文件”→“另保存”命令。

　　(3)鍵盤中的Ctrl+S組合鍵。

　　3.自動保存

　　“工具”→“選項”。