一、通告
(一)通告的分類
1.周知性通告突出周知性，政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位均可使用。
2.規(guī)定性通告突出規(guī)定性，只限行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)使用。
(二)通告的寫(xiě)作
1.規(guī)定性通告的標(biāo)題通常要寫(xiě)明事由、文種，重要的通告還要寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)。
2.通告的正文通常由通告緣由、通告事項(xiàng)、通告結(jié)語(yǔ)組成。
——通告緣由通常用“為了……，根據(jù)……，特通告如下”的句式寫(xiě)明發(fā)布通告的目的、依據(jù)和原因;也有些針對(duì)存在問(wèn)題作出相應(yīng)規(guī)定的通告，開(kāi)頭簡(jiǎn)要說(shuō)明存在問(wèn)題的情況、嚴(yán)重性和緊迫感，再引出下文。
——通告事項(xiàng)是正文的主體，寫(xiě)明需要大家知道或者遵守的事項(xiàng)，要寫(xiě)得具體明確，簡(jiǎn)潔明白。周知性通告的事項(xiàng)通常比較單一，篇幅很簡(jiǎn)短;規(guī)定性通告一般都分條寫(xiě)明應(yīng)當(dāng)遵守的有關(guān)事項(xiàng)。
——通告常用“特此通告”作結(jié)語(yǔ)。有的通告事項(xiàng)寫(xiě)完即結(jié)束全文，也可不再寫(xiě)結(jié)語(yǔ)。有的也以提出希望或執(zhí)行要求作結(jié)。
3.無(wú)論是張貼的或者登報(bào)的通告，落款處都應(yīng)寫(xiě)明發(fā)文單位和成文日期。
4.內(nèi)容簡(jiǎn)單的通告常采用篇段合一式結(jié)構(gòu)，內(nèi)容稍多的通告則常用總分條文式結(jié)構(gòu)。
5.注意通告與公告的區(qū)別。
二、通知
(一)通知的特點(diǎn)和用途
1.應(yīng)用廣泛，使用頻率高。一切機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體都可以用通知來(lái)告知、傳達(dá)某種意向或事項(xiàng)。
2.有一定的權(quán)威性。大多數(shù)通知對(duì)受文對(duì)象總是有所要求，總是提出了需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，有一定的指揮、指導(dǎo)作用。
3.有明顯的時(shí)效性。
通知可用來(lái)處理以下事項(xiàng)：批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)、單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的公文：轉(zhuǎn)發(fā)同級(jí)機(jī)關(guān)的公文;轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)關(guān)、單位的公文;發(fā)布行政規(guī)章和管理規(guī)章：傳達(dá)要求下級(jí)辦理或執(zhí)行的事項(xiàng);傳達(dá)需要有關(guān)單位周知的事項(xiàng)。任免和聘用有關(guān)人員。
(二)通知的分類
1.布置工作的通知即工作通知。
2.召開(kāi)會(huì)議的通知即會(huì)議通知。
3.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件和發(fā)布規(guī)章、管理規(guī)章的通知上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)的文件，可用批轉(zhuǎn)性通知;下級(jí)機(jī)關(guān)照轉(zhuǎn)上級(jí)文件、同級(jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間照轉(zhuǎn)文件，均可用轉(zhuǎn)發(fā)性通知。
4.任免通知用于任免、聘用有關(guān)人員。
5.公布某些專門(mén)事項(xiàng)的通知即事項(xiàng)通知。這類通知主要起知照性作用，設(shè)置機(jī)構(gòu)、啟用印章、更正文件、遷址辦公等等專門(mén)事項(xiàng)，均用這類通知。
(三)通知的基本結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法
各類通知均可按以下結(jié)構(gòu)來(lái)組織全文。
1.標(biāo)題除極簡(jiǎn)單的事情，標(biāo)題可只寫(xiě)“XX通知”(如會(huì)議通知、停電通知)外，一般說(shuō)來(lái)，應(yīng)在“通知”前加上發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和事由。
2.主送機(jī)關(guān)指受文單位名稱和個(gè)人稱謂。該寫(xiě)的受文單位和個(gè)人不要遺漏，以免誤事。
3.正文是通知的主要內(nèi)容。起草時(shí)要交代清楚發(fā)文的原因、意圖和目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見(jiàn)，受文單位應(yīng)如何辦理。
正文的結(jié)構(gòu)大體說(shuō)來(lái)，可以有三種寫(xiě)法：
總分條文式引言之后將通知事項(xiàng)分為幾點(diǎn)，用順序號(hào)分條擬寫(xiě)，這樣寫(xiě)的好處是條理清楚，一目了然。
歸納式按接性質(zhì)將正文分為幾大部分，如原因、要求、具體措施等等，每一部分集中說(shuō)明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照辦理。
篇段合一式有些內(nèi)容簡(jiǎn)單的通知，正文不再分條分部分，通篇就是一段話甚至一句話。
4.落款在正文右下方注明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。
(2)通知事項(xiàng)這是工作通知的主要部分，要寫(xiě)明做什么、怎么做，即寫(xiě)明工作任務(wù)、原則規(guī)定、執(zhí)行要求、具體措施、注意事項(xiàng)等。這部分通常采用條文式，大體有三種方法擬寫(xiě)條文。
一種是條文內(nèi)容較為豐富的，常在每一條開(kāi)頭用一句話概括本條主要精神形成條旨句，然后圍繞條旨句展開(kāi)條文內(nèi)容。這樣寫(xiě)提綱挈領(lǐng)，觀點(diǎn)鮮明，易于把握全文重點(diǎn)，理解通知精神。如上面例文就是這種寫(xiě)法。
一種是在第一條開(kāi)頭用一個(gè)名詞性偏正短語(yǔ)(詞組)提示本條內(nèi)容范圍。有人稱其為條首句，其實(shí)它還沒(méi)有形成句子而是短語(yǔ)(詞組)。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)行第三次全國(guó)工業(yè)普查的通知》中，通知事項(xiàng)5條條文的首句分別是“普查的目的、普查的對(duì)象和主要內(nèi)容、普查的進(jìn)度安排、普查的費(fèi)用、普查的組織與實(shí)施”。這樣寫(xiě)條文清晰，易于把握全文內(nèi)容的范圍。
有的在印制通知時(shí)，常將條旨句、條首句印為黑體字，以使其更醒目。
第三種是有些條文內(nèi)容比較簡(jiǎn)單的，也可不要條旨句、條首句，而是直接陳述條文內(nèi)容。
(3)通知要求即通知的結(jié)語(yǔ)部分。以要求、希望來(lái)結(jié)束全文，是工作通知寫(xiě)法上的一個(gè)特點(diǎn)。也有的通知不寫(xiě)這部分，通知事項(xiàng)言盡文止。
2.會(huì)議通知
這類通知寫(xiě)法比較簡(jiǎn)單、靈活。
一種是通過(guò)文件傳遞渠道發(fā)出的會(huì)議通知，這種通知一般應(yīng)寫(xiě)明召開(kāi)會(huì)議的原因、目的、會(huì)議名稱、主要議題、到會(huì)人員、會(huì)議及報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的材料等。有些通知還應(yīng)寫(xiě)明赴會(huì)的交通路線及交通工具運(yùn)營(yíng)班次或接待安排，以方便遠(yuǎn)方赴會(huì)的人。應(yīng)做到內(nèi)容周密、語(yǔ)言清楚、表述準(zhǔn)確。他也常采用總分條文式或條文式，有的在條首標(biāo)明“會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人員”之類。
一種是供機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部張貼或廣播的周知性會(huì)議通知，這種通知正文開(kāi)頭可不寫(xiě)受文對(duì)象，在通知事項(xiàng)中說(shuō)明出席人員。語(yǔ)言力求簡(jiǎn)短、明白。例如：
會(huì)議通知
經(jīng)局長(zhǎng)辦公會(huì)商定，于5月20日(星期一)下午2至4時(shí)在本局第一會(huì)議室召開(kāi)全局職工大會(huì)，傳達(dá)市政府整頓機(jī)關(guān)作風(fēng)工作會(huì)議精神，布置我局整改工作。請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。
x x市人事局辦公室
二○○二年五月十六日
一種是傳閱式會(huì)議通知，受文對(duì)象不在正文開(kāi)頭，常在正文之后用“此致”引出受文對(duì)象，或在通知后面附表列出出席會(huì)議人員名單，供簽“知”用。這種通知也可事先印成表格式，將有關(guān)內(nèi)容填入就行了。
3.批轉(zhuǎn)、發(fā)布性通知這類通知應(yīng)注意行文的完整性。這類通知是針對(duì)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件或發(fā)布的行政規(guī)章而發(fā)的，通知成了正件，原文件或規(guī)章成了附件。正件、附件一起，組成了完整的通知。
例如：
成都市人民政府批轉(zhuǎn)市計(jì)委、外經(jīng)委關(guān)于鼓勵(lì)外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域意見(jiàn)的通知各區(qū)(市)縣人民政府
市計(jì)委、市外經(jīng)委《關(guān)于鼓勵(lì)外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域的意見(jiàn)》已經(jīng)市政府同意，現(xiàn)批轉(zhuǎn)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
二○○一年三月二十一日(印章)
《關(guān)于鼓勵(lì)外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域的意見(jiàn)》(略)
批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的正文包括兩個(gè)部分：轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和批注意見(jiàn)。轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象要寫(xiě)明文件名稱及原發(fā)文單位;批注意見(jiàn)要寫(xiě)明對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)文件的態(tài)度、意見(jiàn)和執(zhí)行要求。
發(fā)布行政規(guī)章、規(guī)章制度、管理規(guī)章的通知正文寫(xiě)祛比較簡(jiǎn)單，一般寫(xiě)上“現(xiàn)將《xx(規(guī)章或管理規(guī)章名稱)》印發(fā)給你們，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”即可。有的還要寫(xiě)明批準(zhǔn)、通過(guò)的依據(jù)、時(shí)間、形式或生效日期，有的簡(jiǎn)要寫(xiě)明規(guī)章或規(guī)章制度的基術(shù)精神和貫徹執(zhí)行的原則意見(jiàn)。
基層機(jī)關(guān)單位層層轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)文件的通知，在標(biāo)題中往往會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)以上的“關(guān)于”和“通知”，結(jié)構(gòu)顯得累贅�？珊�(jiǎn)化這種標(biāo)題，省略掉中間轉(zhuǎn)發(fā)的層層過(guò)橋，直轉(zhuǎn)最上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文標(biāo)題，而正文中說(shuō)明轉(zhuǎn)發(fā)情況。例如：
××縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)《x x市糧食局轉(zhuǎn)發(fā)<省糧食局轉(zhuǎn)發(fā)[國(guó)內(nèi)貿(mào)易部關(guān)于報(bào)送來(lái)信來(lái)訪工作統(tǒng)計(jì)的通知〕的通知)的通知》的通知
可改寫(xiě)為《xx縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)內(nèi)貿(mào)易部關(guān)于報(bào)送來(lái)信來(lái)訪工作統(tǒng)計(jì)的通知的通知》，就簡(jiǎn)明多了。而在正文中可以寫(xiě)道：“近日，我們收到了省糧食局、市糧食局轉(zhuǎn)發(fā)的《xx通知》”，這樣，有利于上下級(jí)關(guān)系的協(xié)調(diào)。
4.任免通知其正文寫(xiě)法極為規(guī)范、單一，只須簡(jiǎn)明扼要地寫(xiě)明任命或免職的根據(jù)和內(nèi)容。有的還要寫(xiě)明任命、聘用的任期和待遇。制發(fā)任免通知一定要注意依法行文。
5.事項(xiàng)通知這類通知涉及的內(nèi)容和寫(xiě)法都與通告、啟事相似，但用法又有不同。使用時(shí)要注意，這類通知格式簡(jiǎn)單，大都篇段合一，直陳其事，簡(jiǎn)明扼要;少數(shù)內(nèi)容稍多的則采用了多段式或總分條文式等結(jié)構(gòu)形式。
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