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2011人力資源管理師知識(shí)點(diǎn)串講:計(jì)算機(jī)辦公軟件

  ★ 重命名工作表:選定工作表,在工作表的標(biāo)簽上右擊鼠標(biāo),在彈出的菜單中單擊“重命名”。此時(shí),工作表的標(biāo)簽開始反色顯示,輸入自己要改的表名即可實(shí)現(xiàn)改工作表名的操作。

  ★ 刪除工作表:選定工作表標(biāo)簽,單擊“編輯”菜單,選擇“刪除工作表”的命令。在彈出的對(duì)話框中單擊確定按鈕即可刪除工作表。同時(shí),后面的工作表馬上變?yōu)榛顒?dòng)工作表。

  ★ 移動(dòng)和復(fù)制工作表:在工作表標(biāo)簽上單擊選定,然后沿著標(biāo)簽行拖動(dòng)選中的工作表到達(dá)新的位置,松開鼠標(biāo)鍵就可以將工作表移動(dòng)到新位置。要把工作表移動(dòng)到另外一本工作簿中,可單擊標(biāo)簽選定工作表,單擊“編輯”菜單,選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令。在彈出的移動(dòng)或復(fù)制工作表對(duì)話框中先中目標(biāo)工作薄,并選擇移動(dòng)或復(fù)制的位置,單擊“確定”按鈕即可。復(fù)制工作表時(shí),在一本工作簿內(nèi)復(fù)制工作表的方法比較簡(jiǎn)單,只需在工作表標(biāo)簽上單擊選中的工作表標(biāo)簽,然后按下CTRL鍵,并把標(biāo)簽拖動(dòng)到選定的工作表的位置,公開鼠標(biāo)鍵即可將復(fù)制的工作表到新的位置。要把工作表的內(nèi)容復(fù)制到另外一本工作簿中,可單擊選定的工作表標(biāo)簽,再單擊“編輯”菜單,選擇“移動(dòng)或復(fù)制命令”,從彈出的對(duì)話框中選定“建立副本”復(fù)選框,在工作簿列表中選擇“新工作簿”最后單擊“確定”按鈕即可完成復(fù)制工作。

  ★ EXCEL2000數(shù)據(jù)形式:數(shù)字、漢字或英文字母、時(shí)間、日期、公式和貨幣。

  ★ EXCEL2000把數(shù)據(jù)分為三種類型:標(biāo)簽、數(shù)值和公式。標(biāo)簽是指表格中的文字,包括中文、英語等的單詞和句子。數(shù)值是指由阿拉伯?dāng)?shù)字和小數(shù)點(diǎn)組成的真正的數(shù)字。公式以指以“=”號(hào)開頭,由單元格名、運(yùn)算符號(hào)和數(shù)組成的字符串。

  ★ 工作表的選定:?jiǎn)卧袷请娮颖砀裰凶罨镜膯挝�,也是�?shù)據(jù)錄入的起點(diǎn)。如果要錄入數(shù)據(jù),首先要選定單元格,選定單元格的基本方法有:鼠標(biāo)選取單元格、用“編輯”菜單選定單元格、選定整行、選定整列、選定整張工作表、選定相鄰區(qū)域、選定不連續(xù)的區(qū)域。

  ★ 數(shù)據(jù)的追加:在對(duì)工作表的編輯過程中,難免會(huì)有遺漏或需要補(bǔ)充的情況,如果直接在原有的位置上添加數(shù)據(jù),很可能會(huì)因此占據(jù)其他數(shù)據(jù)的位置而不得不重新修改整個(gè)工作表。可采用插入單元格和插入行或列的方式。

  ★ 在EXCEL2000中移動(dòng)的方法有兩種,一是用鼠標(biāo)拖動(dòng),一是利用剪貼板進(jìn)行剪貼和復(fù)制。

  ★ 刪除單元格的數(shù)據(jù):選定要?jiǎng)h除的單元格或區(qū)域,使之反色顯示,單擊“編輯”菜單,選擇“清除”子菜單中的內(nèi)容命令即可。用鍵盤刪除單元格的數(shù)據(jù)時(shí),只需選定要?jiǎng)h除的單元格或區(qū)域,按鍵盤上的“Delete”鍵。

  ★ 恢復(fù)數(shù)據(jù):當(dāng)出現(xiàn)誤刪除數(shù)據(jù)時(shí),可以單擊“編輯”菜單,選擇“恢復(fù)”命令可實(shí)現(xiàn)恢復(fù)�;騿螕舫S霉ぞ邫谏系幕謴�(fù)按鈕即可。

  ★ 刪除行或列:選定要?jiǎng)h除的單元格,單擊“編輯”菜單,選擇“刪除”命令,在彈出的“刪除”對(duì)話框中有四個(gè)選項(xiàng):“右側(cè)單元格左移”“下方單元格上移”整行“整列”,選定一種方式后單擊“確定”即可。

  ★ 行高和列寬的調(diào)整:包括自動(dòng)調(diào)整和手動(dòng)調(diào)整。自動(dòng)調(diào)整選定需要調(diào)節(jié)的單元格,單擊“格式”菜單,選擇行這項(xiàng)中的“最適合的行高”命令�;蛘邌螕簟案袷健辈藛�,選擇“列”選項(xiàng),單擊“最適合的列寬”命令。手動(dòng)調(diào)整將鼠標(biāo)移到該行的行號(hào)或列的列號(hào)上的交界地方,讓其變?yōu)椤笆弊中�,即可拖�?dòng)鼠標(biāo)來改變行或列的大小。

  ★ 求和的方法是:按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng),把行或列數(shù)據(jù)選為范圍。此時(shí),除第一個(gè)單元外,范圍內(nèi)的其他單元格都變?yōu)樯钌缓髥螕舫S霉ぞ邫谏系陌粹o,會(huì)看到結(jié)果單元格中出現(xiàn)“SUM”并且閃爍光標(biāo)在括號(hào)中,表示等待輸入求和范圍。這時(shí)可以從鍵盤輸入范圍的標(biāo)記,也可以直接用鼠標(biāo)操作,按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng),看到拖動(dòng)過程中有一閃爍的虛線方框即是選中的范圍,同時(shí)結(jié)果單元格中的范圍標(biāo)記也隨之改變,選定范圍后,松開鼠標(biāo)按回車或單擊編輯欄的輸入按鈕回,結(jié)果即可顯示出來。如果要求多行名列的數(shù)據(jù)之和,可以先選定一個(gè)空的單元格,然后單擊回車,再用鼠標(biāo)拖出一個(gè)數(shù)據(jù)框,按回車即可在目標(biāo)位置顯示計(jì)算結(jié)果。

  ★ 設(shè)置數(shù)字的格式:在EXCEL2000中的數(shù)字格式主要有常規(guī)格式、貨幣格式、日用格式、百分?jǐn)?shù)格式、文本格式及會(huì)計(jì)專用格式等單元格格式。選定要進(jìn)行單元格格式設(shè)置的區(qū)域后,單擊“格式”菜單,選擇“單元格”命令。在彈出的單元格格式對(duì)話框中,單擊要設(shè)置的數(shù)字格式選項(xiàng);如果需要,可以在小數(shù)位數(shù)框中選擇小數(shù)點(diǎn)位數(shù),也可以在貨幣符號(hào)框中選擇一種貨幣符號(hào);在負(fù)數(shù)框中選擇一種貨幣的負(fù)數(shù)的顯示方式。

  ★ 數(shù)據(jù)排序的方法:選定要排序的數(shù)據(jù)庫(kù)中的單元格,單擊菜單欄上的“數(shù)據(jù)”菜單,選擇“排序”命令。在彈出的“排序”對(duì)話框中單擊“選項(xiàng)”按鈕,彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框,在“方向”選項(xiàng)框單擊按列排序選項(xiàng)后,單擊“確定”按鈕。返回排序?qū)υ捒蚝�,在“主要關(guān)鍵”“字次要關(guān)鍵字”“第三關(guān)鍵字”框中選擇相應(yīng)的選項(xiàng),排序方式選項(xiàng)全部設(shè)為“遞增”,“當(dāng)前數(shù)據(jù)清單”選項(xiàng)框中單擊“有標(biāo)題行”。單擊“確定”按鈕,就可以看到排序的結(jié)果。

  ★ 分類匯總的具體步驟為:把數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行分類匯總的列進(jìn)行排序,選定任一單元格,單擊常用工具欄上的“降序”按鈕。選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令。分別選下分類字段、匯總方式和匯總項(xiàng)。單擊“確定”按鈕,即可獲分類匯總結(jié)果。如果分類結(jié)果錯(cuò)誤或不再需要這個(gè)結(jié)果,可以將它刪除。其具體的步驟為:?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令,在彈出的對(duì)話框中單擊“全部刪除”按鈕。

  ★ 創(chuàng)建圖表的方法為:選擇“插入”菜單中的“圖表”命令。在彈出的圖表向?qū)?duì)話框中,選擇圖表的類型。彈出“圖表源數(shù)據(jù)”對(duì)話框,單擊“數(shù)據(jù)區(qū)域”框右側(cè)的按鈕。選擇創(chuàng)建圖表的單元格區(qū)域,然后單擊“展開對(duì)話框”按鈕,返回“圖表源數(shù)據(jù)”對(duì)話框,單擊“下一步”按鈕。單擊“圖表選項(xiàng)”框,單擊“標(biāo)題”選項(xiàng)卡。分別在“圖表標(biāo)題”“分類(X)軸”和“數(shù)值(Z)軸”框中輸入標(biāo)題名稱。彈出“網(wǎng)格線”選項(xiàng)卡,將“分類(X)軸”和“數(shù)值(Z)軸”中的“主要網(wǎng)線”選項(xiàng)中,這樣有利于方便地查看和閱讀圖表。單擊“圖例”選項(xiàng)卡,可以改變圖例的位置,在“位置”選項(xiàng)框中單擊右部選項(xiàng),然后單擊“下一步”按鈕。彈出“圖表位置”對(duì)話框,單擊“作為新工作表插入”選項(xiàng),在后面的文本框中輸入文本內(nèi)容后,單擊“完成”按鈕。

  ★ 數(shù)據(jù)的添加:選擇“圖表”菜單中的“添加數(shù)據(jù)”命令。單擊創(chuàng)建了圖表的工作表標(biāo)簽,然后單擊“添加數(shù)據(jù)”對(duì)話框中“選定區(qū)域”右側(cè)的按鈕。選定要添加到圖表中的單元格區(qū)域,然后單擊“展開對(duì)話框”按鈕。返回到“添加數(shù)據(jù)”對(duì)話框,“選定區(qū)域”框中顯示出選定的區(qū)域,然后單擊“確定”按鈕。選定數(shù)據(jù)此時(shí)就被添加到圖表中了

  ★ 刪除數(shù)據(jù):?jiǎn)螕粢宄臄?shù)據(jù)系列柱形條,然后選擇“編輯”菜單,選擇“清除”子菜單中的“系列”命令。單擊此命令后,清除的系列將不再在圖中顯示。

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