>>>2016下半年人力資源管理師四級(jí)章節(jié)輔導(dǎo)講義匯總

　　第二單元 員工信息管理

　　一、員工信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建

　　隨著人力資源管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位和作用的不斷提高，人力資源管理的業(yè)務(wù)范圍也突破了原來(lái)簡(jiǎn)單的薪資發(fā)放和人事檔案管理范疇，開(kāi)始更多地關(guān)注組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)、崗位體系設(shè)計(jì)、職業(yè)生涯管理、人力資源規(guī)劃、人力資源流動(dòng)體系設(shè)計(jì)和薪酬管理、績(jī)效考核等戰(zhàn)略規(guī)劃工作。一旦建立一個(gè)如此龐大和復(fù)雜的人力資源系統(tǒng)，人力資源管理者需要以一種一致和連續(xù)的方式來(lái)運(yùn)行和維護(hù)這個(gè)體系。如何準(zhǔn)確地掌握各種人力資源信息資料，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略制定恰當(dāng)?shù)娜肆Y源發(fā)展戰(zhàn)略，成了企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)們必須解決的難題。

　　對(duì)于大中型企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)，由于機(jī)構(gòu)龐大，地域遼闊，人員眾多，情況復(fù)雜，集團(tuán)公司的人力資源管理困難重重。人才如何儲(chǔ)備和選拔，人力資源如何培訓(xùn)和開(kāi)發(fā)，員工業(yè)績(jī)?nèi)绾慰己耍藛T工資福利如何確定等，都是集團(tuán)人力資源部門(mén)必須面對(duì)的問(wèn)題。.因此，建立一個(gè)有效的人力資源管理信息系統(tǒng)，將會(huì)大大減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。

　　一般來(lái)說(shuō)，一套典型的員工信息管理系統(tǒng)，從功能結(jié)構(gòu)上應(yīng)當(dāng)分為三個(gè)層面：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)處理層和決策支持層。.

　　1.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層�；A(chǔ)數(shù)據(jù)層包含的是變動(dòng)很小的靜態(tài)數(shù)據(jù)，主要有兩大類(lèi)，一類(lèi)是員工個(gè)人屬性數(shù)據(jù)，又稱(chēng)為員工信息管理。它是任何人力資源系統(tǒng)必備的功能，包括員工個(gè)人基本信息、員工工作分配的信息、家庭和社會(huì)關(guān)系、合同和檔案信息、員工各種證件和證書(shū)信息等;另一類(lèi)是單位數(shù)據(jù)，如組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)置、工資級(jí)別、管理制度等�；A(chǔ)數(shù)據(jù)在HR系統(tǒng)初始化的時(shí)候要用到，是整個(gè)系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。

　　2.業(yè)務(wù)處理層。業(yè)務(wù)處理層是指對(duì)應(yīng)于人力資源管理具體業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)功能，這些功能將在日常管理工作中不斷產(chǎn)生與積累新數(shù)據(jù)，如薪資數(shù)據(jù)、績(jī)效考核數(shù)據(jù)、培訓(xùn)數(shù)據(jù)、考勤休假數(shù)據(jù)等。這些數(shù)據(jù)將成為企業(yè)掌握人力資源狀況、提高人力資源管理水平以及提供決策支持的主要數(shù)據(jù)來(lái)源。

　　3.決策支持層。決策支持層建立在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)組成的人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)之上，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，就能快速獲得所需信息，如工資狀況、員工考核情況等。這不僅能提高人力資源的管理效率，而且便于單位高層從總體上把握人力資源情況。

　　二、員工信息管理的作用

　　員工信息管理是指記述和保存員工在社會(huì)活動(dòng)中的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等方面信息的管理。

　　員工信息以員工個(gè)人為單元，是個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力等情況的真實(shí)記錄，客觀地反映了一個(gè)員工的真實(shí)情況。當(dāng)單位按照一定的原則與方法，對(duì)員工信息進(jìn)行加工整理，并由各單位的人力資源部門(mén)設(shè)專(zhuān)人統(tǒng)一保管時(shí)，就構(gòu)成了員工信息管理。當(dāng)然，這些信息應(yīng)當(dāng)是單位在了解員工、使用員工的過(guò)程當(dāng)中形成的，并經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)或單位認(rèn)可的。否則，員工信息管理也就失去了它的效用。

　　員工信息管理具有如下的作用：

　　1.員工信息管理是單位全方位考察員工的必要手段，是人力資源管理活動(dòng)中必不可少的工具之一。

　　2.員工信息管理為單位處理員工的有關(guān)問(wèn)題提供了依據(jù)和憑證。

　　3.員工信息管理為單位制定人力資源管理等政策，以及人才學(xué)、心理學(xué)等學(xué)科的研究提供了原始資料。

　　三、員工信息管理的內(nèi)容

　　員工信息包含的內(nèi)容，單位可根據(jù)自身的需求，按不同的類(lèi)別與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行界定。

　　一般來(lái)說(shuō)，員工信息的內(nèi)容主要包括：

　　1.反映員工歷史狀況的信息。主要內(nèi)容有：履歷材料;自傳材料;鑒定材料;政治歷史問(wèn)題的審查、甄別和復(fù)查材料;參加黨團(tuán)組織的材料等。

　　2.反映員工現(xiàn)狀的信息。包括目前的個(gè)人狀況信息，以及與工作相關(guān)的信息，如職務(wù)、職稱(chēng)、教育狀況、工作變動(dòng)、工資變動(dòng)、任免晉升、考核材料等;獎(jiǎng)勵(lì)和模范先進(jìn)事跡材料;處分、取消處分和甄別復(fù)查材料等。

　　3.反映員工個(gè)性與潛能的信息。包括興趣、特長(zhǎng)，愛(ài)好等信息。實(shí)際上，單位可根據(jù)工作的需要或單位人員管理的情況，建立有效、實(shí)用的人員信息資料。值得強(qiáng)調(diào)的是員工信息內(nèi)容項(xiàng)目繁多，但應(yīng)做到規(guī)定的內(nèi)容都收集在員工信息中，并且要統(tǒng)一信息管理的要求和規(guī)格規(guī)范，做到信息管理制度化、科學(xué)化。

　　四、新招聘人員信息的收集

　　對(duì)于單位新招聘的員工而言，所有信息都需要收集，尤其是在招聘過(guò)程和進(jìn)入單位初期的內(nèi)容，一般來(lái)說(shuō)新招聘員工信息包括以下幾個(gè)部分：

　　1.新員工的歷史材料。具體包括新員工在進(jìn)入本單位之前的工作經(jīng)歷與表現(xiàn)。

　　2.新員工的招聘材料。即在招聘此新員工時(shí)所發(fā)生的相關(guān)記錄，包括：

　　(1)求職申請(qǐng)表;

　　(2)新員工求職時(shí)遞交的簡(jiǎn)歷;

　　(3)新員工的筆試、面試材料;

　　(4)在選拔時(shí)對(duì)新員工進(jìn)行的評(píng)價(jià)，錄用的理由;

　　(5)錄用通知以及相關(guān)材料。

　　3.新員工進(jìn)入單位后的材料。即新員工在進(jìn)入單位后所發(fā)生的相關(guān)記錄，包括：

　　(1)試用期的工作表現(xiàn);

　　(2)工作業(yè)績(jī)考核結(jié)果;

　　(3)所在部門(mén)對(duì)其表現(xiàn)的反饋信息。

　　4.新員工個(gè)人資料。具體包括：

　　(1)新員工的個(gè)人簡(jiǎn)介(姓名、性別、個(gè)人特長(zhǎng)、受教育程度、專(zhuān)業(yè)技能等);

　　(2)現(xiàn)任崗位名稱(chēng);

　　(3)薪酬及相關(guān)收入;

　　(4)職業(yè)生涯規(guī)劃。

　　五、員工信息管理

　　員工信息管理的一般步驟和方法：

　　1.員工信息的收集。員工信息資料的收集是由人力資源部門(mén)通過(guò)各種渠道，將有關(guān)人員歷史上形成的和近期形成的人事材料收集而成，尤其是對(duì)新招聘員工信息資料的收集。

　　2.員工信息的整理。員工信息的整理就是按照一定的規(guī)則、方法和程序，對(duì)收集到的單位員工的信息資料進(jìn)行鑒別、歸類(lèi)、排列、登記、技術(shù)處理，使之系統(tǒng)化、規(guī)范化、條理化。既包括對(duì)新招聘員工信息資料的整理，也包括對(duì)原有員工信息資料的整理，主要表現(xiàn)在鑒別、分類(lèi)、編排、登記等環(huán)節(jié)，使其達(dá)到“完整、真實(shí)、精確、實(shí)用”的要求。

　　3.員工信息的保管。主要包括：?jiǎn)T工信息的編號(hào)、存放;員工信息的接收、轉(zhuǎn)移及登記;員工信息的檢查和保密工作等。為了更好地保管員工信息，員工信息必須集中在人力資源部等相關(guān)部門(mén)，任何人不得私自保存本人或他人的信息資料，同時(shí)還要建立相應(yīng)的保管制度，如材料的歸檔制度、檢查與核對(duì)制度、傳遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計(jì)制度等。對(duì)員工信息資料的管理給出嚴(yán)格、科學(xué)合理的界定，避免信息丟失造成不良后果。

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